Problem bei der Anlage einer Mehrfachumlage

[#1]

Hallo,

ich würde gerne in meiner Zeilenstruktur mit Mehrfachumlagen arbeiten. Dabei habe ich einige allgemeine Kostenstellen (z.B. Material Allgemein, Fertigung Allgemein,...), deren Kosten ich nach Kostenartengruppen getrennt an weitere Kostenstellen umlegen möchte. Die allgemeine Materialkostenstelle soll z.B. ihre Kosten an die Materialkostenstellen (pro Material haben wir eine Kostenstelle) abgeben. Die Kosten sind dabei in Kostenartengruppen gegliedert, z.B. Fertigungsmaterial, Versandmaterial, Bezugsnebenkosten. Anschließend sollen die Materialkostenstellen ihre Kosten an die letztendlichen Kostenträger abgeben. Aber auch wieder nach Kostenartengruppen getrennt.

Zeile 10 Fertigungsmaterial Kontenabfrage

Zeile 11 Umlage Fertigungsmaterial von Allgemeiner Materialkostenstelle 3100 an Einzelne Materialkostenstellen 3101-3199

Zeile 12 Umlage Einzelne Materialkostenstellen 3101-3199 an Kostenträger 600-899

Zeile 13 Summe Fertigungsmaterial direkt + Umlagen

Zeile 20 Versandmaterial Kontenabfrage

Zeile 21 Umlage Fertigungsmaterial von Allgemeiner Materialkostenstelle 3100 an Einzelne Materialkostenstellen 3101-3199

Zeile 22 Umlage Einzelne Materialkostenstellen 3101-3199 an Kostenträger 600-899

Zeile 23 Summe Versandmaterial direkt + Umlagen

Würde ich dies über ein System mit Mehrfachumlagen abbilden können?

Ich bin leider Datev-Neuanwender. Es kann also sein, dass ich mich nicht 100%ig korrekt ausdrücke...Aber ich hoffe, dass meine Frage so verständlich geworden ist. Ansonsten einfach nachfragen.

Vielen Dank schon mal.

Mit freundlichen Grüßen

Sonja Rickhoff

[#2]

Hallo Frau Rickhoff,

die Mehrfachumlagen müssten so funktionieren wie von Ihnen beschrieben (ich nehme mal an, mit der Zeile 21 meinten Sie "Umlage Versandmaterial" und nicht "Umlage Fertigungsmaterial"). Übrigens: Für eine DATEV-Neuanwenderin haben Sie die Problemstellung hervorragend erkannt und formuliert.

Sie müssen allerdings vor der Einrichtung der Umlagen eine kleine Änderung in den Steuerungsdaten vornehmen: Wählen sie dazu Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten. Öffnen Sie dort das Register Einstellungen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Pro Kostenstelle/-träger optional mehrere Umlagen definieren.

Bedenken Sie bitte, dass Sie bei den Umlagebe- und Entlastungszeilen in der Zeilenstruktur die Abfrage-/Rechenart "UMZ-B" bzw. UMZ-E" verwenden und in den Spalten "Von" und "Bis" jeweils die Nummer der Umlage (nicht die abgebende Kostenstelle wie bei Einfachumlagen) eintragen.

Eine detaillierte Beschreibung zur Einrichtung von Mehrfachumlagen finden Sie auf der Informationsdatenbank im Dokument Nr. 9212868 Mehrfachumlage: Pro Kostenstelle/-träger mehrere Umlagen definieren.

Mit freundlichem Gruß

Heinz Bleyer

Produktmanagement und Service Kostenrechnung

DATEV eG

[#3]

Hallo Herr Bleyer,

vielen Dank für Ihre schnelle Rückmeldung. Und danke für das Lob. 🙂

Ich habe die Zeilen- und Umlagenstruktur entsprechend angelegt, aber leider bekam ich eine Fehlermeldung:

"Die in der Umlage verwendete Bezugskostenstelle/-träger 3101 ist identisch mit der abgebenden Kostenstelle/-träger der Umlagenreihenfolge 20.

Die zur Bezugskostenstelle/-träger hinterlegte Bezugszeilennummer muss daher kleiner sein als die zur Umlage-Reihenfolgenummer 20 hinterlegte UMZ-Entlastungszeile in der Zeilenstruktur!"

Ich habe meine Umlagenstruktur daraufhin etwas umgebastelt:

Zeile 10 Fertigungsmaterial Kontenabfrage

Zeile 12 Umlage Einzelne Materialkostenstellen 3101-3199 an Kostenträger 600-899

Zeile 11 Umlage Fertigungsmaterial von Allgemeiner Materialkostenstelle 3100 an Kostenträger 600-899

Zeile 13 Summe Fertigungsmaterial direkt + Umlagen

Zeile 20 Versandmaterial Kontenabfrage

Zeile 22 Umlage Einzelne Materialkostenstellen 3101-3199 an Kostenträger 600-899

Zeile 21 Umlage Versandmaterial von Allgemeiner Materialkostenstelle 3100 an Kostenträger 600-899

Zeile 23 Summe Versandmaterial direkt + Umlagen

Ich habe die Umlage der Allgemeinen Materialkostenstelle auf die Einzelnen Materialkostenstellen in eine Umlage direkt auf Kostenträger umgewandelt und eine Zeile tiefer geschoben. Jetzt erfolgt die Entlastung direkt auf den einzelnen Kostenträgern.

