Wie wird meine Steuern eingesetzt?

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Hallöchen zusammen,

wer scannt bei euch eigentlich die Belege für meine Steuern ein? 

Bei uns war ursprünglich das Gespräch, dass wir in den meisten Fällen erstmal selbst einscannen und den Mandanten anhand der Vorjahre bzw. des Vorjahres die Anwendung "vorstellen". 

Nach Ablauf von ca. 2 Jahren (selbst bin ich leider ein paar Monate ausgefallen) stelle ich fest, dass in den meisten Fällen weiterhin die Belege am Stück in einer PDF im DMS abgelegt wurden. Die Anweisung dazu kam auch nicht von mir kleinem Wicht sondern vom Chef.

Selber mache ich nicht überwiegend Einkommensteuererklärungen. Aber bei denen die ich erstellt habe, habe ich mir irgendwie keinen bei abgebrochen die relevanten Unterlagen in Meine Steuern hochzuladen.

Würde mich sehr über Erfahrungen und Feedback freuen.

Lieben Dank vorab!

Yvonne 

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@Yvonne_R schrieb:

Die Anweisung dazu kam auch nicht von mir kleinem Wicht sondern vom Chef.

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Welche Anweisung? Die Belege nach wie vor in DMS statt meineSteuern zu speichern?

Wenn ja, habe ich tatsächlich auch nicht wirklich eine Idee, wie man damit umgehen soll. Da kommt es stark auf die Kanzlei, den Chef, die Mitarbeiter an. Wenn man den Chef auf den Umstand hinweisen darf: do it. Dann darf der Chef seine "kleinen Wichte" ebenfalls drauf hinweisen (und selbst als Vorbild die Änderung leben) und im besten Falle gibt es jemanden, der neue Prozesse auf dem Schirm hat und diese auch auf Einhaltung prüft und auf alle Menschen zugeht, die diesen umgehen oder nicht anwenden. Also das, was Du jetzt nach 2J gemacht hast, bräuchte es laufend bei allen neuen Prozessen, Systemen, Anwendungen und Technologie. 

Wenn der Chef aber DMS nach wie vor als die Ablage für ESt-Fälle empfiehlt und auch so nutzt und die "Anweisung" für richtig erachtet, bin ich selbst ratlos. Erklärt aber auch die aktuelle Lage der Genossenschaft bzw. auch in Teilen ganz Deutschland.

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@Yvonne_R schrieb:

wer scannt bei euch eigentlich die Belege für meine Steuern ein?

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Kommt immer auf den Mandanten an. Ist es zu schwer, übernimmt in der Regel die Kanzlei, wenn es eine ScanStation oder ScannerBox mit direkter Schnittstelle zu meineSteuern gibt. Andernfalls sollte der Mandant die Belege einscannen. Alles, was schon digital kommt, kann man einfach so hochladen und auch da sollte man drauf achten und prüfen: Kann man das betreffende Dokument nicht auch digital erhalten? Dann muss man's nur umstellen bzw. beantragen / den Mandanten drauf hinweisen: Das kannst Du auch digital erhalten. Da würde ich nicht nur mit dem arbeiten, was einem zur Verfügung gestellt wird. 

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Danke für die Antwort!

@metalposaunist @Welche Anweisung? Die Belege nach wie vor in DMS statt meineSteuern zu speichern

Nein, die Anweisung war Meine Steuern ausschließlich zu nutzen. 

@metalposaunist @Also das, was Du jetzt nach 2J gemacht hast, bräuchte es laufend bei allen neuen Prozessen, Systemen, Anwendungen und Technologie.

Da hast du natürlich vollkommen Recht! Leider scheint mir das nicht möglich, wenn man mir das notwendige Zeitkontigent dafür nicht einräumt. Aufgrund Personalmangel und hoher Fluktuation brennt es stets an allen Ecken und Enden. (Ja, ich heule grad saumäßig rum.) Zudem ist es für mich unbegreiflich wie man sich so bockig zu Themen wie beispielsweise Meine Steuern anstellen kann. Selber bin ich bei solchen Neuerungen immer direkt Feuer und Flamme. Auch wenn diese noch ihre Macken haben.

