Hallo, ich habe die gute alte, einfache DokVerw im Einsatz und werde diese auch nutzen, so lange DATEV keine Zwangsumstellung anordnet, da die DMS für mich persönlich zu "aufgeblasen" ist *imho*. Vielleicht lässt sich aus meiner Schilderung dennoch etwas Brauchbares entnehmen.
Aktuell bei uns:
Ab VZ 2019 wurden so ab Mitte 2020 ALLE ESt-Bescheide ausschließlich auf elektronische Bekanntgabe geschlüsselt.
Die elektronische Bekanntgabe funktioniert derzeit nur bei ESt.
Die übrigen Steuern werden somit allesamt in Papier Bescheid gegeben.
Empfangsvollmacht haben wir durchgängig für alle Steuern und bei allen Mandanten.
ESt-Bescheid geht elektronisch ein und die Standard-E-Mail-Vorlage für Bescheid-Weiterleitung wird vorbereitet. Bescheid wird heruntergeladen und unverändert als erste Anlage hinzugefügt.
Am nächsten, übernächsten Tag gehen die Bescheiddaten in Post, Fristen und Termin ein, sowie die übrigen Papierbescheide der anderen Steuerarten.
Der ESt-Bescheid wird geprüft, erhält den Kanzleistempel und Prüfungsvermerk (ins pdf), wird "verschmolzen" und in die DokVerw abgelegt UND in die vorbereitete E-Mail eingefügt.
Dort befindet sich nun der Original-Bescheid (download) und der Prüfvermerk-Bescheid.
Die übrigen Papierbescheide werden vollständig eingescannt und ohne Vermerk (original) an die E-Mail angehängt. Die generierten Pdf-Bescheide werden nun, wie bei der ESt mit Kanzleistempel und Prüfungsvermerk versehen, verschmolzen und ebenso an die E-Mail angehängt sowie in die DokVerw abgelegt.
Die E-Mail an den Mandanten enthält nun alle Bescheide in ihrer ursprünglichen Form und nochmals alle Bescheide mit Prüfvermerk.
In der E-Mail werden nun Hinweise zu Abweichungen aufgenommen und ob ein Einspruch sinnvoll ist oder nicht und Ähnlichem.
Die E-Mail wird versendet, die beigefügten Bescheide allesamt mit IS-Fox-encrypt mit dem persönlichen Passwort des Mandanten verschlüsselt.
Oftmals sollen die Bescheide bei KK oder anderen Ämtern vorgelegt werden, wo ein Prüfungsvermerk nicht unbedingt hilfreich ist, weshalb ich den o.g. Weg gewählt habe.
Mit dem im Versatz zugestellten Gewerbesteuerbescheid der Stadt wird später ebenso verfahren.
Bis Ende März hatte ich die (unveränderten) Papierbescheide per Post an den Mandanten gesandt; ab sofort füttern wir damit unseren Aktenvernichter.
Wir hatten das Thema letzte Woche erörtert und sind zu dem Schluss gekommen, dass die letzten Jahre nicht einmal ein Bescheid im Original angefordert wurde, weshalb ich mich zu diesem Schritt entschloss.
Ab 2020 werden alle Mandanten auf "Meine Steuern" aktiviert und die Bescheide während des o.g. Arbeitsflusses gleichwohl ins Portal hochgeladen.
Wir nutzen "Meine Steuern" künftig auch zur Ablage von Belegen, wenn der Mandant selbst Meine Steuern (noch) nicht nutzt, können ihn aber m.E. durch die erstellte "Vorjahresablage" zur Nutzung motivieren.
Mir war es letztlich wichtig, eine getrennte Übersendung via E-Mail und Post zu vermeiden.
Bisher dieser Stand.
Geplant ist, die Bescheide nur noch ins Portal hochzuladen, aber dennoch weiterhin in der DokVerw wie beschrieben abzulegen (Suchfunktion, Verschlagwortung) und für die Mandanten eine geänderte E-Mail-Vorlage zu erstellen, welche wissenswerte Infos enthält und auf die Ablage in "Meine Steuern" verweist; ein Anfügen der Bescheide an die E-Mail findet dann dennoch statt, da der Mehraufwand an sich nicht existent ist. (d&d in E-Mail und Meine Steuern).
Sicherlich mag der ein oder andere einwenden, dass Original-Steuerbescheide einfach vernichten werden können. Sehr wohl, kann man, geht ganz einfach. Das flaue Gefühl legt sich mit der Zeit 😉
Habe natürlich auch immer ein offenes Ohr für Verbesserungsvorschläge.
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