LODAS: Wichtige Info zu den Jahreswechselthemen

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Liebe Community,

der Jahreswechsel hält sowohl Sie als auch uns auf Trapp.

Bitte entschuldigen Sie die aktuelle Situation und die fehlende Transparenz, besonders zum Thema „Unfallversicherung“. Für uns, wie auch für Sie ist dies ein neues Verfahren.

Heute möchten wir Ihnen einen Überblick über die aktuellen Themen aus dem LODAS-Service geben.
(Für Lohn und Gehalt wird es ebenfalls noch eine separate Information geben)

Wir hoffen, dass wir Ihnen und uns damit diese brisante Zeit „erleichtern“ können und werden den Beitrag laufend aktualisieren.

AKTUALISIERUNG AM 23.01.2017: PUNKT 1.1, 1.4 und 1.7!

1. Digitaler Lohnnachweis

1.1 Service-Video:
Als Hilfestellung für die Abfrage der Stammdaten finden Sie hier ein Servicevideo.

Hinweis: Im Service-Video wird die Erfassung der Stammdaten ab 12/2016 beschrieben. Erfahrungswerte haben jedoch gezeigt, dass die Erfassung  der Stammdaten (lohnverantwortende Beschäftigungsbetrieb, lohnabrechnende Stelle und PIN) ab 01/2016 weniger Fehlerquellen mit sich bringt.
Wenn Sie den Abruf bereits mit 12/2016 vorgenommen und eine korrekte Auswertung erhalten haben, besteht für Sie kein Handlungsbedarf.

AKTUALISIERUNG 23.01.2017:

Die oben genannten Felder müssen nicht mehr zwingend manuell in 2016 erfasst werden. Es gab am 23.01.2017 eine Programmübergabe im Rechenzentrum: Hierbei werden ab sofort die Werte aus der Rückmeldung des UV-Stammdatendienstes für die Übermittlung des Digitalen Lohnnachweises verwendet. Mit der nächsten Abrechnung wird dieser nun erstellt und übermittelt.

Bitte beachten Sie Folgendes:

• Die Felder im Programm bleiben nach wie vor „leer“, wenn diese bisher nicht befüllt wurden. Sie erhalten jedoch kein  Fehlerprotokoll mehr.
• Wenn 01/2017 bereits abgerechnet wurde, senden Sie bitte eine Wiederabrechnung komplett, um den Digitalen Lohnnachweis für 2016 zu erstellen. Alternativ können Sie mit der Abrechnung 02/2017 über Bewegungsdaten | Erfassungstabellen | Nachberechnung Standard für eine Personalnummer eine Nachberechnung auf 01/2017 mit Wert 1, BS 96 erfassen.

AUSNAHME: Ein Wert in den Feldern (lohnverantwortende Beschäftigungsbetrieb, lohnabrechnende Stelle und PIN) ist nicht korrekt, dann ist dieser nach wie vor manuell (ab 01/2016) zu korrigieren.

1.2 EMPFEHLUNG: Checkliste
Es gibt ein neues Info-Dokument mit häufigen Fragestellungen / Situationen im Zusammenhang mit der Unfallversicherung.

Schauen Sie doch einfach mal rein: 1071591 - Checkliste zum Meldeverfahren zur Unfallversicherung

1.3 Stammdaten fehlen nach Stammdaten-Abruf aus DATEV-Rechenzentrum
Sie haben die Stammdaten zur Unfallversicherung über Mandant | Daten holen | Berufsgenossenschaften und Beschäftigungsbetriebe geholt, jedoch finden Sie unter Mandant | Sozialversicherung | Unfallversicherung | Mitgliedschaften keine Stammdaten.

Bitte belesen Sie sich hierzu im Dokument 1071547 - Unfallversicherung: Stammdaten fehlen nach Stammdaten-Abruf aus DATEV-Rechenzentrum.

1.4 Abfrage der UV-Stammdaten für das Jahr 2016

Bevor Sie die Abfrage Stammdaten Unfallversicherung über die Brennpunktmaske im LODAS starten, wechseln Sie vorher in den Bearbeitungsmonat auf 01/2016. Nur dann werden die im Dialog erfassten Angaben (PIN, Betriebsnummer lohnverantwortender Beschäftigungsbetrieb und lohnabrechnende Stelle) in die Stammdaten nach LODAS übernommen.

Alternativ können Sie die UV-Stammdaten unter Mandantendaten | Sozialversicherung | Unfallversicherung | Allgemeine Daten und unter Mitgliedschaften in 01/2016 erfassen und anschließend den Abruf der UV-Stammdaten vornehmen.

