UO Kasseneinnahmen mit Belegen aus Auftragswesen verknüpfen

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Hallo zusammen,

ich habe mich nun nach langer Recherche hier in der Community angemeldet, da ich bisher keine "clevere" Lösung für folgendes Szenario gefunden habe. 

Kurz vorab: Wir verkaufen Bier und verwenden Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen und UO als Kasse und "Belegmanagement".

Das Szenario:

Ich verkaufe physisch meinen Kasten Bier und erhalte Bargeld vom Kunden.

Den Beleg für den Verkauf habe ich im Auftragswesen ("pro" also offline, nicht online) erstellt.

Nun möchte ich am Ende eines Tages meine Kasse in UO erfassen und diese natürlich auch mit den entsprechenden Belegen für die Einnahmen versehen.

Derzeit verfahre ich, wie folgt:

Ich erstelle eine Rechnung in Auftragswesen und exportiere eine .pdf-Datei des Belegs.

Nun lade ich alle .pdf-Dateien eines Tages in die Beleg-Ablage "Kasse" in UO hoch und verknüpfe die einzelnen Bewegungen in der Kasse mit den exportierten und hochgeladenen Belegen.

Später stelle ich mir die Kassenbewegungen im Rechnungswesen bereit und beginne mit dem Buchen.

Gibt es eine Möglichkeit, die Kasse "smarter" zu führen, sodass ich diesen Workaround (fett geschrieben) 

Rechnung erstellen -> Rechnung exportieren -> Rechnung hochladen -> Kasseneinnahme anlegen und mit Beleg verknüpfen -> Kassenbewegungen festschreiben und bereitstellen 

vermeiden kann?

Ein weiterer Faktor ist, dass ich im Rechnungswesen den Beleg "zweimal" zu buchen habe - einmal aus dem Auftragswesen und einmal aus der Kasse aus UO.

Ich bin leider nicht vom Fach, deshalb an der Stelle auch die Frage: Muss der Beleg in diesem Fall zweimal vorhanden sein?

Danke vorab für Eure Hilfe und den Input!

LG

Max

[#2]

Hi Max, 

Thema Kasse klingt erstmal einfach ist aber in der Praxis heikel. 

Sobald Du irgendwas mit Bargeld zu tun hast, bist du als Unternehmer damit konfrontiert. 

Wenn Du alles 100% richtig machen willst, kann das aufwendig werden. 

Machst Du was falsch kann das nachträglich seitens Finanzamt unangenehm bis teuer werden. 

Die Anforderungen an korrekte Kassenführung sind umfangreich und solltest Du rechtzeitig beachten. Fiskus wittert grundsätzlich bei sog. bargeldintensiven Betrieben das Schlimmste - wohl nicht ganz zu Unrecht. Das bedeutet, dass er ziemlich stramme Vorgaben gibt bezüglich Aufzeichnung, Archivierung etc. 

Einzige Ausnahme sind Kleinstbetriebe mit sog. offener Ladenkasse - das sind wirklich nur die Bio Bauern, bei denen die Oma auf dem Wochenmarkt Äpfel oder Eier verkauft. Da ist kein Strom, die braucht keine Registrierkasse muss aber trotzdem zählen & "aufzeichnen" .

Du schreibst vom Bierverkauf: was genau macht Dein Laden? 

Solange Du Gastronomie und ähnliche Kunden belieferst könnte das unbar ablaufen. Rechnung an Kunde, Zahlung per Lastschrift, CreditCard, Überweisung?  Dazu einen oder zwei Bar-Kunden pro Woche

Dann würde Dein Szenario mit Auftragswesen gerade noch passen. 

Du erstellst den Rechnung statt "Kassenzettel" aus dem Auftragswesen, upload in DUO für die Erfassung in der Kasse online.  Etwas großer Kassenzettel und unhandlich mit 2 Buchungen. 

Achtung bei den 2 Buchungen: es gibt einen Beleg dazu nur eine Buchung! 

1) Debitor an Erlöse + MWsT

2) Kasse an Debitor   

Ja das ist eigentlich Quatsch, weil die Forderung ja wirklich nur eine Minute lang besteht. 

Auftragswesen ist aber kein Kassensystem, sondern eine Programm zum Angebote & Rechnungen schreiben. 

