Sortieren/Abheften der OPOS-Buchführung

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Ein nordisch-stürmisches Moin Moin,

das Jahr 2016 hat gerade begonnen und einige Kanzleiinterne Arbeitsabläufe werden Jahr für Jahr auf den Prüfstand gestellt.

Dieses Jahr haben wir uns das Thema Effizienz bei einer OPOS-Buchführung rausgesucht.

Gerne würde ich eine Diskussionsrunde anregen, wie die Belege/Kontoauszüge in den einzelnen Kanzleien absortiert werden, sodass sich ein effizienter Arbeitsablauf ergibt.

Für unseren Teil ist es derzeit so, dass wir die Belege nach Monat sortiert in einen Ordner mit Monatsregistern abheften und diese durchnummerieren. Bei der Belegerfassung wird diese Nummer dann als Belegnummer verbucht.

Bis zur Einführung der elektronischen Bankbelege denke ich war diese Art und Weise auch zeitgerecht. Mit Einführung von den elektronischen Bankbelegen kommt es jedoch immer häufiger darauf an, dass Rechnungsnummern korrekt erfasst sind um eine eindeutige und sichere Zuordnung treffen zu können.

Ich würde mich freuen, wenn wir hier ein paar verschiedene Varianten von den einzelnen Bearbeitungen erfahren können.

Grüße aus dem stürmischen Norden

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Hallo Herr Schluseneck,

meine OPOS-Buchführung war vor Einführung von DMS so abgelegt, dass die Eingangsrechnungen alphabetisch im Ordner mit Registern ABC.... abgelegt wurden. Für Lieferanten mit mehreren Rechnungen im Jahr habe ich separate Ordner angelegt. Ich muss dazu sagen, dass in unserer Fibu etwa 3.000 Primanota-Buchungen monatlich anfallen.

Ausgangsrechnungen habe ich aufsteigend nach Nummern im Ordner "Debitoren" abgelegt und die Bankbelege separat in einem Ordner "Kontoauszüge". Das Archiv ist übersichtlich und die Belege findet man innerhalb kürzester Zeit.

Mittlerweile arbeiten wir mit DMS. Seit dem letzten Jahr verknüpfe ich die Buchungen mit den entsprechenden Rechnungen. Das ist ein Traum und die Ablage und das Suchen von Belegen ist nun kein Thema mehr.

Viele Grüße aus dem sonnigen Süden