E-Mails automatisch in DOK-Org

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Hallo!  Eine Steuerberatungskanzlei trägt den Wunsch an mich heran, daß alle eingehenden Mails anhand einer (von den Mitarbeitern gepflegten) Mailadreßliste mit einer Mandantennummer versehen und automatisch in die Dok-Org überstellt werden, ggfs. mit gestrippten Anhängen.

Ich könnte einen Catchall einrichten und bei Eintreffen einer Mail ein Skript aufrufen.

Hat jemand eine andere, bessere Idee ?

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@Koppelfeld schrieb:

Hat jemand eine andere, bessere Idee ?

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Ich weiß ja nicht, wie viele Mitarbeiter Sie sind und ob Sie auch andere Kommunikationskanäle (MS Teams, Slack, ...) schon eifrig nutzen oder ob E-Mail das einige Medium bei Ihnen ist, so wie bei uns - aber bei 140 Mitarbeitern kommen da schon mal auf die Jahre gut > 2TB Exchange Datenbanken zusammen und ich glaube nicht, dass Sie das der DATEV zumuten wollen 🙈.

Tatsächlich, wenn man mal den DSGVO Gedanken ausblendet, würde ich da auf das revisionssichere Speichern der E-Mails in Exchange online zurückgreifen oder ein InSitu Archiv oder was es nicht alles für tolle Möglichkeiten dort gibt 😬. 

Von mir aus auch MailStore inkl. Webzugriff per Browser / Client und dann kann man ja einstellen, welcher AD User auf welches Postfach zugreifen kann. Man weiß ja in der Regel was man sucht und findet's auch da schnell. 

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@metalposaunist  schrieb:

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@Koppelfeld schrieb:

Hat jemand eine andere, bessere Idee ?

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Ich weiß ja nicht, wie viele Mitarbeiter Sie sind und ob Sie auch andere Kommunikationskanäle (MS Teams, Slack, ...) schon eifrig nutzen oder ob E-Mail das einige Medium bei Ihnen ist, so wie bei uns

Diese ganzen "neuen Medien" sehe ich eher als produktivitätshemmende Gesamtschülerbespaßung.

Es mag sein, daß E-Mail ein veralteter Standard ist genau wie e.164 -- aber dafür ist er STANDARD und kann ohne Lizenzen universell genutzt werden.

Die vielbeschworene "Regenbogenvielfalt" ist eine Degenerationserscheinung (teilweise im Wortsinn zu verstehen), die Kommunikation aufbläht, verwässert und verfälscht.  Sie beschert uns Abhängigkeiten vom "großen Bruder", sie kompromittiert die Sicherheit unserer Systeme, sie überfordert unsere Nutzer.

Wenn ich von unserem AIX-Server aus eine Mail zu einem Kollegen schicke, der an einer MVS-Kiste sitzt, dann ist diese Mail innerhalb einer Sekunde zugestellt.  Und ich maile auch heute noch so wie in den späten 80ern.

Probleme haben sich doch erst ergeben, als ein paar ausgemachte Voll**bleep**en das Medium "vielfältig" machten, mit Umlauten in den Adressen (vielleicht der größte Schildbürgerstreich in der Kommunikationstechnik), HTML im Mailbody und Mailclients mit "Vorschau", die dann z.B. über manipulierte Fonts stolpern, geliefert durch das "Google-API".

Mit der Malware kamen dann die modernen Ablaßhändler mit ihrem "Virenscanner"-Schlangenöl und sorgten dafür, daß Mails verfälscht oder gar unterschlagen werden.

Genau wie Microsoft die Kommunikationsmethode "Mail" an den Rand der Unbenutzbarkeit gebracht hat, so wird "Teams" die synchrone Kommunikation kaputtmachen.

Nach immer wieder dem gleichen Rezept:   "Aufbohren" gängiger Standards.

Also:  NEIN, außer Mail speichert die von mir beratene Kanzlei nichts.

Die Eingangsmails halten wir klein, alles über 300 KB lehnen wir schon beim SMTP-Dialog ab.  DAS ist "Web 2.0", der Anwender soll gefälligst selbst dafür sorgen, daß die Mails schlank sind.

Unser Problem:  Ein Mitarbeiter geht in Urlaub, eine Mandantenmail kommt an, der Urlaubsvertreter bekommt diese nicht mit.

Daher der Wunsch:  Automatisiert Mandantennummer ermitteln und "irgendwie" in die Dok-Org.