KaRe: Erfahrungen mit Import von Daten aus WISO Mein Büro

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Hallo,

irgendwie schafft es Buhl, gerade Mandanten mit Internetshops ihre Software "Mein Büro" anzudrehen. Es wird wegen der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater auch immer auf die DATEV-Schnittstelle hingewiesen und die Mandanten denken, mit einem Knopfdruck sei jetzt ganz viel Geld gespart.

Nun ist der Export über die DATEV-Schnittstelle in meinen Augen total verkrüppelt, es wird z. B. bei dem Ausgangsrechnungen nur der Debitor 10000 und das Konto SKR03-Konto 8405 (bei Buhl: Erlöse 19% USt noch nicht fällig) bebucht und wenn auf diese Rechnung bereits eine Zahlung eingegangen ist, die zusätzlichen Buchungen 8405/8400 und 1360/10000 erzeugt. Die Zahlung wiederum wird auf das Konto 1360 gebucht. Alles in allem ein vollkommener Irrsinn.

Nun meine Frage: Hat jemand anderes auch schon mit Mein Büro zu tun gehabt und hat Einstellungen gefunden, die halbwegs praktikabel sind und möchte diese mit anderen teilen? Vielen Dank dafür.

(Und bitte keine Diskussionen, das Programm grundsätzlich untauglich ist oder warum der Mandant es einsetzt oder warum der Mandant nicht vorher gefragt hat oder oder. Es ist jetzt so und eine Umstellung bei den Mandanten kommt nicht infrage, da über dieses Programm die gesamte Fakturierung und Lagerverwaltung läuft.)

Viele Grüße

[#2]

Moin,

bisher ist es mir auch nicht gelungen, eine automatisierte Lösung zu erarbeiten. Es scheint als wären die Nutzer häufig nicht in der Lage, das, was wir möchten, in der Software zu generieren. Buhl schein häufig andere Bezeichnungen für die Auswertungen zu verwenden und so redet man gerne aneinander vorbei. Die Übernahme von EB-Werten scheint auch nicht gerade trivial zu sein (meine Befürchtung ist, dass es nur mit der jeweils neu zu erwerbenden Jahresversion richtig geht).

Ich nehme mir die Kontendrucke (am liebsten als pdf) und erfasse die Jahresverkehrszahlen (ja. ja, wie früher). Hat sich bewährt. Der Mandant erhält eine Umbuchungsliste mit der Bitte, diese in sein System einzupflegen.

An dieser Stelle wenig Komfort, aber dem Mandanten X Stunden die Datengewinnung zu erklären und dann noch einmal Y Stunden zum Einlesen verbraten habe ich keine Lust.

Gruß

KP

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Hallo Herr Preuß,

Sie wollen zwar die Diskussion in Klammern nicht hören, aber genau hier liegt doch das Problem...und wird es in Zukunft auch immer liegen.

Was kann von einem  ca. 60€ teuren Programm erwartet werden? Ich habe selber Erfahrungen mit dem Datenaustausch von Programmen im Niedrigpreissektor und der DATEV und kann hier nur sagen:

Man muss (darf) als Steuerberater auch nicht alles mitmachen!

Sie können nie sicher sein, dass bei DATEV wirklich das gewollte ankommt und schon gar nicht das gewollte beim abgebenden Programm wieder zurückgegeben wird. Der reine Datenaustausch reicht hier nicht, es gibt nun mal auch automatisierte "Folgeverarbeitungen" und Programmlogiken die bei DATEV immer anders sind als im übergebenden Programm. Wenn der Steuerberater hier gegenüber seinem Mandanten wirklich gut arbeiten möchte, muss er jede Buchung und deren Auswirkung im Ursprungsprogramm (also nicht nur den reinen Buchungssatz) nachvollziehen und mit der Auswirkung unter DATEV vergleichen. Der Aufwand ist höher als alles gleich selber zu buchen. Auch wird es in Ihrem Fall einen Datenbestand "Mein Büro" und "DATEV" geben. Diese werden wahrscheinlich niemals identisch sein, schon über eine manuelle Nacherfassung der Abschlussbuchungen. In Zeiten von GoBD und elektronischer Buchführung sollte jeder Berater eine solche "doppelte Buchführung" ablehnen und nur Schnittstellenbuchungen von (ebenfalls) professionellen Programmen annehmen. Wenn was schief läuft liegt das aus Sicht des Mandanten dann aber garantiert nicht am "sehr günstigen Programm" sondern am Steuerberater.

Wenn Sie tatsächlich so arbeiten wollen, dann Augen zu und durch (und viel Glück).

Kai-Holger Dostal

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Ich habe selber Erfahrungen mit dem Datenaustausch von Programmen im Niedrigpreissektor und der DATEV und kann hier nur sagen:

Leider hat dies nicht unbedingt mit dem Preis für das Produkt zu tun. Auch teurere Produkte zeigen hier oft Mängel in der Schnittstelle.

Vorallem stellen die verschiedenen Programmlogiken/-philosophien hier Hürden dar.

( Autokonten, Zwischenbuchungen usw.)

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Das stimmt Herr Kinzler, aber von den sehr günstigen kann man einfach noch viel weniger erwarten.... Geiz ist aber immer noch geil?

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Im übrigen ist das besagte Programm aber laut Hersteller auch für Mittelständer bestens geeignet, alles ohne Vorkenntnisse und ganz leicht und sicher. Sollten wir weg von der DATEV?