Nun hat die Berechnung des BAB funktioniert. Ganz genau verstanden habe ich den Hintergrund jedoch noch nicht... 🙂 Aber ich bin froh, dass es jetzt läuft!

Vielleicht haben Sie noch einen Tipp für mich, wieso es jetzt klappt und nicht vorher.

Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen

Sonja Rickhoff

[#4 · Accepted solution]

Hallo Frau Rickhoff,

Sie haben`s hinbekommen. Gratuliere!

Leider kenne ich die Detals nicht, z. B. welche Zeile(n) in Ihrem Falle als Bezugszeile(n) dient bzw. dienen un ob die UML-B- und UML-E-Zeile einer Umlage in der gleichen Zeile steht. Deshalb kann ich Ihre Frage nur pauschal beantworten. Offenbar arbeiten Sie mit variablen Umlagen. Bei variablen Umlagen wird das Verteilungsverhältnis durch eine Bezugszeile (z. B. Umsatzerlöse) bestimmt. In diesem Falle muss die Bezugszeile immer vor der Umlage-Belastungszeile geschlüsselt werden, da ja zuerst das Verteilungsverhältnis feststehen muss, bevor die empfangenden Kostenstellen belastet werden können. Dabei spielt nicht nur die Umlage-Belastungszeile der im Fehlerprotokoll genannten Umlage eine Rolle, sondern evtl. auch nachfolgende Umlagen. Die von Ihnen genannte Fehlermeldung kann dann auftreten, wenn die empfangenden Kostenstelle von zwei oder mehreren Umlagen ganz oder teilweise identisch sind. In Ihrem Falle waren ursprünglich die empfangenden Kostenstellen der Zeilen 11 und 21 sowie der Zeilen 12 + 22 identisch.

Ein Beispiel:

Umlage Nr. 1: abgebende Kostenst. = 1100, empfangende Kostenst. = 4100 und 8200.
Umlage Nr. 2: abgebende Kostenst. = 1200, empfangende Kostenst. = 4100 und 8200.

Die Basiszeile für beide Umlagen ist die Zeile 350.
Die Bezugszeile für beide Umlagen ist die Zeile 530.
Die UML-E/UML-B-Zeile der abgebenden Kostenstelle 1100 ist die Zeile 540.
Die UML-E/UML-B-Zeile der abgebenden Kostenstelle 1200 ist die Zeile 370.

Mal angenommen, die Fehlermeldung  bezieht sich auf die Umlage 1 (Kostenstelle 1100).
Die Umlage 1 ist aber richtig, da die Bezugszeile vor der UML-B-Zeile kommt (Zeile 530 < Zeile 540).
Die Umlage 2, die Werte an die gleichen Kostenstellen abgibt, die bei der Umlage der Kostenstelle 1100 aus der Umlage 1 schon als empfangende Kostenstellen stehen, hat allerdings die Bezugszeile nach der UML-B-Zeile (Zeile 530 > Zeile 370).
Lange Rede, kurzer Sinn: Die UML-B-Zeilen aller abgebenden Kostenstellen müssen nach der Bezugszeile stehen, wenn die empfangenden Kostenstellen in einer vorhergehenden Umlage schon mal als empfangende Kostenstellen genannt sind. Verlegt man in unserem Beispiel die UML-B-Zeile der Umlage 2 (abgebende Kostenstelle = 1200) auf die Zeile 531 oder höher, ist das Problem behoben.

Die UML-E-Zeile spielt dabei keine Rolle, sie kann auch vor der Bezugszeile stehen, allerdings nicht vor der Basiszeile (z.B. Basiszeile = 350, UML-E-Zeile mindestens 351).

Die Fausregel lautet:
Die Umlage-Belastungszeile darf nicht vor der Bezugszeile stehen.
Die Umlage-Entlastungszeile darf nicht vor der Basiszeile stehen.

Kompliziert, ich weiß. Leider kann ich es nicht einfacher erklären.

Mit freundlichem Gruß

Heinz Bleyer

Produktmanagement und Service Kostenrechnung

DATEV eG

[#5]

Hallo Herr Bleyer,

ja, es ist wirklich ziemlich kompliziert 🙂

Vielen Dank für die schnelle Antwort. Das war sehr hilfreich.

Mit freundlichen Grüßen

Sonja Rickhoff