Falls du eher Kiosk oder Getränkemarkt im Sinn hast oder Deine Kunden gegen Bares belieferst: unpassend - dafür gibt es elektronische Kassen. 

So etwas hat und braucht inzwischen jede Dönerbude, jeder Friseur etc. 

Das Ding muss die einzelnen Umsätze speichern und archivieren, maschinenlesbar, jederzeit, reproduzierbar usw. 

Daraus gibt es einen Tagesabschluss, den überträgst Du dann ins DATEV Kassenbuch. 

Im Tagesabschluss sind Deine Ein- und Ausgaben aufgezählt. z.B. Erlöse 7% / 9% , deine Ausgaben für .... Kleinkram, den Du für Deinen Laden einkaufst, z.B. Putzmittel (Belegbild dazu für DUO) 

Lies Dir dazu unbedingt mal was durch oder frag Deinen StB ! 

Lass Dir das ganz genau erklären - dafür ist der da!! 

Alles was Du da nicht verstehst erklärt Dir im blödesten Fall das Finanzamt!! Das kann richtig teuer werden. 

Finanzamt versteht da wenig Spass und schätzt im Zweifelsfall deinen Gewinn. 

Puh  - lang genug !

[#3]

Hi Alexander,

vielen Dank für deine Antwort!

Wir arbeiten überwiegend mit Gastronomen, Supermärkten, Getränkeverlegern u.Ä. "auf Rechnung" zusammen.

Sprich, nur ein geringer Anteil des Geschäfts entfällt auf Bareinnahmen.

Um diese dennoch ordentlich zu dokumentieren, braucht es Belege. Da wir mit Auftragswesen als Programm zum Erstellen von Belegen arbeiten, nutze ich es auch, um Barbelege zu erstellen. Und dort kommt der aufwändige Workaround dazu:

Ich erstelle den Beleg in DATEV, exportiere ihn aus DATEV, um in wieder in eine DATEV Applikation hochzuladen.

Und dann habe ich nach den "Festschreibungen und Bereitstellungen" in Auftragswesen und der Kasse in DUO denselben Beleg zweimal im Rechnungswesen als Buchungsbeleg zu verarbeiten.

Die beiden Buchungen stören mich dabei nicht. Vielmehr sind es die doppelte Ablage eines identischen Belegs und die umständliche Handhabung der Beleghinterlegung in der Kasse.

Hast Du dafür eine sinnvolle Lösung?

Vielen Dank schon mal!

LG

Max

[#4]

hi Max, 

das mit doppelter Ablage ist dann wohl wirklich so. 

• Auftragswesen schreibt Rechnungen und erzeugt Buchungen für die Fibu (Debitor an Erlös+MWSt)
• Deine Kasse bekommt Geld rein (aber nicht als Erlös+MWSt, sondern hier ausnahmsweise zum Ausgleich einer geschriebenen Rechnung)   Buchung:  Kasse an Debitor (idealerweise incl. ReNr  dann klappt später in der Buchhaltung der OP-Ausgleich!)

Doppelte Ablage: Ja tatsächlich, könntest Du beide Buchungen auf den gleichen Beleg verlinken. Wozu?

Das geht nur manuell (logo!, das macht so keiner!). Würde ich nicht machen, Extra Fummelei. 

Kurzum: 

Auftragswesen ist keine Kasse. 

Kasse ist kein Auftragswesen. 

In Echt macht eine Registrierkasse einen sog. Tagesabschluss. Dieser ist Grundlage für die Buchungen in Fibu. 

Du kannst diesen Tagesabschluss in die Online Kasse übernehmen, idealerweise täglich (z.B. wg. GoBD 😏)  von dort in die Fibu bereitstellen und buchen. 

Auftragswesen macht keinen Tagesabschluss sondern schreibt Rechnungen und übergibt an Fibu.

Du willst Tagesabschluss machen im Auftragswesen: OK dann musst Du die Barbelege eben selber in die Kasse übertragen. 

Tipp: Nimm einen SammelDebitor 19.999 für alle Barverkäufe

alle Rechnungen für diesen Kunden musst du in der Kasse buchen, als Zahlungseingang mit Rechnungsnummer !) 

Deine Variante ist eine Krücke, funktioniert trotzdem irgendwie halt.  für ein Mal in der Woche: OK,