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Hallo,

vielen Dank für die ersten Rückmeldungen. Damit keine Missverständnisse auftreten: Es geht nicht um die Datenübernahme einer Jahresbuchhaltung, sondern um monatliche Warenein-/Warenausgänge und in einem Fall zusätzlich um die Übernahme von Bankbuchungen.

Ich weiss, dass die Lösungen mit einem (kostengünstigen) Drittprogramm alles andere toll sind, aber seien wird doch mal ehrlich:

Wieviele Mandanten holen sich vor Aufsetzen eines Webshops Beratung beim Steuerberater, gerade im Zusammenhang mit Export-Möglichkeiten?
Welcher Berater überblickt infrage kommende Softwarelösungen, wenn sie nicht von DATEV kommen?

Natürlich sollte nicht aller Unfug mitgemacht werden, aber einem aus einem Nebenerwerb startenden Unternehmer, welcher sich langsam eine Existenz aufbaut, nach langer Zeit mit einer Umstellung seiner Lagerhaltung, seiner Fakturierung zu kommen, ist naturgemäß schwierig, wenn nicht unmöglich. Da zählt dann leider eher der vermeintlich günstige Preis mit dem Hinweis "Ist doch eine DATEV-Schnittstelle dabei."

In meinen Fällen geht es darum, aus dem Arbeitsablauf beim Mandanten diejenigen Daten zu erhalten, die für eine Buchführung notwendig sind.

Viele Grüße

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Hallo Herr Preuß,

ich verstehe Sie schon und Sie haben auch recht, dass wir meist nicht gefragt werden. Dass es sich "nur" um den WE und Bank handelt, ändert jedoch nichts an den Tatsachen. Eine gute Lösung werden Sie in diesem Fall trotz aller Tipps auf Dauer nicht finden, da bin ich sicher. Wenn die Fremdsoftware eine DATEV-Schnittstelle verspricht, muss Sie dies auch halten - hier sind nicht Sie oder DATEV in der Pflicht.

Ihren Angaben entnehme ich, dass Ihr Mandant buchführungspflichtig ist. Die Auftragsverwaltung muss dann doch erst recht auch alle rechtlichen Anforderungen an Festschreibung, Datensicherheit, GoBD etc. erfüllen. Kann das dieses 60€ Programm tatsächlich. Vielleicht kann man den Mandanten an dieser Stelle schon sensibilisieren.

Wie wäre es denn, wenn der Mandant die Sachen ausdruckt und Sie erfassen in good old Manier? Modern ist zwar anders, teurer vermutlich auch aber der Mandant hat Sie ja auch nicht vor der Anschaffung gefragt.

Rein praktisch gesehen bietet die Fremdsoftware vielleicht einen einfachen Textexport - ASCII dann können Sie über selbstdefinierte Felder im REWE diese Daten individuell in die benötigten Felder übernehmen. Die Arbeit und das Risiko bleibt dann vollends bei Ihnen. 

Gruß Kai-Holger Dostal   

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Ihren Angaben entnehme ich, dass Ihr Mandant buchführungspflichtig ist. Die Auftragsverwaltung muss dann doch erst recht auch alle rechtlichen Anforderungen an Festschreibung, Datensicherheit, GoBD etc. erfüllen.

Meinen sie mit buchführungspflichtig Bilanzierer? Das Programm scheint eher für EÜR gedacht zu sein, bzw. ist hierfür konfiguriert. Dann würde die Beschriftung des Kontos auch stimmen. Erst durch die Zahlung kommt es zum Erlös.

Diese wird nicht direkt gebucht, sondern über das Zwischenkonto 1360.

Lassen Sie Ihren Mandanten mal kontrollieren, ob man das Programm auch für Bilanzierer umkonfigurieren kann. Wenn nicht hat Ihr Mandant (und damit auch Sie) ein Problem.

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Hallo Herr Kinzler,

laut Programmbeschreibung ist die Fremdsoftware sogar für Mittelständler geeignet!

(Buchführungspflichtige sind doch immer Bilanzierer? )

Die USt-liche Buchung weist auf einen Ist-Versteuerer hin.... daher die entsprechenden UB.

Da scheint noch mehr im Argen zu liegen als nur das Schnittstellenproblem?

[#11]

Hallo,

danke nochmals für die weiteren Rückmeldungen. Es handelt sich bei einem Mandat um einen Bilanzierer und bei dem anderen einen EÜR-Fall. Deshalb die Frage an jemanden, der evtl. schon weiter als ich ist, wie die entsprechenden Exporte aus der Drittsoftware vorbereitet/bearbeitet werden.

Die anderen Problematiken wie GoBD usw. sind durchaus bekannt. Mir ging es eher die technische Seite. Wir wollten ursprünglich bei dem Bilanzierer die neue Kassen- und Warenerfassung für Office für den WE/WA einsetzen - keine Chance, denn "da muss ich ja auch jede einzelne Rechnung eintragen. Das ist doch für mich kein Unterschied zum Kugelschreiber." Eigentlich schon, denn so würde ja die händische Erfassung gespart werden, aber nun ja ...

Deshalb sollten jetzt, da ja alle Rechnungen im System vorliegen, WA-/WE-Buchungen über die bereits besprochene DATEV-Schnittstelle erstellt werden, was ja eigentlich nicht so schwer sein sollte. Anscheinend ist es das aber doch. Sicherlich könnte man versuchen, ein eigenes Import-Format anzulegen, aber alles, was vom Standard abweicht, ist immer mit einem höheren Pflegebedarf verbunden.

Viele Grüße

[#12]

Dann weiterhin viel Glück! Ich würde so etwas mit einem buchführungspflichtigen nicht machen, aber jeder hat da so seine eigenen Prämissen.