Belegtypen ergänzend zu Ordnern (Kategorien)

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Als Steuerberater fände ich zusätzlich zu den Ordnern/Kategorien noch so etwas wie (zentrale und individuell erstellbare) "Belegtypen" sinnvoll (analog zu DUO) und natürlich die Möglichkeit, danach zu filtern / zu sortieren. Insb. um die Belege weiter differenzieren und in entsprechender Reihenfolge bearbeiten oder ggf. anhand des Belegtyps auch schnell heften zu können.

Mögliche Belegtypen wären z.B. bei Anlage N: Arbeitsmittel, Arbeitszimmer, Reisekosten, Fortbildungskosten uvm.

Aktuell lösen wir das, indem wir dem Dateinamen eine entsprechende Bezeichnung voranstellen. Ohne eine entsprechende Vorsortierung muss man evtl. nach jedem Beleg quer durch Formulare, Detailerfassungen und vllt. sogar individuelle Anlagen springen, was unnötig Zeit kostet. Schneller ist es natürlich, alle Belege eines Typs nacheinander an der richtigen Formularstellen abzuarbeiten und dann zur nächsten Formularstelle zu springen und hier wieder alle Belege des entsprechenden Typs nacheinander abzuarbeiten.

Es kommen auch regelmäßig zahlreiche Kleinbetragsrechnungen zusammen (Bürobedarf oder Instandhaltung bei Anlage V), die man natürlich in einer Summe erfasst und dafür heften sollte. Eine entsprechende Vorsortierung durch Typen erleichtert auch hier, die zusammengehörigen Belege schneller zu identifizieren.
Die aktuelle Lösung mit den Ordnern/Kategorien ist für o.g. Differenzierung m.E. nur bedingt geeignet. Zum einen würde durch noch mehr Unterordner das System schnell unübersichtlich, zum anderen sind zahlreiche Belegtypen bei verschiedenen Kategorien sinnvoll. Instandhaltung z.B. gibt es i.d.R. bei allen VuV-Objekten. Bei 5 VuV-Ordnern aber jeweils 10 (identische) Unterordner anlegen ist vermeidbare Redundanz und v.a. unnötige Arbeit.