Nach Umstieg von Rewe Mittelstand auf Kanzlei Rechnungswesen: Kein Belege senden mehr möglich (DMS Classic)

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Ein Selbstbucher hat bisher seine Belege aus DMS Classic in Rechnungswesen Mittelstand verbucht und später über die Bestandsdienste Rewe in Belege Online gesendet, damit der StB die Belege ebenfalls einsehen konnte.

Jetzt ist er auf Kanzlei Rechnungswesen umgestiegen, da für einen anderen Bestand der JA im Haus erstellt werden soll.

In Kanzlei Rechnungswesen fehlt dieser Button zum Belege senden allerdings, ist wohl nicht vorgesehen.

Kann man künftig jetzt nur noch so verfahren, dass die Belege vorab schon in Belege Online hochgeladen und im Rechnungswesen dann direkt aus Belege Online statt aus DMS Classic verbucht werden oder gibt es noch eine bessere Lösung?

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@unklarer_Posten schrieb:

Kann man künftig jetzt nur noch so verfahren, dass die Belege vorab schon in Belege Online hochgeladen und im Rechnungswesen dann direkt aus Belege Online statt aus DMS Classic verbucht werden

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Das ist zumindest der Wunsch und Quasi-Standardfall von DATEV. Alles andere kann funktionieren; wie man damit in Zukunft umgeht (Belege in DMS statt online), weiß ich aktuell nicht 😬. 

DATEV Automatisierungsservice Rechnungen (Überblick) Geht nur mit Belege online, dem DATEV RZ und der dortigen KI. 

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Ich habe es mir gedacht.

Dann würde ich den Workflow beim Kunden entsprechend umstellen:

1. Scan der Belege wie gewohnt in den DMSImport Ordner

2. Belege über Belegtransfer direkt ins UO schieben (ohne Löschung der Belege nach Upload)

3. Belege im Dokumentenkorb wie gewohnt ins DMS einlesen

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@unklarer_Posten schrieb:

(ohne Löschung der Belege nach Upload)

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Stelle ich mir schwierig vor. DATEV kann nur: löschen oder verschieben nach Upload. Und DATEV verschiebt aus 10 Belegtypen oder auch 10x Rechnungseingang für 10 Firmen meine ich alles in 1 anzugebenden Ordner. Macht das beim Mandanten Sinn? Und den gleichen Ordner kann man nicht angeben, sonst bastelt man sich eine Schleife im Upload. 

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Hatte nicht bedacht, dass es die Möglichkeit nicht gibt, einfach alles stehen zu lassen (macht auch in wenigen Situationen Sinn).

Dann müsste also entweder in Ordner X gescannt werden und Belegtransfer soll die Belege dort abholen und nach dem Transfer in den DMSImport Ordner verschieben, das sollte klappen.

Da im DMS aber alle Dokumente landen, nicht nur Belege, wäre das auch nicht ideal und man bräuchte am MFP am besten ein separates Scanziel für Belege.

Vermutlich wäre ein händischer Upload direkt in DUO am besten auch wenn es ein paar Klicks mehr sind.

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Das ganze gestaltet sich doch etwas schwieriger als erwartet.

Da innerhalb von DMS classic geregelt wird, welche Belege überhaupt verbucht und bezahlt werden dürfen, ist es kontraproduktiv, Belege schon vor dem DMS-Import abzuzweigen und zur Verbuchung in Belege Online zu laden, das würde die Kontrollfunktionen unsinnig machen.

Jetzt könnte man also aus den zu buchenden Belegen in DMS Classic eine Dokumentensammlung exportieren, diese in Belege online hochladen und in Rewe verbuchen.

Problem: Man müsste sie dann nachträglich wieder einzeln händisch im DMS Classic auf erledigt stellen.

Wünschenswert wäre daher folgender Workflow:

Belege werden wie gehabt in DMS Classic importiert, in Rewe verbucht (Belegherkunft DMS Classic), nach dem Buchen werden sie von Rewe auch automatisch als erledigt markiert.

Jetzt müsste aber nachträglich irgendwie die Belegverknüpfung der Buchungen von DMS Classic (lokal) auf Belege online umgestellt werden, damit der StB darauf zugreifen kann.

Bin auf folgendes Dokument gestoßen

https://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/1002861

Kurzfassung: Belegsammlung in DMS Classic exportieren, über Belegtransfer hochladen und Kontrollkästchen DATEV XML-Schnittstelleonline/ DATEV DMS / Dokumentenablage anhaken.

Könnte das so funktionieren? Falls nein, wofür ist die im Info-Dokument beschriebene Lösung dann gedacht?

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Zwei Hinweise:

- DMS classic wird spätestens Ende 2023 nicht mehr supportet.

- Der DMS (classic) Buchungsassistent ist mit dem neuen DATEV DMS nicht mehr kompatibel.

Ich würde daher bereits frühzeitig (vielleicht jetzt?) auf die Suche nach einer brauchbaren Ersatzlösung gehen.

Wenn ich die Cases der DATEV korrekt interpretiere, wäre das neue DATEV DMS auch nur noch für Kanzleien "zulässig". Für Unternehmen setzt man auf eine Partnerschaft mit ELO (das ich in Sachen Bedienung im übrigen wesentlich freundlicher finde).

Weswegen bucht der Mandant denn nicht direkt über Belege Online, sondern über den DMS Buchungsassistenten? 

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Weswegen bucht der Mandant denn nicht direkt über Belege Online, sondern über den DMS Buchungsassistenten? 

Eben wegen der vorgenannten Gründe:

In DMS classic durchlaufen die Belege einen bestimmten Workflow: Eingang, Kontrolle, Freigabe zur Buchung

In Rewe werden dann mittels Buchungsassistent nur die zu buchenden Belege selektiert, verbucht und vom Programm automatisch auf gebucht gestellt (auch innerhalb von DMS Classic bekommen sie dann die Markierung). Also in sich ein runder Ablauf.

Für den StB wurden die Belege dann direkt im Rechnungswesen Mittelstand in Belege online hochgeladen, aber genau das funktioniert mit Kanzlei Rechnungswesen nicht mehr, weshalb das jetzt anders abgebildet werden muss.

Zur Abkündigung von DMS Classic haben Sie natürlich Recht und das ist auch bekannt.

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Dazu gibt es derzeit eine erweiterte Pilotphase Belegfreigabe online, die voraussichtlich noch 2021 auch für alle buchbar sein wird. Wenn der Belegfreigabeprozess in DMS nur ein "einfacher" ist, könnte das eine Alternative sein? Mehrstufige Freigabeprozesse in Belegfreigabe online funktionieren aber 2021 noch nicht, das ist aber in Planung für "ungefähr" 2022.
Ansonsten ist DMS classic für Unternehmen/ Selbstbucher aber sowieso "tot", wie weiter oben schon erwähnt. Hier muss man also ohnehin mal weiterdenken, ob ein Umstieg auf z.B. ELO Prof. Sinn ergeben könnte. Für "nur" einen "einfachen" Freigabeprozess sicher aber eher nicht?