Digitalisierung Jahresabschluss Akten DMS

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Bzgl. der Digitalisierung von Jahresabschlussakten haben wir ein paar Fragen.

Wie lösen andere Kanzleien das Thema? Werden die Akten nach Fertigstellung des Abschlusses in Einem Zug gescannt, oder wird die Digitale Akte im Laufe des Bearbeitungsprozesses gefüllt?

Wer kümmert sich um das Erfassen der digitalen Akte (Sekretariat / Abschluss-Bearbeiter)?

Wir wollen uns einen schnellen Dokumentenscanner zu diesem Zweck anschaffen.

Vom Vertreiber des Scanners wird die Installation einer speziellen Software angeboten. Diese unterstützt z. B. Funktionen wie z.B.: - Entfernungen von Leerseiten; - automatische Dokumententrennung (z.B. nach QR-Code-Stempel), - Geradstellung von schiefen Dokumenten (z.B. Kassenzettel). Ist diese Software unter  DATEV notwendig, da die Funktionen u.U. auch von DATEV DMS angeboten werden?

Herzlichen Dank für einen Austausch

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Guten Morgen @info24 ,

wir waren dabei, eine entsprechende Digitalisierung einzuführen und die Papierakten weitestgehend abzuschaffen, aber dann kam leider Corona und es ist schwierig, das Ganze für alle Mitarbeiter an mehreren Standorten umzusetzen ohne vor Ort zu sein.

Generell ist es bei uns so, dass das Scannen und Ablegen in DMS von den jeweiligen Sachbearbeitern erledigt werden soll. Ich persönlich bin ein Freund einer gemischten Strategie: Belege, die zu bestimmten Buchungssätzen gehören, würde ich immer über DUO an die Buchung heften; so lässt sich das einfacher finden und die reinen Arbeitspapiere und Verträge etc. kommen in die DMS.

Die Funktionen, die Sie ansprechen sind nicht schlecht, aber meiner Meinung nach eher für DUO geeignet, da es hier auf eine bessere Lesbarkeit ankommt. Für die DMS reicht es meiner Meinung nach aus, dass alles so abgelegt ist, dass eine gewisse Reihenfolge da ist und alles lesbar ist; da würde mich ein etwas schieferer Beleg nicht stören.

Eine automatische Dokumententrennung, Entfernung von Leerseiten oder auch das Geradestellen von Belegen ist DMS-seitig meines Wissens nach nicht vorhanden und kann nur über den Scanner bzw. die dazugehörige Software realisiert werden.

MfG,

Dirk Schmakies