Kostenrechnung - Umlage - BAB Zeilenstruktur

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Hallo zusammen,

ich versuche eine Kostenrechnung bei uns einzuführen. Das Problem ist folgendes: wir wollen die Ergebnisse verschiedener Kostenstellen auf andere 7 Standard Kostenstellen verteilen. Ich habe versucht, eine Umlage mit dem Verteilungsschlüssel einzurichten. Jedoch kam ich bei der Zeilenstruktur nicht weiter. Es soll eine Zeile bei der Umlage eingegeben werden, die verteilt wird. Was ist, wenn auf eine Kostenstelle verschiede Konten gebucht werden, die eigentlich zu unterschiedlichen Zeilen in der BAB Zeilenstruktur gehören? Wie sollen da die Kosten verteilt werden? Muss man dann die komplette Zeilenstruktur umbauen? D. h. feste Konten anlegen, die nur in diese eine Zeile gehören? Es ist bei uns nicht immer möglich, da manche Konten einfach auf Kostenstellen verteilt werden. Verstehe ich was vielleicht falsch? Danke für die Antwort.

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Wir führen auch eine Kostenrechnung ein. Um zu erkennen, ob wir mit den gleichen Themen kämpfen, wäre es schön, wenn Sie ergänzen, was ihr Ziel ist bzw. wie ihre Kostenstellen-Struktur aussieht. Warum werden die KSt verrechnet? Was sind bei Ihnen Standard-KSt? Bei uns gibt es die Verwaltungskostenstellen, bei denen nur die Unterdeckung auf andere KSt umgelegt wird, die Betriebs-KSt, die nicht verrechnet werden und Projekt-KSt, bei denen wir überlegen, ob wir für betriebliche Leistungen per IBL verrechnen. Insgesamt suche ich nach stärkeren Möglichkeiten zur Automatisierung, weil mir zu viel manuelle Eingriffe notwendig sind. Vielleicht ist es doch einfacher mit Kostenträgern zu arbeiten. Aber bislang scheuen wir den Aufwand eine zusätzliche Kategorie einzuführen.

Jedenfalls freue ich mich, dass hier auch mal Themen der Leistungs- und Kostenrechnung behandelt werden.

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Hallo TommiL,

danke für die Antwort. Die Standard-KSt sind sozusagen wahrscheinlich die "Kostenträger" (davon gibt es z.B. 5 oder 6), die auch alle Kosten tragen. Dort werden nur direkte Kosten gebucht, die zu 100% ihnen zugerechnet werden können, alle anderen Kosten, wie z.B. Verwaltung oder Personal müssen dann auf diese wiederum verteilt werden. Deshalb werden alle anderen Kostenstellen umgelegt, oder sollen umgelegt werden. Leider habe ich bei uns im Programm keine Möglichkeit gefunden extra Kostenträger einzurichten, sondern nur eine Konsolidierung in verschiedene Bereiche/Gruppen. Sonst wäre es natürlich einfacher. Ich denke, es muss doch eine Möglichkeit sein, irgendwie die ganzen Kosten von verschiedenen Kostenstellen auf die anderen umzulegen, ohne die BAB-Zeile zu beachten? Vielleicht habe ich was übersehen oder falsch verstanden...Vielleicht hat jemand eine Idee, wie man es am einfachsten machen kann. Dazu gibt es bestimmt eine einfache Lösung. Nur ich sehe sie momentan nicht...🤔

Schöne Feiertage an alle!

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zur Ergänzung, damit es nicht untergeht: DATEV-Berater hatten mit empfohlen, KOST2 für die Kostenträger zu verwenden und KOST1 als Kostenstellen. Haben wir noch nicht umgesetzt, aber ich warte mal ab, was die erfahrenen Controller dazu mitteilen (was nicht heißt, dass ich nicht auch die Gedanken der "Beginner" hier lesen möchte).

weihnachtliche Grüße an alle

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Ohne Zeilenstruktur geht es nicht!!

In der Zeilenstruktur muss eine Zeile definiert werden, in der die Umlage gerechnet wird.

s. dazu in der Hilfe "UML-E und UML-B"

In den Stammdaten zur Umlage muss definiert werden, in welcher Zeile der Struktur der umzulegende Betrag steht und im Fall variabler Umlagen auch die Zeile, die zur Anteilsbildung für die Umlage herangezogen werden soll.

Siehe auch

Dok.-Nr.: 9212791

DATEV-Hilfe

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Danke. Ich werde es auf jeden Fall ausprobieren.:)

Eigentlich müsste ich fragen, wie man Kostenträger und Kostenstellen extra einrichtet und die Kostenstellen den Kostenträgern zuordnet? Vielleicht hat da jemand eine Antwort für mich? Wir haben Kostenrechnung classic.

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Guten Tag AH_2021!

