Fremdbuchhaltung übernehmen

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Wir arbeiten mit der Mandantennummer unseres Steuerberaters und buchen aktuell 6 Firmen unserer Firmengruppe selbständig. Am Jahresende übertragen wir die Daten über das RZ an den Steuerberater für die Anfertigung des Jahresabschlusses. Wenn der Jahresabschluss erstellt ist bekommen wir die Daten vom Steuerberater über das RZ aktualisiert zurück. Ein normales gängiges Prozedere unter Datev.

Nun wollen wir für eine Firma an der wir uns beteiligen wollen die Buchhaltung übernehmen. Der Steuerberater ist aber vorerst noch ein anderer.

Kann ich unter der Mandantennummer unseres Steuerberaters die neue Firma eröffnen und vom anderen Steuerberater die Daten einspielen und am Jahresende die Daten wieder an den Steuerberater geben für die Erstellung der Bilanz?

Theoretisch müsste das möglich sein, aber wahrscheinlich nicht über das RZ sondern 

über eine Datensicherung? 

Nach den ersten Informationen die ich erhalten habe müsste ich einen neuen Zugang mit der Mandantennummer des anderen Steuerberaters beantragen. 

Ist das wirklich notwendig?

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Ich gehe davon aus, dass Sie "Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen (Compact)" einsetzen.

... wenn der Steuerberater des neuen Unternehmens mit "Datev Kanzlei-Rechnungswesen" arbeitet, wäre aus meiner Sicht der Datenaustausch per "Bestandsdienste Rechnungswesen" der einfachste und sofort einsetzbare Weg.

Der StB übermittelt Ihnen am besten die Bestandssicherung der letzten Jahre und Sie buchen mit diesen Ordnungsbegriffen (Beraternummer/Mandantennummer) wie gewohnt weiter.

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Vielen Dank für die schnell Antwort.

Ja wir arbeiten mit Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen (Compact).

Das wäre schon die beste und von uns favorisierte Vorgehensweise. 

Die Frage die sich uns stellt ist aber, ob wir mit unserer Mandantennummer,

die wir ja von unserem Steuerberater erhalten haben auch von einem anderen Steuerberater Daten über Bestandsdienste Rechnungswesen erhalten können. 

Unser Steuerberater meint das müsste gehen.... aber DATEV Service meinte wir müssten eine separate DATEV-Anwendung installieren, was aber umständlich wäre und zusätzliche Kosten verursachen würde.

Nun sind wir unsicher, was nun tatsächlich geht oder eben nicht.

Problem ist, dass wir 6 Firmen buchen für unseren Steuerberater und künftig 2 Firmen für einen anderen Steuerberater. Eventuell werden diese beiden Firmen in zwei Jahren auch von unserem Steuerberater betreut. Solange müssen wir die Daten an den anderen Steuerberater für den Jahresabschluss liefern, aber auch wieder zurückbekommen, wenn der Abschluss erstellt ist, damit die EB-Werte wieder übernommen werden können. 

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... das neue Unternehmen wird (natürlich) mit einer anderen Beraternummer und einer anderen Mandantennummer gebucht.

... hier gibt es kein Problem. Das kann so bleiben.

Sie könnten bei Bedarf sogar noch weitere 'fremde' Bestände (von weiteren Kanzleien) buchen, wenn Sie diese Rewe-Bestände per "Bestandsdienste Rechnungswesen" austauschen.

... einfach mal 'durchspielen'. Das ist eine Sache von wenigen Minuten.

.. und nach der Erstellung des Jahresabschlusses können Sie den geänderten REWE-Bestand wieder einspielen und die Salden/EB-Werte in's neue Wirtschaftsjahr übernehmen

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Für mich unverständlich, dass Ihre Fragen nicht umfassend und zufriedenstellend von (sogar) 2 beteiligten Steuerberatern beantwortet werden können (?). Vielleicht habe ich das aber auch falsch interpretiert.

Meinem Verständnis nach würde ich meinem Mandanten ein vollständiges und schlüssiges Konzept liefern, nach dem der Mandant sich nicht weitere Hilfe in einem kostenlosen Forum suchen muss (meine Meinung). So wie gefragt wird, scheinen ja Dinge noch - zumindest - unklar zu sein. 

Der (alte) Steuerberater kann Daten, die zu einer Mandanten/Beraternummer eines anderen gehört, per Datensicherung (vom Datenträger) in das eigene Rewe einspielen und dort weiter bearbeiten.

