EC-Sammelgutschriften verbuchen im Zusammenhang mit Unternehmen online

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Hallo zusammen,

wir haben folgendes Problem, welches ich euch anhand eines Reifencenters verdeutlichen möchte:

1. Mandant schreibt Ausgangsrechnungen, viele i.H.v. bspw. 50,00 Euro für den Reifenwechsel, aber auch über andere Beträge für bspw. Verkäufe von Reifen

2. Mehrere Kunden zahlen täglich die Rechnungen per EC-Karte

3. Wir buchen die Ausgangsrechnungen debitorisch bzw. spielen diese über eine Schnittstelle ein

4. In der Bank geht eine Sammelzahlung aus bspw. fünf Positionen mit einem Gesamtbetrag X ein

Wie geht ihr in solchen Fällen im Zusammenhang mit Unternehmen online vor?

Im Papierordner würde der Mandant die Rechnungen, die bezahlt wurden, hinter den Kontoauszug mit der EC-Gutschrift heften, sodass wir wissen, welche Rechnung wir ausgleichen müssen.

Ein Weg (m.E. recht umständlich für nicht-technikaffine Mandanten, wäre die Zuordnung der Belege direkt in der Bank in DUO.

Habt ihr aus Erfahrungen eventuell andere Wege gefunden, mit denen sichergestellt werden kann, dass wir wissen, welche einzelnen Positionen die EC-Gutschrift umfasst und welche einzelnen Rechnungen genau angesprochen werden? Soll der Mandant die bisher abgehefteten Rechnungen und EC-Belege in einer Datei unter "Sonstiges" hochladen, sodass wir das Dokument manuell zuordnen oder wie ist die empfohlene Vorgehensweise?

Vielen Dank und viele Grüße!

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Wenn ihr die Belege debitorisch bucht braucht ihr ja nicht nochmal den Beleg digital dazu.

Hier würde sich in Bank online die Notizfunktion in den Kontoumsätzen (Kontoumsätze prüfen) anbieten, so dass der Mandant dort die Rechnungsnummern als Notiz rein schreibt.

Ihr könnt die Notizen per RZ-Bankabruf einlesen und so einsehen welche Rg.-Nr. zu den jeweiligen Sammlern gehören.

Achtung Einstellungen beachten. https://apps.datev.de/help-center/documents/1004397 

Ich bekomme von manchen Mandanten die Sammelzahlungen von der Bank schon aufgeteilt in Einzelbuchungen.

Bei jemand anderem bekomme ich eine Txt-Datei aus seiner OnlineBank aus der ich die Sammler ersehen kann, die Datei importiere ich ins Excel und sehe da was zusammen gehört.

Dann muss ich nur per OPOS nach den Nr. suchen und so die Aufteilung verbuchen.

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Danke für die Rückmeldung!

Die Notizfunktion würde ich auch als optimal empfinden, ist mit dem Mandanten nur wahrscheinlich nicht umzusetzen.

Die Einzelbuchungen aus dem Online-Banking finde ich da aber sehr interessant. Wie siehst du denn dann um welche Rechnung es sich handelt? Bei den EC-Zahlungen gibt der Mdt. lediglich den Betrag in das Kartenterminal ein und der Kunde zahlt. Wenn an einem Tag also fünf Kunden 50,00 Euro für ihren Reifenwechsel gezahlt haben, hätte ich fünf Buchungen á 50,00 Euro. Wie kann ich damit die Debitoren ausgleichen oder gibt es bei deinem Mandanten eine Möglichkeit, dass er noch weitere Angaben (z.B. Rechnungsnummer) mit eingeben kann?