Erfahrungsaustausch Kanzlei-Debitoren und -Kreditoren

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Hilfe!

Aus aktuellem Anlasse suche ich nach DATEV-Anwendern, gerne auch DATEV-Spezialisten zum Thema, die ebenfalls ihre Debitor- und Kreditor-Stammdaten auf Kanzlei-Ebene anlegen. Da wir eine kleine Firmengruppe sind (3 operative Gesellschaften) und einen Konzernabschluss erstellen müssen, haben wir zum Jahreswechsel 2014/2015 alles auf Kanzlei umgestellt.

Unser sehr fitter und erfahrener Berater konnte uns dazu nicht viel aus eigener Erfahrung berichten und so waren wir ziemlich auf uns selbst gestellt im weiteren Umgang damit. Als erstes fanden wir heraus, dass ein zentral angelegter Kreditor nur zur Erstanlage für alle Gesellschaften zentral zur Verfügung steht. Anders als z. B. bei SAP gibt es keine übergeordnet pflegbaren zentralen Stammdaten (z. B. Name und Anschrift), sondern sobald der Kanzlei-Kreditor in einem Mandanten benötigt wird, muss er zu einem individuellen gemacht werden und alles Weitere kann nur im Mandanten selbst angepasst werden. Das ist für die Praxis nicht besonders sinnvoll, denn damit ist es vorbei mit der zentralen Pflege von Stammdaten über mehrere Mandanten hinweg. Unverständlich ist auch, warum hier eine so andere Logik programmiert wurde als für die Sachkonten.

Beim Jahreswechsel 2015/2016 kam das dicke Ende heute nach der Jahresübernahme:

Nahezu bei allen Kreditoren waren Adressen und Bankverbindungen weg - sie waren nicht nach 2016 übernommen worden.

Warum das so ist, haben wir nach einigen Tests erkannt:

Bei der weiteren Bearbeitung der Kreditoren im Mandanten, die aus dem Kanzlei- einen Individuellen Kreditor macht, werden automatisch vom System Gültigkeitsdaten gesetzt, die sich nicht löschen lassen. Das war uns nicht aufgefallen. Sämtliche in 2015 angelegten Adressen und Bankverbindungen hatten automatisch den 31.12.2015 als "gültig bis" verpasst bekommen. Daher wurden sie nicht nach 2016 fortgeschrieben. Dieses Gültigkeitsende lässt sich leider auch nicht einfach so wieder löschen. Es lässt sich überhaupt nur beeinflussen, wenn eine weitere Adresse oder Bankverbindung hinterlegt wird.

Sind Leidensgenossen anwesend? Oder sind wir tatsächlich die ersten, die damit Probleme haben? Wer kann uns helfen?

Mittlerweile vermute ich fast, dass diese Funktionalität sonst von niemandem genutzt wird...

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Hallo Frau Hörkens,

die Logik der Kanzlei-Debitoren bzw - Kreditoren und der Kanzlei-Sachkonten ist identisch. Sobald Kanzlei-Konten angelegt sind, stehen sie bei allen Mandanten zur Verfügung, sobald Sie auf Mandantenebene ein Personen- oder Sachkonto ändern, wird hieraus ein individuelles Konto gemacht.

Die  Personenkontenstammdaten ändern Sie entweder zentral in den Kanzleidaten oder individuell im jeweiligen Mandanten selbst.

Aus Ihrer Schilderung entnehme ich jedoch, dass mandantenbezogene individuelle Änderungen der Personenkonten notwendig sind.

Nehmen wir mal folgendes Beispiel: Der Lieferant Testmann wird in den Mandanten 1, 2 und 3 benötigt. Allerdings ergeben sich hier Abweichungen bei den rechnungswesenbezogenen Angaben, z. B. bei der Zahlungsbedingung oder dem Zahlungsvorschlag. Eine solche Konstellation können Sie nur durch individuelle Änderung im betroffenen Mandanten selbst durchführen, wodurch die Verknüpfung zum Kanzlei-Kreditor verloren geht.