Wir haben tatsächlich die Scanfabrik allerdings steht die am Haupstandort an dem ich mich in der Regel nicht befinde und nach meiner Rückkehr musste ich auch feststellen, dass diese monatelang nicht genutzt wurde. Aber was solls, das Ding hat ja fast nichts gekostet, also wozu dann auch nutzen. 😒

Hoch leben die Steintafeln!

Heulen Ende! 🤐 😁

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@Yvonne_R schrieb:

Leider scheint mir das nicht möglich, wenn man mir das notwendige Zeitkontigent dafür nicht einräumt.

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Vielleicht ergibt sich da in Zukunft etwas 😏, wenn das auch jemand Externes übernehmen könnte. So nach einer Art externer Projektleiter, der auch eine andere Sicht auf die Dinge hat und ein starker Partner an der Seite sein kann, weil er von der Fluktuation nicht so sehr betroffen ist 🙈.

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@Yvonne_R schrieb:

Aber was solls, das Ding hat ja fast nichts gekostet, also wozu dann auch nutzen. 😒

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Kann ich auf andere Art & Weise bestätigen; da ging's nur um neue Software. Das Kernproblem ist aber das Gleiche: Nur das Neue vor die Füße zu werfen reicht nicht. Selbst muss man es vorleben, digital für alle festhalten zum Nachlesen, wie das Neue geht und vor allem: den Mehrwert des Neuen herausstellen. Wenn ich etwas anders machen muss als ich's gewohnt bin aber selbst durch 0️⃣ Vorteile (schneller, höher, weiter, effektiver, ...) spüre, wendet man auch keine Energie auf, die Dinge anders zu machen. 

Aber da mangelt es in vielen Fällen auch am fehlenden IT-Detailwissen oder Workarounds oder "Trick 17" Verfahren, damit es nicht nur nervige IT ist, weil Papier früher besser war, sondern am Ende begeistert und jeder sagt: so geht das alles spürbar besser! Nicht anders - wirklich besser 🔝. Nur digital reicht heute auch nicht mehr aus. Oftmals sind es die kleinen Details, die den Prozess einfacher machen oder einem etliche Klicks sparen. Die Details machen den Unterschied zwischen der reinen Digitalisierung und echter Begeisterung 😍. 

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Der aus meiner Sicht gute Prozess ist:

Sachbearbeiter sortiert vor in einen Ordner nach der gewünschten Aufteilung für Meine Steuern. Aufteilung nach Einkunftsarten und V+V nach Vermietungsobjekten. Natürlich als Einzeldokumente. 

Das Sekretariat scannt dann die Belege und lädt die Belege entsprechend in Meine Steuern hoch. 

Das entlastet dann den Sachbearbeiter. 

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@merchantofdoubt schrieb:

Das entlastet dann den Sachbearbeiter. 

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Nur, wenn alle wissen, was sie tun und es zu 99,5% auch immer passt. Wird quer & quer gescannt und hochgeladen, hat der Sachbearbeiter hinterher mehr Arbeit, als wenn er es gleich selber gemacht hätte.

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Das ist ein iterativer Prozess und funktioniert auch, wenn man nachschärft. Das muss nach gewissen Anfangsschwierigkeiten laufen. Insbesondere, da der Sachbearbeiter durch eine entsprechende Struktur im Papierordern vorgibt wie zu scannen ist. Die scannende Person muss also fachlich keine Ahnung haben und folgt einfach Anweisungen. 

Das Sachbearbeiter selbst scannen ist betriebswirtschaftlich gesehen keine Option. 

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@merchantofdoubt schrieb:

Die scannende Person muss also fachlich keine Ahnung haben und folgt einfach Anweisungen. 

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Bin ich mir nicht sicher 🤔. Den Fall haben wir hier teilweise auch ("Du musst nur scannen") und es wird nicht wenig digitaler Datenmüll 🚮 erzeugt.   

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Vielleicht macht ihr das halt einfach systemisch falsch bzw. setzt die falschen Leute ein. Die Lösung kann nicht lauten, Fachmitarbeiter einzusetzen, um digitalisieren zu können.