*Beachten Sie diesbezüglich den Hinweis unter 1.1 und die AKTUALISIERUNG vom 23.01.2017!

1.5 Abfrage erfolgte mit falscher PIN / Mitgliedsnummer / Betriebsnummer
Wenn Sie den UV-Stammdatenabruf mit einer falschen PIN, Mitgliedsnummer oder Betriebsnummer vorgenommen haben, kann die Abfrage nicht abgebrochen werden. Warten Sie die (Fehler-)Rückmeldung der DGUV ab. Ändern Sie dann die Stammdaten und starten Sie die Abfrage erneut.

ACHTUNG: Im Fall der fehlerhaften Betriebsnummern senden Sie nach Rückmeldung der DGUV zunächst eine Stornomeldung für den fehlerhaften Abruf. Warten Sie einen Tag ab, korrigieren Sie die Betriebsnummern und senden Sie dann eine neue Abfrage der Stammdaten. Ausnahme: Sollte beim Abruf der UV-Stammdaten, dass Feld der Betriebsnummern „leer“ gewesen sein, ist wiederum keine Stornomeldung erforderlich. Sie können die Stammdaten direkt ändern und die Abfrage neu starten.

Weiteres hierzu finden Sie im Dokument 1046504 - Meldung aufgrund falscher Daten bei Abfrage der Stammdaten für die Unfallversicherung. Das Dokument wird zur Stornomeldung noch aktualisiert.

1.6 Differenzen zwischen dem bisherigen (Auswertung 145-147) und digitalen Lohnnachweis (420-422)

In einigen Fällen gibt es Differenzen zwischen dem bisherigen Lohnnachweis und dem digitalen Lohnnachweis.

Dies kann folgende Ursachen haben:

• Im bisherigen Lohnnachweis (Auswertung 145) ist eine Nachberechnung für das Kalenderjahr 2015 enthalten.
• Im bisherigen Lohnnachweis dürfen manuelle Vorträge enthalten sein.

1017740 - Unfallversicherung: Auswertungen 145 und 420 nicht identisch - vorgetragener Wert nicht enthalten
• Das Kontrollkästchen „Personalnummer von den Meldeverfahren zur Unfallversicherung ab 2016 ausschließen (bei Abrechnung eines Arbeitnehmers über mehrere Personalnummern)“ unter Personaldaten | Sozialversicherung | Allgemeine Daten im Register  Unfallversicherung ist aktiviert.
• Das Entgelt wurde unter einer anderen Personalnummer des Arbeitsnehmers vorgetragen.

Derzeit sind noch andere Konstellationen in Klärung, z.B.

• Versorgungsbezugsempfänger (Abhilfe: Entfernen Sie für den Arbeitnehmer unter Personaldaten | Sozialversicherung | Allgemeine Daten im Register Unfallversicherung die Unfallversicherungspflicht)

• Teilmonatsberechnung

• rückwirkender Austritt eines Arbeitnehmers

• Unterbrochene Arbeitnehmer, z.B. Elternzeit

Diese werden aktuell geprüft. Wir informieren an dieser Stelle wieder.

1.7 Fehlerprotokoll: Betriebsnummer passt nicht zur Rückmeldung der DGUV
Mit der Abrechnung erhalten Sie ein Fehlerprotokoll mit dem Hinweis: Digitaler Lohnnachweis : Es findet keine Übermittlung statt. Die von Ihnen erfasste Betriebsnummer lohnverantwortliche Stelle oder Abrechnungsstelle passen nicht zur Rückmeldung der DGUV.

Bitte erfassen Sie in diesem Fall ab 01/2016 unter Mandantendaten | Sozialversicherung | Unfallversicherung | Allgemeine Daten die Betriebsnummern des lohnverantwortenden Beschäftigungsbetriebes und der lohnabrechnenden Stelle. Prüfen Sie bitte, ob auch die PIN unter Mitgliedschaften ab 01/2016 hinterlegt ist.

*Beachten Sie hierzu die AKTUALISIERUNG vom 23.01.2017 unter 1.1!

1.8 Fehlerprotokoll zum Fremdgefahrtarif:

In einigen Fällen erhalten Sie ein Fehlerprotokoll mit folgendem Hinweis: "DEÜV: Sie haben im Feld BG für FGTS einen unzulässigen Wert erfasst. Die Nutzung einer Fremdgefahrtarifstelle ist nur bei der BG 18 und 37 zulässig. Bitte korrigieren Sie Ihre Angabe …"

Grund hierfür ist eine fehlerhafte Betriebsnummer eines Unfallversicherungsträgers, welche unter Mandantendaten | Sozialversicherung | Unfallversicherung | Mitgliedschaften im Register Gefahrtarifstellen in der Spalte BG-Nr. GTS hinterlegt ist.

