Moin,
ich arbeite schon sehr lange mit Vorgangsmappen, da diese der Grund für mich waren DMS vor ca. 6 Jahren anzuschaffen, aber dieses Problem habe ich aufgrund meiner kleinen Kanzleigröße so noch nicht gehabt. Sobald ich einen Fall - z. B. einen Jahresabschluss beginne, ziehe ich mir alle Dokumente mit dem entsprechenden VZ in die Vorgangsmappe und verteile diese auf die entsprechenden Ordner. Ganz unten gibt es bei mir auch immer einen Ordner "Sonstiges", wo z. B. Telefonnotizen oder Besprechungsinformationen, die nicht einem speziellen Bilanzposten oder einer speziellen G+V-Position zugeordnet werden können, verlinkt werden, damit diese Infos nicht verlorengehen. Für mich ist es hier sehr wichtig, dass die Dokumente, die in DMS abgelegt werden, immer einem Veranlagungszeitraum zugeordnet werden, damit ich sie für die Vorgangsmappe filtern kann.
Beim Bearbeiten des Falls werden die erstellten Dokumente sofort in DMS abgelegt und in der Vorgangsmappe verlinkt, so dass diese immer aktuell ist.
Wenn Sie jedoch in einer größeren Kanzlei arbeiten, in der mehrere Mitarbeiter an einem Fall arbeiten oder z. B. der Buchhaltungsmitarbeiter relevante Unterlagen für den Jahresabschluss ablegt, würde ich mich nach den Daten richten. Bei der Vorgangsmappe gibt es ja das Datum "geändert am ....". Alle Dokumente, die nach diesem Datum erstellt wurden (s. "Erstelldatum"), können dann in der Vorgangsmappe ja noch nicht verlinkt sein.
Viele Grüße und viel Erfolg,
BF
