Aufträge als Kostenträger

[#1]

Hallo zusammen,

ich würde ab diesem Jahr bei uns in der Firma gerne die Kostenrechnung richtig benutzen.

Normalerweise würde man als Kostenträger ja eine Abteilung o.ä. benutzen, die man vorher definiert. Ich würde als Kostenträger aber gerne unsere einzelnen Aufträge nutzen. Das sind etwas 1000 pro Jahr und uns wird durch unser CRM immer eine einmalige Nummer (aktuell vierstellig) zur Verfügung gestellt.

Kann ich diese einfach immer in Kost1 einpflegen? Oder müssen die Kostenträger am Anfang in den Stammdaten fest definiert werden?

Ziel ist die verschiedenen Eingangs und Ausgangsrechnungen zu jedem Auftrag zu erfassen und so den Deckungsbeitrag zu berechnen.

Zur Info: In Kost 2 würde ich ein ganz normales Kostenstellensystem einpflegen.

Beste Grüße,

Alex

[#2]

Hallo Herr Denaro,

leider weiß ich nicht, über welche Schnittstellen Ihr CRM verfügt. Je nach Funktionsumfang des CRM-Systems sehe ich grundsätzlich drei Möglichkeiten, Kostenstellen von einem CRM-System in die DATEV-Kostenrechnung zu übernehmen:

1. Wenn das CRM die Kostenstellen in eine Excel-, TXT- oder CSV-Datei exportieren kann, könnten die Kostenstellen mittels dieser Datei per ASCII- Import in die Kostenrechnung übernommen werden.
2. Einige CRM-Systeme verfügen auch über eine DATEV-Schnittstelle, mit der die Buchungssätze samt Kostenstellen oder auch nur die Kostenstellen in die DATEV-Software übernommen werden können.
3. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, mit DATEVconnect die Kostenstellen quasi per Knopfdruck in die DATEV-Kostenrechnung zu übernehmen. Immer wieder. Jährlich, monatlich, wöchentlich, täglich. So oft Sie wollen. Allerdings muss dazu DATEVconnect - eine API-Schnittstelle - in das CRM-System einmalig einprogrammiert werden. Von unserer Seite entstehen Ihnen dadurch keine Kosten. Sie benötigen aber einen Programmierer, der die Schnittstelle gegen Berechnung anhand unserer Schnittstellendokumentation einrichtet. Weitere Informationen zu DATEVconnect finden Sie im Internet unter www.datev.de/connect.

Mit freundlichem Gruß

DATEV eG

Heinz Bleyer

Produktmanagement und Service Kostenrechnung

[#3]

Hallo Herr Bleyer,

vielen Dank für Ihre Antwort. Das übertragen selber ist nicht das Problem. Ich kann das einfach im CRM anlegen un dann als Excel exportieren und dann als Ascii hochladen.

Auch bei den Eingangsrechnungen bekomme ich das mit einer SQL-Datenbank gelöst, die jeder Rechnung die richtige Kostenstelle zuweist.

Mein Problem ist, dass ich ja für jeden Auftrag eine neue Nummer habe und ich mir nicht sicher bin, ob ich nicht alle Kostenträger vorab in den Stammdaten einpflegen muss.

Beste Grüße,

Alexander Denaro

[#4]

Hallo Herr Denaro,

wenn ich Sie richtig verstanden habe, lesen Sie Eingangs- und Ausgangsrechnungen in DATEV-Rechnungswesen ein, die bereits eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger im Buchungssatz haben. In der Regel müssen die Kostenstellen vorher im Kostenstellenstamm angelegt werden, damit sie ausgewertet werden können. Es geht aber auch anders. Sie können die Kostenrechnung so konfigurieren, dass neue Kostenstellen, die erstmals über einen FIBU-Buchungssatz eingespielt werden, bei der nächsten BAB-Berechnung automatisch im Kostenstellenstamm angelegt werden (komplizierter Bandwurmsatz; mir fällt nur gerade keine bessere Formulierung ein ). Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie über das Menü Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten.
2. Öffnen Sie das Register FIBU-Buchungen.
3. Wählen Sie in der Gruppe "Behandlung fehlerhafter Eingaben im Buchungssatz" unter "Kostenstelle/-träger nicht angelegt" bei "Fehlerbehandlung" die Option Kostenstelle/-träger automatisch bei der BAB-Berechnung anlegen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und Schließen.

Kommen nun über die Buchungssätze neue Kostenstellen/-träger hinzu, werden diese bei der nächsten BAB-Berechnung im Kostenstellenstamm unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Kostenstellen/-träger automatisch angelegt. Die neu angelegten Kostenstellen/-träger haben alle die Kurzbezeichnung <aut.angel.> und die Langbezeichnung <automatisch angelegt am JJJJ/MM/TT um hh:min:sek>. Im Kostenstellenstamm können Sie diese Standardbezeichnungen nachträglich ändern.

Mit freundlichem Gruß

DATEV eG

Heinz Bleyer

Produktmanagement und Service Kostenrechnung