Bitte ändern Sie diese im entsprechenden Monat ab (bei Abrechnungsstand 12/2016 im Bearbeitungsmonat 01/2015, ansonsten 01/2016 oder bei unterjährigem Beginn im jeweiligen Monat, z.B. 06/2016) auf die Betriebsnummer Ihrer aktuell gültigen Berufsgenossenschaft ab. Mit einer Abrechnung werden die Stammdaten korrigiert und die UV-Jahresmeldung erstellt.

Hinweis: Das Problem tritt bei Berufsgenossenschaften auf, die im Laufe der Zeit fusioniert haben, beispw. BG 30.

　
1.9 Fehlerprotokoll: Es liegen von der DGUV noch keine zurückgemeldeten Stammdaten vor

Sie erhalten mit der Abrechnung folgendes Fehlerprotokoll: „Digitaler Lohnnachweis (DSLN): Für die Mitgliedsnummer xxxxxxxxxx findet keine Datenübermittlung des Lohnnachweises statt. Es liegen von der DGUV noch keine zurückgemeldeten Stammdaten vor. Wurde die Abfrage der Stammdaten noch nicht gestartet, führen Sie den Abruf durch. Wiederholen Sie nach erfolgreicher Rückmeldung der Stammdaten die Abrechnung.“

Normalerweise wird Ihnen der Fehler angezeigt, wenn noch kein Abruf der Stammdaten stattgefunden hat oder Sie zum Zeitpunkt der Abrechnung noch keine Rückmeldung der DGUV erhalten haben.

Bis 17.01.2017 wurde das Fehlerprotokoll jedoch auch für Berufsgenossenschaften ausgegeben, welche nicht an der Datenübermittlung teilnehmen. Dies wurde nun korrigiert.

Im Dokument 1012830 - Meldeverfahren zur Unfallversicherung - Hintergrund finden Sie eine Auflistung der nicht teilnehmenden Berufsgenossenschaften.

1.10 Fehlerprotokoll: Strukturschlüssel nicht zulässig

Sie erhalten mit der Abrechnung folgende Fehlermeldung: „Mandantendaten | Sozialversicherung | Unfallversicherung, Register Mitgliedschaft, Personaldaten | Sozialversicherung | Allgemeine SV-Daten, Register Unfallversicherung Abgabegrund 92 -Meldezeitraum JJJJMMTT - JJJJMMTT DEÜV: Der Strukturschlüssel XXX ist für die gespeicherte Berufsgenossenschaft nicht zulässig. Prüfen Sie Ihre Angaben anhand eines aktuellen Veranlagungsbescheids und korrigieren Sie diese Angaben. Weitere Informationen finden Sie in der Info-Datenbank im Dokument 1032526.“

Eine Abhilfe finden Sie im Dokument 1046494 - Strukturschlüssel nicht zulässig.

1.11 Unfallversicherung: Stundenermittlung auf dem Lohnnachweis

Sie haben von der DGUV den Beitragsmaßstab „Entgelt (Lohnnachweis wird auf Basis von Entgelt erwartet)" zurückgemeldet bekommen. Nun können Sie auf der Auswertung 421/422 die Anzahl der Stunden nicht nachvollziehen. Für Sie besteht kein Handlungsbedarf.

Eine Erläuterung finden Sie im Dokument 1080920 - Unfallversicherung: Stundenermittlung auf dem Lohnnachweis.

1.12 Fehlermeldung: #LO50463 beim Anlegen neuer Unfallversicherungs-Mitgliedschaften

Sie möchten eine neue Mitgliedschaft unter Mandantendaten | Sozialversicherung | Unfallversicherung | Mitgliedschaften anlegen, erhalten jedoch folgende Fehlermeldung: "#LO50463 Das Feld Nummer der Mitgliedschaft ist ungültig: Die Nummer der Mitgliedschaft ist schon angelegt. >> Korrigieren Sie Ihre Eingabe."

Abhilfe: Erfassen Sie eine neue Mitgliedschaft mit einer anderen Nummer, außer 1.

Weitere Informationen finden Sie im Dokument 1046495 - #LO50463 beim Anlegen neuer Unfallversicherungs-Mitgliedschaften.

1.13 Hotfix für LODAS 10.4

Seit dem 17.01.2016 gibt es ein Hotfix für LODAS: P0000004-10410. Dieser behebt einen technischen Fehler beim Datenabruf aus dem DATEV- Rechenzentrum im Rahmen des neuen Unfallversicherungs-Stammdatenverfahrens. Wir empfehlen Ihnen, diesen zu installieren.

