Rechnungsprüfung bei digitalen Eingangsrechnungen

[#1]

Hallo zusammen,

folgender Sachverhalt:

Mandant bekommt digitale Eingangsrechnung (als PDF-Anhang zur Mail). Die Rechnung muss durch den "verursachenden" Mitarbeiter sachlich freigezeichnet werden und abschließend auch durch den "auszahlenden" Mitarbeiter. Die derzeitige Vorgehensweise ist - Rechnungsmail wird an "sachlich Zeichnenden" weitergeleitet und dieser bestätigt die Richtigkeit in Antwortmail. Anschließend wird Rechnung und Bestätigungsmail ausgedruckt und zur Zahlung freigezeichnet. Beide Belege erhalten wir dann für die Buchhaltung.

Wir möchten den Mandanten jetzt auf Unternehmen Online umstellen. Damit wäre schon mal die ordnungsgemäße Aufbewahrung sichergestellt, aber wie bekommen wir das mit der Dokumentation der Freigabe hin?

Ich habe gelesen, dass nicht vorgesehen ist, einen Freigabeprozess in UO zu implementieren - was uns aber auch nicht helfen würde, denn es sind zu viele Mitarbeiter, die dann Zugriff auf die Fibu hätten.

Eine Idee wäre, die Freigabe als separaten Beleg hochzuladen und dann mit dem digitalen Beleg zusammenzuheften.

Würde das auch funktionieren, wenn die Rechnung bereits gebucht ist?

Wer hat sich schon ähnliche Gedanken gemacht und kann mir vielleicht Anregungen geben?

Danke

Heiko Graul

[#2]

Hallo Herr Graul,

ich habe Mandanten, da gibt eine Person die Rechnungen digital frei, in dem sie sie vom Posteingang in einen Ordner Freigabe verschiebt. In der Fibu werden dann nur die Rechnungen aus dem Ordner Freigabe gebucht (kann man ja einstellen). Außerdem nutzen wir das Notizfeld, welches man während des Buchens anzeigen lassen kann.

Die zuständigen Betriebsleiter können die Rechnungen hochladen, haben aber über die Zuweisung von Rechten keinen Zugriff auf die FIBU-Auswertungen. Durch das Hochladen ist gemäß gesonderter Vereinbarung die sachliche Freigabe erfolgt, die Zahlungsfreigabe erfolgt dann wie oben beschrieben.

Ein nachträglich Hochladen hört sich sehr aufwendig an.

Ich hoffe, das hilft Ihnen ein wenig weiter.

Herzliche Grüße

Birgit Stockinger

[#3]

Hallo auch,

wir haben für uns einen digitalen Eingangsstempel erstellt (irgendwo im Adobe Reader möglich), der auf die pdf-Rechnung aufgebracht wird. Gleicher Stempelaufbau wie für die Papierrechnung. Dann kann jeder der in diesen Prozess eingebunden ist seine Signatur aufbringen (z.B. mit DATEV-MyIdentity). Es geht leider nicht bei allen elektronischen Rechnungen gleich gut. Bei einigen Absendern sieht es ein bisschen komisch aus, aber besser als nix.

Wir haben den Prozessablauf so beschrieben:

1. Elektronische Rechnung geht im Postfach rechnungseingang@............de ein.

2. Elektronischer Stempel wird aufgebracht und Rechnung entsprechend geprüft.

3. email an mich zur Zahlungsfreigabe. Ich schau kurz drüber, digitale Signatur, fertig.

4. Info per Telefon oder email an Sekretariat.

5. Erst wenn alle notwendigen Signaturen drauf sind(Rechnungsprüfung u. Zahlungsfreigabe) wird die Rechnung vom Sekretariat in Unternehmen online hochgeladen. Wenn die Rechnungen hochgeladen bedeutet dies, dass diese zur Zahlung freigegeben wurde. Hat bisher gut funktioniert.

Hinweis: Den ganzen Scanaufwand sparen, in dem man den Lieferanten anschreibt die Rechnung gleich elektronisch zu schicken. Dann klappt es beim Mandanten auch besser mit der Akzeptanz von Unternehmen online, wenn nicht mehr die lästige Scannerei anfällt.

Beste Grüße

Stefan Hinterleitner