DokAblage V.9.12 Dokument oder Beleg - erlaubte Verknüpfungen

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In der DokAblage wird nun unterschieden zwischen Dokument und Beleg. Die Unterscheidung hat Folgen für den weiteren Umgang mit abgelegten/abzulegenden Unterlagen, die mich z. T.sehr nerven.

Zu einem Beleg kann kein Postausgang erfasst werden. Wenn der Mandant einen Beleg gefaxt haben möchte, dann kann dieser Beleg nicht mit Postausgang verknüpt werden. Erst muss der Beleg in den Eigenschaften als Dokument eingestellt werden, dann Postausgang erfassen und anschließend wieder als Beleg einstellen.

Mit der Rechnungsschreibung erstellte Rechnungen werden in die DokAblage als Dokument übergeben. Dies hat zur Folge, dass nach der Verbuchung der Ausgangsrechnung in der Kanzleibuchhaltung das Dokument nicht als "gebucht" gekennzeichnet wird, so wie es vorher gewesen ist. Wenn ich das "Gebucht"-Merkmal haben möchte, dann muss ich jede erstellte Ausgangsrechnung manuell auf "Beleg" umstellen. Ich bitte darum, dass die Rechnungsübergabe an die DokAblage automatisch mit "Beleg" verknüpft wird. Oder kann ich das selbst irgendwo einstellen? Ich habe nichts gefunden.

Und noch etwas nervt: In die DokAblage per Drap&Drop gezogene Dateien werden in den Eigenschaften/Verküpfungen bei Posterfassung mit "Posteingang" vorbelegt. Da ich aber niemals "Posteingänge" erfassen kann (EO Compact), hätte ich gerne eine Vorbelegung auf "Postausgang".

Vielleicht gibt es bereits oder auch alsbald von DATEV Beschreibungen zu den Unterschieden bzw. Vorbelegungen/Einstellungen für Dokument und Belege.

Danke schön vorab für Hinweise/Hilfen!

Karin Richter

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Hallo Frau Richter,

der Postausgangssatz wird generell für "fristbehaftete" Dokumente verwendet. Die Verwendung für Belege wurde deshalb bisher nicht vorgesehen.

Rechnungen, die durch die Rechnungsschreibung in die Dokumentenablage abgegeben werden, sind Dokumente, da sie die Kanzlei betreffen. Diese Rechnungen müssen nicht verbucht werden, Sie können aus der Rechnungsschreibung die Buchungsssätze mittels Sollstellung an die Fibu abgeben. Die Buchungssätze enthalten zusätzlich den Beleglink auf das Dokument in der Dokumentenablage. Als Beleg bezeichnen wir die Belege, die Ihnen vom Mandanten für deren Buchhaltung zugesandt werden.

Vom Mandanten eingehende Belege sind in der Regel Posteingänge. Der Posteingang ist standardmäßig bei der Ablage in die Dokumentenablage eingestellt. Eine Vorbelegung auf Postausgang nicht möglich.

Aus welchem Grund möchten Sie einen eingegangenen Beleg als Postausgang erfassen?

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Hallo Herr Seidel,

vielen Dank für Ihre Reaktion.

Man merkt, dass Sie von einer ganz anderen Kanzleiorganisation ausgehen als ich.

1. Im Postausgang werden bei mir alle Unterlagen/Schriftsätze erfasst, die meine Kanzlei verlassen. Ich vermeide hier bewusst den Begriff "Dokument", weil ich Ihre Begrifflichkeiten "Dokument" bzw. "Beleg" nicht nachvollziehen kann.

2. Auch Belege können deshalb im Postausgang zu erfassen sein, weil beispielsweise ein Beleg beim Mandaten unauffindbar ist und er mich bittet, ihm den Beleg wieder zu zu senden.

3. Meine Kanzlei produziert aber auch selbst Belege, z. B. solche über Eigenverbräuche des Mandanten für selbstverbrauchten Solarstrom oder KFZ-Privatnutzung. Die von mir produzierten Belege werden dann in der Mandanten-FiBu verbucht und anschließend dem Mandanten zur Aufbewahrung übermittelt.

4. Ich möchte keinen eingegangen Beleg als Postausgang erfassen, Ich möchte lediglich, dass beim Ablegen im Arbeitsplatz die per Drag&Drop reingezogenen Unterlagen unter der Verknüpfung "Posterfassung" mit der Auswahl "Postausgang" vorbelegt werden. Hierbei handelt es sich nämlich überwiegend um versendete E-Mails oder im WINDOWS-Explorer produzierte PDF-Dokumente, die also meine Kanzlei verlassen.

5. Eine Vorbelegung der Posterfassung mit "Posteingang" macht in einer Kanzlei so gar keinen Sinn, wenn die Möglichkeit zur Erfassung von Posteingängen überhaupt nicht besteht, weil es in EO-Compact an einer Lizenz dafür fehlt.

6. Dass meine eigenen Ausgangsrechnungen nun nicht mehr den Status "gebucht" erhalten ist dagegen das kleinste Übel. Daran werde ich mich vielleicht noch gewöhnen können. Noch stört es mich aber, dass die "alten" Rechnungen alle mit "gebucht" markiert sind, die neueren aber nicht. Es macht mich einfach unsicher.

Mit freundlichen Grüßen

Karin Richter

Ergänzung:

Ich erstelle meine Briefe über Vorlagen mit der Schriftguterstellung. Beim Erfassen der Daten zum Brief gibt es dort jedoch nicht das neu eingeführte Datumsfeld. Da ich dieses Feld gut finde und im DATEV Arbeitsplatz diese Spalte ganz vorne platziert habe, entstand der Wunsch,es auch in der Schriftguterstellung erfassen zu können. Gibt es für diese Erfassungsmöglichkeit eine Einstellung? Wenn nicht, dann wünsche ich mir das, damit ich das Dokumentdatum nicht nach dem Ablegen manuell über die Eigenschaften erfassen muss.