Alle Info-Dokumente nochmal auf einen Blick:

1071591 - Checkliste zum Meldeverfahren zur Unfallversicherung

1012830 - Meldeverfahren zur Unfallversicherung – Hintergrund

5303207 - Meldeverfahren zur Unfallversicherung - Beispiele für LODAS

1032526 - Meldeverfahren zur Unfallversicherung - Anleitung für LODAS

1046504 - Meldung aufgrund falscher Daten bei Abfrage der Stammdaten für die Unfallversicherung

1017740 - Unfallversicherung: Auswertungen 145 und 420 nicht identisch - vorgetragener Wert für Arbeitnehmer nicht enthalten

1046494 - Strukturschlüssel nicht zulässig

1071547 - Unfallversicherung: Stammdaten fehlen nach Stammdaten-Abruf aus DATEV-Rechenzentrum

1080920 - Unfallversicherung: Stundenermittlung auf dem Lohnnachweis

1046495 – LO50463 beim Anlegen neuer Unfallversicherungs-Mitgliedschaften

2. Beschäftigungsbetriebe

2.1 Automatische Konsolidierung der Beschäftigungsbetriebe
Nach der Installation der Version 10.4 erhalten Sie mitunter ein Fehlerprotokoll bzgl. der Zuordnung der Konsolidierung des Beitragsnachweises.

Was ist zu tun? – Ihre Einstellungen zur Konsolidierung unter Mandantendaten | Sozialversicherung | Beschäftigungsbetriebe im Feld Beitragsnachweise unter folgendem Beschäftigungsbetrieb konsolidieren prüfen und ggf. anpassen.

Hinweis: Auch nach erfolgter Eingabe des Konsolidierungsmandanten bleibt das Fehler-/ Hinweisprotokoll für die nächsten Abrechnungen noch bestehen.  Die Konsolidierung des Beitragsnachweises findet dennoch statt.

Info-Dokumente zum Thema:
1017732 - Beschäftigungsbetriebe in LODAS 10.4: Automatische Konsolidierung der Beitragsnachweise nicht möglich
1071538 - Beschäftigungsbetriebe in LODAS compact / classic / comfort 10.4 erfassen

3. AAG

3.1 Neue Rückmeldegründe

Es gibt neue Rückmeldegründe zum AAG-Verfahren. Diese wurden wegen einer neuen Datensatzbeschreibung zum Januar 2017 von 14 auf 32 erweitert. Aktuell können diese nicht korrekt anzeigt werden. Aufgrund dessen bekommen Sie aktuell im LODAS einen Hinweis: "Erstattungssatz nicht korrekt". Diesen können Sie vorerst ignorieren. Die Abhilfe erfolgt voraussichtlich am 27.01.2017, dann gibt es ein neues Service-Release für LODAS.

Info-Dokumente zum Thema:
1021671 - AAG Aufwendungsausgleichsgesetz: Elektronisches Erstattungsverfahren (U1/U2) - Hintergrund

Gut zu Wissen:

• Fusion: Deutsche BKK und Barmer
  Die Krankenkassen Deutsche BKK und Barmer haben fusioniert. Die Betriebsnummer der Deutsche BKK kann zwar weiter verwendet werden, allerdings bittet die Barmer um die Verwendung derer Betriebsnummer (42938966).

• Auf folgender Internetseite finden Sie unsere aktuellen Top-Themen im Service: https://www.datev.de/web/de/top-themen/jahreswechsel-20152016/wichtige-informationen-zum-jahreswechsel/nachgefragte-service-themen-fuer-lodas/

Service-Samstage:

Der Programmservice LODAS ist am 21.01. und 28.01.2017 von 08:00 bis 15:00 Uhr telefonisch für Sie erreichbar.

Das muss mal gesagt werden: Es ist großartig, dass Sie sich und uns besonders in dieser Zeit im PWS-Forum so gut unterstützen und gegenseitig weiterhelfen. Wir wissen dies sehr zu schätzen. Nur so können wir den Jahreswechsel GEMEINSAM meistern.

Vielen Dank auch für Ihre Geduld, wenn es an der einen oder anderen Stelle klemmt. Wir sind dankbar und stolz, dass sich unsere Community so gut entwickelt hat und hoffen auf weiterhin gute Zusammenarbeit. Lieben Dank!

Beste Grüße

Ihr Community-Team LODAS
Katharina Dietl, Laura Klaus, Monique Schauer, Sandra Rüdinger, Verena Heinlein und Wolfgang Stein