Serien-E-Mail mehrfach bei gleicher E-Mailadresse

[#1]

Hallo, ich versende E-Mails über die Funktion Serien E-Mail/Brief über Auswertungen.

Dabei wähle ich die Empfänger mit der manuellen Auswahl über Informationen/Merkmale aus. Jetzt ist manchmal bei verschiedenen Mandaten aufgrund mehrerer Unternehmen etc. die gleiche E-Mailadresse hinterlegt.

Dadurch werden mehrere E-Mails mit gleichen Inhalt jeweils an die gleiche E-Mailadresse gesendet.

Kann man es einstellen, dass pro E-Mailadresse nur eine E-Mail verschickt wird - unabhängig von den jeweiligen Mandanten.

Ich hoffe das Problem verständlich erklärt zu haben.

Bin für Anregungen und weiter Fragen oder Lösungen jedenfalls sehr dankbar.

[#2 · Accepted solution]

Hallo @thenmichael, 

es ist nicht möglich, die doppelt oder mehrfach vorhandenen E-Mail-Adressen zu filtern über die von Ihnen genannte Funktion „Serien E-Mail/Brief über Auswertungen„ zu filtern.

Alternativer Weg:

1. In der Mandantenübersicht im DATEV Arbeitsplatz die Spalten „E-Mail“ und „Information/Merkmale“ einblenden via Rechtsklick | Einstellungen Liste
2. Nach dem Klick auf „erweiterte Suche“ das entsprechende Merkmal auswählen
3. Ziehen der Spalte „E-Mail“ in das Gruppierfeld (Falls nicht vorhanden, Haken bei Gruppierfeld setzen)
4. Alle Mandanten aufklappen per „Rechtsklick | Alle Gruppen aufklappen“ und mit STRG-A markieren.
5. Klick auf „E-Mail-erstellen“ in den kontextbezogenen Links
6. Im Schriftgutassistenten | Tabe Empfänger (unterer Bereich nach „E-Mail“ sortieren und die Haken der doppelten Mandanten entfernen.

Ausblick:
Mit dem nächsten Service-Release im Februar wird der Prozess verbessert. Doppelt oder mehrfach vorhandene E-Mail-Adressen werden vom Programm (E-Mail erstellen) erkannt und mit einer Meldung angezeigt. Die Erstellung der Serien-E-Mail erfolgt für jeweils nur eine der mehrfach vorhandenen E-Mail-Adressen.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#3]

Hallo Herr Seidel,

ihren Weg habe ich einmal getestet. Grundsätzlich geht er. Aber er ist doch etwas umständlich. Vor allem wenn dann die Hacken der doppelten E-Mails entfernt werden müssen. Bei rd. 700 E-Mails nicht besonders prickelnd.

Für die funktionierende Lösung trotzdem vielen Dank.

Der Ausblick in den Februar verspricht ja da die Abhilfe für mein Problem zu sein.

Ich warte da jetzt wirklich gespannt auf das Service-Release.

Schöne Grüße aus Bamberg

Michael Then

[#4]

Hallo Herr Seidel,

jetzt habe ich das Service-Release vom 18.02. eingespielt.

Sofort die Serien-E-Mail getestet.

Und enttäuscht festgestellt, dass weiterhin mehrfach E-Mails an die gleiche Adresse gehen.

Habe ich etwas falsch gemacht oder wann kommt die von Ihnen angekündigte Version.

Schöne Grüße 

Michael Then

[#5]

Hallo @thenmichael, 

auf unseren Test-Systemen funktioniert es.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie die Serien-E-Mails aus dem DATEV Arbeitsplatz (Kontextbezogene Links | E-Mail erstellen) erstellen. 

Eine Kleinigkeit hat sich hier gegenüber meines vorherigen Posts geändert: Es erscheint keine Meldung wegen der doppelter Adresse. Es wird hingegen im Schriftgutassistent bei den Beziehungen nur eine Adresse angehakt und somit nur eine E-Mail erstellt/verschickt.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#6]

Hallo Herr Seidel,

die Serien E-Mail werden aus den Arbeitsplatz/Kontextmenü erstellt. Das nur eine E-Mailadresse bei einen Mandant angehakt und erstellt wird ist schon sehr lange so. Ist nichts neues.

Aber nochmal zum Ursprung. Vielleicht wurde mein Problem falsch interpretiert.

Mein Problem ist, dass bei unterschiedlichen Mandanten/Unternehmen öfters die gleiche E-Mail- Adresse hinterlegt ist. Manche Mandanten haben z.B. 4 verschiedene Unternehmen und verwenden immer die gleiche E-Mailadresse.

Bei der Serien-E-Mail wird jetzt 4 mal die gleiche E-Mail erstellt und gesendet.

Dies soll eben vermieden werden.

Schöne Grüße

Michael Then

[#7]

Hallo Herr Then, 

habe es mehrfach im Testsystem nachgestellt. Hier verhält es sich erwartungskonform.

Ich ging so vor:

1. Mehrere Mandanten in der Mandantenübersicht im DATEV Arbeitsplatz markiert. Darunter zwei Mandanten mit der selben E-Mail-Adresse.

2. Klick auf „E-Mail-erstellen“ in den kontextbezogenen Links.

Im Fenster "E-Mail erstellen" ist in der Tabe Empfänger bei den Beziehungen die doppelte Adresse nur einmal angehakt. Im darunter liegenden Fensterteil ist die Adresse nur ein mal vorhanden (siehe Haken bei An:).

Somit wird die E-Mail nur ein mal versendet.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#8]

Hallo Herr Seidel,

langsam kommen wir dem Problem schon näher.

Die beschriebene Methode funktioniert auch bei mir so. Aber ich erstelle die E-Mails über den Punkt kontextbezogene Links - Serien-E-Mail/-Brief über Auswertungen erstellen.

Danach Empfänger auswählen mit Selektionskriterien Informationen/Merkmale.

Alle unsere Mandanten werden mit Rundschreibenschlüssel gepflegt.

Da habe ich bei verschiedenen Mandanten mit gleicher E-Mail das Problem der doppelten und mehrfachen Versendung.

Schöne Grüße

Michael Then

[#9 · Accepted solution]

Hallo @thenmichael, 

die Prüfung der doppelten E-Mail-Adressen erfolgt ausschließlich über den von mir beschriebenen Weg, über den DATEV Arbeitsplatz.
Der Einbau dieser Prüfung in „Marketing und Vertrieb“ (Aufruf über „Empfänger an Marketing und Vertrieb weitergeben) bzw. „Seriendokumente“ (Aufruf über Serien-E-Mail/-Brief über Auswertungen erstellen) ist aktuell nicht vorgesehen.

Wir empfehlen die Erstellung der Serien-E-Mails über den DATEV Arbeitsplatz. Hier können Sie sich die Spalte „Informationen / Merkmale“ einblenden und danach gruppieren.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#10]

Hallo Herr Seidel,

ich habe den von Ihnen beschriebenen Weg auch bei mir probiert. Er funktioniert.

Der gesamte Ablauf ist eben anders und bedarf noch einer gewiesenen Gewöhnung.

Trotzdem vielen Dank für ihre Lösung.

Schöne Grüße 

Michael Then