Wenn gewünscht kann dieser Datenbestand auch auf eine andere Berater / Mandantennummer umgespeichert werden, gleiches kann bei einer Rücksicherung danach (beim Abgebenden) wieder gemacht werden. Ich meine, man kann sogar unter der vorherigen Mandanten / Beraternummer Buchungen erfassen. 

Ich halte solche Vorgänge aber für anachronistisch und potentiell fehleranfällig / haftungsanfällig, weil (meine Meinung) immer weniger technisches Verständnis bei diesen Prozessen vorliegt und die Fehler sich in den letzten Jahren häufen (meine Beobachtungen).

Ein modernes System würde bei SmartIT oder ASP ansetzten, dass den Zugriff von Mandant + Steuerberater auf einen Datenbestand jederzeit garantiert.

"Disketten" austauschen ist schon in den 90er Jahren schiefgelaufen. Wenn hier von 7 Firmen gesprochen wird, ist das aus meiner Sicht lange überfällig und letztlich ein strukturelles Problem.

Bei diesem reinen Datensicherungs-Austausch-Prozedere zwischen zwei Steuerberatern bzw. mit Mandant, müssen alle ganz sauber arbeiten, miteinander kommunizieren und das technische Verständnis für die Vorgänge haben, ansonsten können Daten auch flöten gehen.

Allein die technische Möglichkeit nach der Datenweitergabe und vor der Datenwiedereinspielung auch selber noch buchen zu können ist fehleranfällig. Ggf. müssen hier auch Überlegungen hinsichtlich der GoBD angestellt werden.  

Macht der übernehmende Fehler und werden diese Fehler wieder eingespielt, dürften Daten ggf. für immer verloren sein. Das kann auch erst Jahre später auffallen, der Betriebsprüfer wird das mit Hinzuschätzungen danken. Daher müssen Prinzipien von z.B. "Checksumme" bei allen Datenüberträgen vorhanden sein (z.B. aus den Jahresverkehrszahlen, Anzahl Buchungen etc.). 

Am besten übergibt der abgebende Berater/Mandant inkl. Übergabeprotokoll (was wurde mit welchem Inhalt und welchem Stand übergeben, Festschreibung, RZ-gesendet, Stand Anlag etc.). Gleichzeitig halte ich eine saubere und vollständige RZ-Sicherung mit diesem Stand für sinnvoll + ein Sperren des Bestandes beim abgebenden Berater / Mandanten.

Ich gehe natürlich davon aus, dass dies genauso professionell (oder professioneller) gemacht wird, wollt es aber nur nochmal loswerden. 

Aus meiner (Steuerberatersicht) wäre ich sehr kritisch damit, an den Beständen anderer Berater "rumzufummeln", ggf. (und wenn überhaupt) nur mit oben genannten Strategien und klaren, schriftlichen Vereinbarungen.

Ich halte schon das geschilderte Grundprinzip, dass die erfassten Daten hier wohl erst am Jahresende an das RZ gesendet werden für unnachvollziehbar. Buchungen sollten aus Transparenzgründen und Sicherheitsgründen (eine Art zusätzliche Datensicherung - ist aber technisch gar keine!!!!!) jeden Monat an das RZ gesendet werden.    

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Vielen Dank für die ausführliche Schilderung. 

Die "Disketten-Variante" war nur eine Idee, falls es keine Möglichkeit über das RZ gäbe die Daten auszutauschen.

Aber das scheint ja nun doch möglich zu sein. Ich werde das ausprobieren und vor allem

auch mit unserem Steuerberater nochmals vorab Rücksprache nehmen.

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Danke für den Tipp. 

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... würde mich wundern, wenn die beiden StBs die Mandate des jeweils anderen StBs 'anfassen' oder die eigenen Mandate aus der Hand geben würden.

... rein technisch kann man die beiden Kanzleien und die zugehörigen REWE-Bestände getrennt voneinander halten.

Wenn man unbedingt im RZ sichern will, könnte man ja monatlich den Bestand des neuen Unternehmens in die zugehörige Kanzlei senden, zwecks Speicherung im RZ.

Übrigens, mit der Übermittlung per Disketten wäre man technisch noch auf dem Stand des letzten Jahrtausends.

... aber egal, komplizierter geht immer ...