Umsätze auf Kostenstellen verteilen

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Wir haben verschiedene Umsatzquellen (Ausgangsrechnungen, iPad Kasse, Eventbrite, Payment Provider etc.) und verschiedene Kostenstellen. Einen Teil der Umsätze können wir direkt auf die Kostenstellen zuordnen, wobei ein Teil auch prozentual zugeordnet wird. Aufwand ordnen wir direkt zu.

Aktuell buchen wir die Umsätze auf Kostenstelle 1 und machen dann eine prozentuale Umbuchung. Jetzt hat man natürlich im BAB eine "tote" Spalte + die OCR Erkennung schlägt ständig Kostenstelle 1 vor. Könnte man hier auch einfach keine Kostenstelle angeben und dann die Umbuchung machen? Dann würde es doch quasi von der Sammelkostenstelle gebucht, oder? Hat jemand noch bessere Ideen zum Handling?

Ziel ist ganz klar, direkt beim Import der Daten usw. die korrekte Kostenstelle zuzuordnen, wobei ein gewisser Restanteil immer prozentual bleiben wird.

[#2 · Accepted solution]

Hallo Herr Böhnke,

der "Umweg" über die Sammelkostenstelle müsste eigentlich funktionieren. Wenn Sie bei der Buchung auf ein kost-relevantes Konto keine Kostenstelle eingeben und für dieses Konto auch keine Kontenverteilung existiert, wird der gebuchte Betrag automatisch auf die Sammelkostenstelle (in der Regel 9999) gebucht. Richten Sie dann eine Umbuchung (Umlage) der Kostenstelle 9999 auf eine oder mehrere andere Kostenstellen ein, wird die Buchung automatisch auf die empfangenden Kostenstellen/-träger verteilt. Diese Vorgehensweise ist allerdings mit Vorsicht zu genießen, da dann alle Buchungen auf die Sammelkostenstelle entsprechend den Festlegungen der Umlage umgelegt werden - also unter Umständen auch fehlerhafte Buchungen (zum Beispiel Buchungen auf kost-relevante Konten ohne Kostenstelle).

Als Alternative käme vielleicht auch eine fixe Kontenverteilung in Frage: Sie richten unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Kontenverteilungen für jedes zu verteilende Konto eine fixe oder variable Kontenverteilung ein. Geben Sie bei der Buchung eines solches Kontos keine Kostenstelle ein, wird automatisch gemäß Kontenverteilung auf die empfangenden Kostenstellen/-träger verteilt. Geben Sie trotz Kontenverteilung eine Kostenstelle im Buchungssatz ein, wird der Betrag auf die eingegebene Kostenstelle gebucht (Kostenstelle hat Vorrang vor Kontenverteilung).

Eine genaue Anleitung, wie Sie eine Kontenverteilung einrichten können finden Sie im Dokument Einrichten einer Kontenverteilung nach fixen Anteilen bzw. im Dokument Einrichten einer Kontenverteilung mit variablen Anteilen.

Mit freundlichem Gruß

DATEV eG

Heinz Bleyer

Produktmanagement und Service Kostenrechnung

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Die Verwaltungskosten verteilen wir bereits prozentual nach dem Umsatz. Es geht tatsächlich um die Umsätze. Dann werden wir das mal versuchen über die 9999 zu buchen – dann werden wir die 1 los Danke!

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Kurzes Update hierzu – die Kanzlei hinterlegt jetzt auf Kontenebene die Kostenstelle 1 zur Sammlung und macht dann die Umbuchung. Wenn die Kostenstelle auf Kontenebene vergeben wird, denkt die OCR dann, dass die Rechnungen auf diese Kostenstelle gebucht werden? Im Buchungssatz ist kein KOST erfasst.

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Hallo Herr Böhnke,

wie bereits telefonisch mit Ihnen besprochen kann es sich eigentlich nur um eine Kontenverteilung handeln, die der Steuerberater eingerichtet hat. Nur bei einer Kontenverteilung ist eine Buchung auf kost-relevante Konten auch ohne die Eingabe einer Kostenstelle möglich, da dann der gebuchte Wert automatisch auf eine oder mehrere Kostenstellen nach bestimmten Kriterien verteilt wird.

In diesem Fall wird auch die OCR nichts erkennen, da im Buchungssatz ja keine Kostenstelle steht.

Mit freundlichem Gruß

DATEV eG

Heinz Bleyer

Produktmanagement und Service Kostenrechnung