Hallo Akoya,
wir haben uns im Rahmen unserer Software "Spesenfuchs" mit diesem Thema ausführlich beschäftigt.
Letztendlich würde ich Ihre Frage wie folgt beantworten:
Die (E-)Rechnung des Geschäftsreisenden muss, damit sie diesem erstattet werden kann, letztendlich in die Buchhaltung des Unternehmens wandern. Dort muss das Original ankommen, wenn es sich um eine elektronische Rechnung handelt und nicht z.B. ein Foto davon.
Im Idealfall (so haben wir es in Spesenfuchs implementiert) lädt der Geschäftsreisende also seine Flug/Mietwagen/etc. Rechnung in die Reisekostensoftware hoch. Diese erkennt, dass es sich um eine E-Rechnung handelt und gibt diese dann über die Schnittstelle im Original weiter. Für den Geschäftsreisenden ist das Ganze nur insofern relevant, als dass er lernen muss, dass er nicht ein Foto von einem Beleg macht, sondern das Original, das er in der Regel per E-Mail erhält, hoch lädt.
Damit würde sich die Frage "Muss neben der Fibu auch der Geschäftsreisende die E-Rechnung empfangen können?" mit "ja" beantworten lassen. Sicherlich lassen sich auch Prozesse implementieren, wo die Rechnung an das Unternehmen geht und dann ein Mitarbeiter des Unternehmens/Sekretariat etc. diese empfängt und in den Account des Geschäftsreisenden hoch lädt.
Reisekostenabrechnungen an sich (also Verpflegungsmehraufwendungen, Mahlzeitenabzüge und Kilometergeld https://www.spesenfuchs.de/unterschied-zwischen-entfernungspauschale-und-kilometergeld/ unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht, da keine Vorsteuer enthalten ist).
Zu beachten für das nächste Jahr ist, dass es sich bei Reisekosten oft auch um Belege handelt, die nicht oder noch nicht der E-Rechnungspflicht unterliegen wie z.B. Kleinbetragsrechnungen und Fahrscheine.
Viele Grüße
Reisekostenrechner