Umlagen sind immer zeilenbezogen. Dem System muss mitgeteilt werden, welcher Wert umgelegt werden soll. Dieser Wert kann zum Beispiel eine Kontoabfragezeile oder eine Rechenzeile sein. In Kostenrechnung classic spricht man dabei von der „Basis-BAB-Zeile“. Das ist die Zeile, die den gesamten umzulegenden Wert enthält. In der Praxis wird auch oft die komplette Kostenstelle auf andere Kostenstellen umgelegt. Die umzulegende Kostenstelle ist dann „leer“ (Vorläufiges Ergebnis = 0). In diesem Falle wird das Vorläufige Ergebnis der abgebenden Kostenstelle als Basis-BAB-Zeile verwendet. Wie bereits von „ww3“ erwähnt, wird darüber hinaus eine Umlagebelastungszeile (UML-B) und eine Umlageentlastungszeile (UML-E) benötigt. In den Auswertungen wie zum Beispiel BAB oder Chefübersicht wird der zu entlastende Wert in der UML-E-Zeile der abgebenden Kostenstelle und die anteilig zu belastenden Werte in der UML-B-Zeile der zu belastenden Kostenstellen ausgewiesen. Beide Unterzeilen (UML-B-Zeile und UML-E-Zeile) können in der gleichen „Hauptzeile“ geschlüsselt werden. Sollen mehrere Zeilen umgelegt werden, wird für jede Zeile eine eigene UML-B- und UM-E-Zeile benötigt. Detaillierte Informationen, wie Sie eine fixe Umlage einrichten finden Sie im Dokument Kostenrechnung Umlage mit fixen Anteilen einrichten. Die Einrichtung einer variablen Umlage wird im Dokument Kostenrechnung Umlage mit variablen Anteilen einrichten erklärt. Auf Youtube gibt es auch Servicevideos zu beiden Umlageformen:

Kostenrechnung mit fixen Umlagen einrichten 

Kostenrechnung mit variablen Umlagen einrichten

Als Alternative zur Umlage würde sich evtl. eine Kontenverteilung anbieten. Dabei weisen Sie einem Konto oder einem Kontenbereich eine feste Kostenstelle zu. Im Gegensatz zur Umlage findet hier keine Umverteilung statt. Stattdessen wird der gebuchte Wert direkt auf die Kostenstellen/-träger gebucht, die in der Kontenverteilung per Verteilschlüssel definiert wurden. Die Eingabe einer Kostenstelle bzw. eines Kostenträgers ist dann nicht mehr erforderlich. In den Dokumenten Kostenrechnung: Kontenverteilung mit fixen Anteilen bzw. Kostenrechnung: Kontenverteilung mit variablen Anteilen wird beschrieben, wir eine fixe oder variable Kontenverteilung eingerichtet wird. Zur Einrichtung einer fixen Kontenverteilung gibt es ebenfalls ein Servicevideo auf Youtube: Kontenverteilung mit fixen Anteilen einrichten.

Ich rate grundsätzlich davon ab, das Feld KOST1 im Buchungssatz für die Kostenstellen und das Feld KOST2 für die Kostenträger zu verwenden. Dafür werden zwei KOST-Systeme innerhalb eines Buchführungsbestandes benötigt, da ein KOST-System immer nur eines der beiden Felder auswerten kann. Die beiden KOST-Systeme sind vollkommen autonom und getrennt voneinander. Folglich können auch die Auswertungen der beiden KOST-Systeme (BAB, Chefübersichten etc.) nicht zusammengeführt werden. Wenn aber beabsichtigt ist, getrennt voneinander eine Kostenstellenrechnung und eine Kostenträgerrechnung zu führen, kann dies durchaus ein probates Mittel sein. Viele Anwender kombinieren Kostenstellen und Kostenträger in einer Kostenstellen/-trägernummer. Bei einer sechsstelligen Kostenstellen/-trägernummer würden zum Beispiel die ersten drei Stellen die Kostenstelle und die letzten drei Stellen den Kostenträger symbolisieren. Dadurch ergibt sich eine Vielzahl an Auswertungs- und Konsolidierungsmöglichkeiten. Sicherlich ist diese Vorgehensweise nicht immer in jedem Einzelfall machbar, aber auf jeden Fall eine Überlegung wert.