Für einen solchen Fall, fällt mir nur die Lösung der zentralen Geschäftspartner im DATEV Arbeitsplatz Mittelstand pro (DATEV Arbeitsplatz für Unternehmen) ein. Hier können die allgemeinen Stammdaten des Kunden oder Lieferanten wie Adresse und Bankverbindung zentral gepflegt werden und gleichzeitig individuelle Angaben zum Rechnungswesen gesondert hinterlegt sein.

Diese Möglichkeit ist allerdings an einigen Stellen noch etwas gewöhnungsbedürftig...

Viele Grüße

Christian Wielgoß

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Lieber Herr Wielgoß,

vielen Dank für Ihre schnelle Antwort. Zwischenzeitlich haben wir mit Hilfe aus Nürnberg, die ich parallel über den Berater meines Vertrauens vermittelt bekommen habe, das Problem der fehlenden Adressen und Bankverbindungen über einen ASCII Export der Stammdaten 2015 und Import nach 2016 lösen können.

Es ist derzeit immer eine Individualisierung des Debitors / Kreditors wie oben geschildert notwendig, das sieht das System so vor und wurde mir von der Entwicklerin bestätigt. Im zentralen Teil über die Kanzlei wird der Geschäftspartner angelegt, dort stehen nur die Reiter Adresse, Kommunikation, Bank und Korrespondenz zur Verfügung. Die Reiter OPOS-Allgemein, Zahlungsvorschlag und individuelle Felder sind im Mandanten verfügbar. Selbst wenn ich dort keine Einträge vornehme, muss ich den Geschäftspartner individualisieren, um ihn nutzen zu können. Die Sachkontenlogik ist definitiv eine andere, wir haben keine I-Sachkonten in Nutzung, das würde der Idee des Konzernkontenplans auch vollkommen widersprechen.

Ausblick:

Die DATEV plant ihre Logik für die Debitoren und Kreditoren aufzubrechen, damit zukünftig Adressdaten und Bankverbindungen auch über die Erstanlage hinaus zentral auf Kanzlei-Ebene gepflegt werden können. Ich bleibe mit der Entwicklerin diesbezüglich in Kontakt. Sollten sich hier User tummeln, die sich für das Thema interessieren, lade ich herzlich zum Austausch von Anforderungen ein, wir werden u. U. bei der Gestaltung Einfluss nehmen können.

Wir arbeiten mit dem DATEV Arbeitsplatz pro und Kanzlei-Rechnungswesen pro. Die Entwicklerin erwähnte, es gäbe noch eine alternative Konstellation zentraler Geschäftspartner über das Auftragswesen, auf die Sie vermutlich oben anspielen, da wir das aber nicht im Einsatz haben (passt nicht zu unserer Branche), entfällt diese Möglichkeit für uns.

Die vom System bei Individualisierung vorgegebene "Gültigkeitsdauer bis" für Adresse und Bankverbindung wird mit dem nächsten Release korrigiert, dabei handelt es sich um einen Programm-Fehler.

Viele Grüße zurück

Brigitte Hörkens

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Guten Tag Frau Hörkens,

gerne möchte ich Ihre Ausführungen konkretisieren.

Eine Individualisierung des Geschäftspartners ist erforderlich wenn:

• für diesen Geschäftspartner zur Kanzlei-Ebene abweichende Angaben in den Registerkarten Adresse, Kommunikation, Bank und Korrespondenz nötig sind und/oder

• für diesen Geschäftspartner abweichende Angaben von den im Mandantenbestand　 übergreifend hinterlegten OPOS-Stammdaten in den Registerkarten OPOS-Allgemein, Lastschriften, Mahnwesen, Zahlungsvorschlag und/oder individuelle Felder gelten sollen.

Sind hier keine Änderungen nötig, wird der Geschäftspartner wie in der Kanzlei-Ebene hinterlegt, im Mandantenbestand als Kanzlei-Beschriftung verwendet.

Ihr Interesse an der Weiterentwicklung der Programme in diesem Bereich zeigt uns, dass es lohnt sich das Thema näher anzuschauen.

Wir prüfen derzeit verschiedene Varianten um u.a. bei diesem Thema die Bearbeitung der Debitoren/Kreditoren unabhängig von der Kanzlei-Ebene besser zu gestalten.

Mit freundlichen Grüßen

Christian Nahr

Service Rechnungswesen (FIBU)

Datev eG