Umstellung auf vollautomatisiertes Kanzleirechnungswesen

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Hallo Zusammen,

alles spricht von Digitalsierung, also müssen auch wir Steuerberater diesen Schritt erstmal für uns zu 100% vollziehen, damit wir beim Mandanten die Sache glaubhaft rüberbringen können. Einige Dinge sind in der Praxis noch sehr holprig, aber über kurz oder lang kommen wir nicht drum herum.

Hier ein sehr interessanter Aufsatz, der das Thema sehr praxisnah beleuchtet:

http://www.stefanlami.com/content/inhalte/was_macht/themen/strategie/6_konzentrische_kreise_der_digitalisierung_und_automatisierung_in_der_steuerberatung/index_ger.html

In der ersten Stufe werden dort folgende Schritte empfohlen (meine Anmerkungen hierzu in kursiver Schrift - Inhalt teilweise angepasst/gekürzt😞

• Elektronischer Versand der Honorarnoten an die Mandanten. Die vorhandene Verpflichtung zur eigenhändigen Unterschrift auf Honorarnoten durch einen Berufsträger in Deutschland kann mittels einer Einverständniserklärung des Mandanten vermieden werden. (habe die Berechtigung zum Versand in meine AGBs übernommen. Ist zulässig und m.E. der einfachste Weg). Ist es nicht verrückt, den Mandanten von der Digitalisierung überzeugen zu wollen, ihm trotzdem die Honorarnoten auf Papier zu schicken, damit er sie einscannt und sie dann digital dem Steuerberater wieder zur Verfügung stellt? (im Forum gibt es schon hierzu Anmerkungen, vor allem dass die Optik der Rechnung verbesserungsfähig ist - aber es scheint technisch zu gehen).
• Digitaler Erhalt der Eingangsrechnungen. Musteranschreiben für die Umstellung an den Lieferanten finden sich genügend im Netz. Daran schließt der digitale Prüflauf der Eingangsrechnungen an (man bräuchte dann einen digitalen Eingangsstempel um die Sache GoBD-konform abwickeln zu können. Wer hat hier schon Erfahrungen? In DMS gibt es ja auch die Möglichkeit digitale Stempel zu erstellen). Die Verbuchung der Eingangsrechnungen kann dann weitestgehend automatisch erfolgen. Die OCR-Schrifterkennung ist ein – noch notwendiger – Zwischenschritt bis zu den bald flächendeckend vorhandenen echten elektronischen Rechnungen (in Form eines Datensatzes).
• Automatische Verbuchung aller Honorarnoten als Mindestmaß an möglichen Automatik-Buchungen. Daneben weitestgehend automatische Buchungen für Abschreibungen, Abgrenzungen, etc. (das geht bereits ohne Probleme).
• Vollständige Übernahme der Bankdaten durch sorgfältige Pflege der vorhandenen Lerndateien/Lernprogramme. (geht)
• Übernahme von Kassendaten aus dem elektronischen Kassenbuch.(geht)
• Tagfertige Buchhaltung – oder maximal wöchentlicher Buchungsrhythmus.
• Automatisierter Mahnlauf und digitaler Versand der Mahnungen. (hier müsste m.E. mit Lesebestätigung gearbeitet werden. Ein automatische Abspeichern der erstellten Mahnungen wie mit erstellten Rechnungen in DMS geht lt. DATEV noch nicht!)
• Elektronischer monatlicher Lohnausweis für Ihre Mitarbeiter; Versand per E-Mail oder Upload in Portale (Cloudlösung). (kein Problem).
• Die BWA und Controlling-Reports der Kanzlei nur in digitaler Form.
• Nutzung von Cloud-Lösungen für Ihre eigenen Rechnungswesendaten.
• Alle Kanzleidokumente in einem DMS.
• Digitaler, elektronische Posteingang, Postausgang – und elektronische Fristenkontrolle.(die Post bietet hier sogar den Service an, die komplette Kanzleipost vorab zu scannen und der Kanzlei elektronisch zur Verfügung zu stellen! Die Kostenersparnis für den internen Scanprozess wäre zu prüfen.)

https://www.epost.de/geschaeftskunden/epost-business-pro.html

Mich würden vor allem die Praxiserfahrungen der Kolleginnen und Kollegen interessieren, die in diesem Umstellungsprozess schon aktiv sind.

Beste Grüße

Stefan Hinterleitner

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Alles schön theoretisch - die Praxis sieht - wie immer - anders aus.

1. Ich bin nicht der Erziehungsbeauftragte meiner Mandanten, Prozesse ändern muss gewollt sein.
2. Der eingehende digitale Verkehr funktioniert schlicht nicht. Ich muss mich bei jedem Rechnungsaussteller mit anderen Verfahren herumschlagen - Papier ist manchmal einfacher.
3. Die OCR Erkennung und Weiterverarbeitung ist ein Lottospiel, nur habe ich beim Lotto höhere Gewinnchancen.
4. Das One Trick Pony (ZuFerd) hat sich nicht durchgesetzt und wird sich nicht durchsetzen.
5. Jeder Unternehmensberater haut sein Buzzwordbingo raus. Ob es passt oder nicht. Klingt gut, Umsetzung fragwürdig.
6. Die Individualität wird durch die Zwangsvereinheitlichung getötet. Ich spreche nicht von kreativer Buchhaltung sondern von dem Wollen und den Möglichkeiten der Mandanten.
7. Manchmal ist analog einfacher und preiswerter.
8. Bei den eigenen Rechnungen liegt das Potential nicht im Versand sondern in den davor liegenden Prozessen, sprich saubere Einrichtung der EO.

Gruß

KP