Mit freundlichem Gruß

Heinz Bleyer
Produktmanagement und Service Kostenrechnung

DATEV eG

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Hallo heinz_beyer,🙂

vielen lieben Dank für die ausführliche Antwort. 🙏 Ich verstehe soweit alles, bis auf die Zeile "vorläufiges Ergebnis". Mir fehlen vielleicht ein Paar Beispiele.🤔 In dem Video zur Umlage nehmen sie die Zeile "Vorläufiges Ergebnis". Es ist die letzte Zeile in der Zeilenstruktur. Ich muss mehrere Kostenstellen auf die Kostenträger umlegen. Wenn ich z.B. Personal umlegen möchte, muss ich dann eine extra Zeile "vorläufiges Ergebnis" unter der "Personalzeile" einrichten? Oder muss ich die Personalzeile als Basis-BAB-Zeile eingeben? Und da habe ich schon wieder fragen, weil dort bestimmte Konten zugeordnet sind. Bei uns werden z.B. Konten auf eine Kostenstelle gebucht, die zu verschiedenen BAB-Zeilen gehören. Haben Sie dazu eine Idee? Dankeschön.🙂

Eine fixe Kontenverteilung ist bei uns leider nicht immer möglich (für ein Paar Konten habe ich es schon eingerichtet), da z.B. auf einem Konto verschiedene Kostenstellen gebucht werden, die auch mit unterschiedlichem Verteilungsschlüssel auf die Kostenträger verteilt werden sollen.

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Hallo AH_2021!

Die Zeile „Vorläufiges Ergebnis“ im Servicevideo ist nur ein Beispiel. Wenn nicht nur einige Kostenarten bzw. Zeilen, sondern die komplette Kostenstelle umgelegt werden soll, muss die jeweils letzte Zeile der Zeilenstruktur als Basis-BAB-Zeile verwendet werden. Nur dann ist gewährleistet, dass auf der abgebenden Kostenstelle nach der Umlage nichts mehr übrigbleibt. Nach der umzulegenden Zeile (bei Umlage der kompletten Kostenstelle in der Regel das Vorläufige Ergebnis) wird die Umlagezeile eingefügt (UML-B- und UML-E). Man könnte dann darunter noch eine weitere Zeile einfügen (z. B. „Vorl. Erg. Nach Umlage“), in der das Vorläufiges Ergebnis mit der Umlage verrechnet wird. Der Wert dieser Zeile wäre dann auf der Abgebenden Kostenstelle „Null“ (die abgebende Kostenstelle wird ja um das Vorläufige Ergebnis entlastet). Diese Zeile muss aber mit „Generelle Ausgabe“ geschlüsselt werden (Eintrag „GA“ in der Spalte „Ausgabe“ der Zeilenstruktur), da sonst Zeilen mit einem Wert Null nicht angezeigt werden. Hier ein Beispiel:

Zeile Nr. 500 "Vorläufiges Ergebnis" (= Basis-BAB-Zeile): Wert 20.000,00 € auf der abgebenden Kostenstelle

Zeile Nr. 600 "Umlage Kst. XYZ" (mit der UML-E-Zeile): Wert -20.000,00 € auf der abgebenden Kostenstelle

Zeile Nr. 700 "Vorl. Erg. nach UML" (Bereichsaddition ++ Von Zeile 500 bis Zeile 600): Wert = 0 

Nach dem gleichen Prinzip funktioniert die Umlage einzelner Kostenarten. Haben Sie zum Beispiel eine Zeile „Personal“ mit den Personalkosten, müssen Sie diese Zeile als Basis-BAB-Zeile in den Stammdaten der Umlage angeben. Zusätzlich benötigen Sie auch hier eine Umlagezeile (UML-B und UML-E). Am sinnvollsten richten Sie diese Zeile gleich nach der Zeile „Personal“ ein. Umgelegt wird immer der gesamte Wert der Basis-BAB-Zeile. Ist dies zum Beispiel die Zeile „Personal“ (eine Kontenabfragezeile), so werden alle Buchungen auf die Konten umgelegt, die in dieser Zeile geschlüsselt sind. Möchten Sie nur einen Teil dieser Konten umlegen, müssen Sie eine Zeile für die Umlage „konstruieren“. Angenommen, die Zeile „Personal“ enthält den Kontenbereich 4100 bis 4990 (beim SKR03). Sie möchte aber nur den Kontenbereich 4120 bis 4199 umlegen. Dann benötigen Sie zwei „Personalzeilen“: Eine Zeile mit dem Kontenbereich 4100 bis 4119 und 4200 bis 4990 sowie eine Zeile mit dem Kontenbereich 4120 bis 4199 (Basis-BAB-Zeile für die Umlage).

Übrigens können Sie eine Kostenstelle auch mehrfach umlegen (Umlage der gleichen Kostenstelle mit unterschiedlichen Basis-BAB-Zeilen bzw. Kostenarten). Dazu empfehle ich die Lektüre des Dokuments Mehrfachumlage: Pro Kostenstelle/-träger mehrere Umlagen definieren oder folgendes Servicevideo:

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Angesichts der doch etwas komplexen Problemstellung empfehle ich Ihnen, meine Kolleginnen vom Anwenderservice zu kontaktieren (Tel. 0911 319-34720 oder per Servicekontakt online). Diese sind sehr kompetent und helfen Ihnen gerne weiter.

Mit freundlichem Gruß

Heinz Bleyer
Produktmanagement und Service Kostenrechnung

DATEV eG