Automatische Dokumentenablage DatevDMS

[#1]

Hallo zusammen,

wir sind DatevDMS-User und möchten gerne einen neuen Workflow umsetzten, der möglichst ohne manuelle Eingriffe auskommen soll. In diesem Workflow sollen Dokumente der gleichen Dokumentenart immer an der selben stelle im DMS abgelegt werden.

Der Ablauf soll letztlich immer der gleiche sein und wie folgt aussehen:
1. Dokument wird von einem Mitarbeiter am A3-MFP auf eine Dateifreigabe gescannt.
2. Ein wie immer gearteter Prozess schaut mehrfach täglich in diesen Ordner.
3. Geht ein Dokument (PDF oder TIFF) in dem Ordner ein, so wird dieses mit den immer gleichen Schlüsseln auf unseren DATEV-Server (On-Premise) unter Verwendung des aktuelles Tagesdatums hochgeladen und eingecheckt.

Ist dieses Szenario möglich? Bisher habe ich nichts gefunden und unser IT-Systemhaus hüllt sich an dieser Stelle leider in schweigen.

Ich danke Euch für eure Hilfe.

Viele Grüße

Simon

[#2]

Hallo @Zyman999,

seit DATEV DMS 11.21 steht die Funktion "Dokumentenimport" zur Verfügung.
Hiermit können Dokumente automatisiert nach DATEV DMS importiert werden. Die Fremdsoftware (wie z.B. Scansoftware) stellt Dokumente und zusätzlich die Dokument-Eigenschaften im XML-Format zur Verfügung und die Dokumente werden auf Knopfdruck oder automatisch per Windows Aufgabe in DATEV DMS abgelegt.
Weitere Informationen erhalten Sie im DATEV Hilfe-Center: Dokumente mit DATEV DMS Dokumentenimport importieren
Am besten setzen Sie sich nochmal mit diesen Informationen mit Ihrem IT_Systemhaus in Verbindung und lassen prüfen, ob aus den gescannten Dokumenten auch die XML-Datei erzeugt werden kann, damit eben der Dokumentenimport weiß, wohin er die Dokumente in DATEV DMS ablegen kann.

Darüber hinaus steht ab voraussichtlich DATEV-Programme 15.0 (August 2021) eine externe Schnittstelle für die DATEV Dokumentenmanagementprogramme (DATEV DMS/Dokumentenablage) zur Verfügung. Die Schnittstelle ermöglicht eine Anbindung anderer Softwarelösungen in unterschiedlichen Ausprägungen. Siehe Ausblick: Schnittstelle für DATEV Dokumentenmanagement

So wie Sie uns den Prozessablauf aber geschildert haben, reicht vermutlich die kostenlose Funktion Dokumentenimport aus.

Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepanska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#3]

Hallo Frau Szczepanska,

die Funktion die Sie beschreiben passt gut zu unserem Szenario. Zunächst vielen Dank für den Hinweis.

Ich habe mir aus der Info-Datenbank auch die zugehörigen Dokumente gezogen. In der Dok.-Nr. 1018449 wird auf die Datei Datev.Dms.FileImporter.Settings.config im Pfad %Datevpp%\konfig\k0003025 verwiesen um den Prozess zu konfigurieren.

Der Pfad war recht einfach zu finden. Leider ist diese Datei jedoch nicht im fraglichen Pfad zu finden. Ich packe Ihnen mal in der Anlage einen Screenshot des Inhaltes des Verzeichnisses.

Können Sie mir da nochmals weiterhelfen? Muss die Datei ggf. manuell erzeugt werden? Gibt es dazu auch eine vollständige Syntaxbeschreibung? Oder können Sie mit eine passende Musterkonfiguration zukommen lassen?

Viele Grüße vom Niederrhein

Simon Zorko

[#4]

Hallo,

sicher, dass Sie im richtigen Verzeichnis sind? Die Dateien aus Ihrem Screenshot sind bei mir im Programmverzeichnis C:\Program Files (x86)\DATEV\PROGRAMM\K0003025. Die gesuchte Datei ist in dem von Ihnen angegebenen Verzeichnis C:\Program Files (x86)\DATEV\Konfig\K0003025

[#5]

Hallo zurück,

oh man... wie sagt man so schön... kaum macht mans richtig klappts auch mit dem Nachbarn. Ich war natürlich im falschen Pfad.

Der Rest sollte nun kein Problem mehr sein. Vielen Dank.

Viele Grüße

Simon

[#6]

Hallo,

ich habe nun gerade versucht den ersten Import zu machen. Ich habe also manuell eine DIMP-Datei angelegt, ein PDF Dokument erzeugt und den Importer gestartet. Dann gibt es einen Fehler und nichts passiert:

D:\DATEV\PROGRAMM\K0003025>Datev.Dms.FileImporter.exe
[07.05.2021 14:41:49.332] *********************************
[07.05.2021 14:41:49.367] start import workflow
[07.05.2021 14:41:49.375] start check prerequisites
[07.05.2021 14:42:00.659] error not supported environment: MittelstandsUmgebung
[07.05.2021 14:42:00.660] end check prerequisites
[07.05.2021 14:42:00.663] end import workflow
[07.05.2021 14:42:00.664] *********************************

Die Doku Doku hilft leider nicht wirklich weiter. Die DIMP-Datei und Configuration als PDF ist im Anhang. 

Wer kann hier nochmal helfen.

Viele Grüße

Simon

[#7]

Hallo @Zyman999,

bitte melden Sie sich bei uns im Programmservice, damit wir uns die Thematik, insbesondere die Zusammenhänge Ihrer Verträge, gemeinsam ansehen können.

Vielen Dank.

Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepanska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement