Ablagestruktur Bereich ändern -> alte DMS Dokumente aktualisieren

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Schönen guten Morgen, 

folgendes Problem:

Unser DMS ist überfüllt mit Lohn-Unterlagen, da nun viele alte Dokumente nachträglich digitalisiert werden. 

Gewünscht wird ein separater Bereich "Lohn" um zwischen den Bereichen zu switchen und die Datenflut "auszublenden". In der Knigge-Orga ist die Änderung ja schnell vorgenommen.

Nun zur Frage, kann man die bereits abgelegten Dokumente aktualisieren, dass diese in den neuen Bereich (gemäß angepassten Knigge) nachträglich umgeändert werden? 

Kategorie angepasst von @Kristina_Nering 

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Sind sie sicher, dass Sie DMS classic haben oder reden wir von DATEV DMS?

In DATEV DMS ist die Verschiebung in Masse für Dokumente auch in einem anderen Bereich oder Ordner oder oder... möglich. 

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Bei DMS, ob classic oder nicht, ist das Stichwort "Massenidexierung". Zumindest bei classic ist Masse nicht gleich schnell und schon gar nicht massentauglich. Häppchenweise, so um max. 500 Dokumente lassen sich gut handhaben.

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Wir nutzen DATEV DMS. 

Ich möchte die 12k Dokumente ungern manuell in einen anderen Bereich/Register/Ordner verschieben. 

Testweise habe ich den Knigge Literaturrecherche dem Bereich Mandanten zugeordnet.

In DMS wird dennoch der damals angewählte Bereich Kanzlei angezeigt.

Knigge mit neuem Bereich:

altes Dokument, leider alter Bereich:

Gibt es nicht vielleicht eine Funktion "aktualisiere alle Knigge-Infos"? 

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Das funktioniert so nicht. Sie vermischen zwei einzelne Themen.

Es gibt Filter in DMS. Alle Dokumente, dann gehen sie in die Ordner und wählen alle aus und ändern mit der Eigenschaft dann die Ablage. Das ist ein wenig Arbeit, wenn man plötzlich eine grundlegende Struktur bearbeitet. 

Alternative ist die Löschung der alten Ordner über die Ablagestruktur in der DMS Organisation: 

Dort dann den Ordner/das Register anklicken und löschen. Dann Fragt das System wo die Dokumente die dort liegen verschoben werden sollen. 

Und bevor sie den ganzen Aufwand machen, haben sie vielleicht vorab überlegt, ob eine Archivierung dieser/aller Dokumente ab einem bestimmten Zeitraum zielführender gewesen wäre. 

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Wir haben angefangen bei jedem Mandanten neue und alte Dokumente in Vorgangsmappen zu unterteilen z.B. Arbeitnehmerunterlagen, Krankenmeldungen und Lohninfos. Alles was neu reinkommt, wird in der entsprechenden VGM abgelegt. 

So haben wir alles in einer Mappe drin, ist ordentlicher, übersichtlicher und müssen nicht suchen.

Selbst Betriebsprüfungen machen wir alles in eine VGM.

Vielleicht hilft dir das ja weiter.

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@harm 

Nur mal zum Verständnis:

Es handelt sich um ein Revisionssicheres Dokumenten Management System, das DATEV leider nur mehr eine etwas bessere Dokumentenablage geliefert hat sei dahingestellt.

Der "Ablageknigge" ist nichts anderes als eine Ablagehilfe, mehr nicht.

Wenn jetzt grundlegende Änderungen an der Ablagestruktur vorgenommen werden bleibt zunächst das bisherige erhalten, wäre ja blöd wenn dann Dokumente nicht mehr erreichbar sind.

Zum Verschieben gibt es die Funktion "Massenindexierung", dafür sind im HC auch entsprechende Dokumente hinterlegt.

Und ja, es muss über die Massenindexierung laufen da technisch wesentlich mehr dahinter steht als nur den Eintrag im "Knigge" zu ändern.

Wenn ohne den entsprechenden Hintergrund einfach mal "gemacht" wird kann das gewaltige Auswirkungen auf den Betrieb der Kanzlei haben.