Endgülige und vorläufige Archivierung von Daten aus Lohn und Gehalt

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Hallo,

beim Archieren von Daten aus Lohn und Gehalt wird unterschieden zwischen der endgültigen Archivierung nicht mehr änderbarer Zeiträume und der vorläufigen Archivierung noch änderbarer Zeiträume.

Der von mir abgerechnete Betrieb wurde eingestellt, keine Mitarbeiter mehr beschäftigt, SV-Prüfung erfolgt. Ich möchte jetzt die gesamten noch aufbewahrungspflichtigen Abrechnungsdaten eine Archiv-DVD erstellen lassen. Wenn kein Jahreswechsel mehr erfolgt kann ich das letzte und vorletzte Abrechnungsjahr soweit ich gesehen habe, nicht endgültig archiviert werden. Ist das ein Problem? Wodurch genau unterscheidet sich die vorläufige von der endgültigen Archivierung?

[#2]

Hallo,

vorläufig archivierbar ist das Vorjahr und das aktuelle Abrechnungsjahr bis zum aktuellen Abrechnungsmonat
(erkennbar am Wort „vorläufig“ neben der Jahreszahl). Alle Jahre davor können endgültig archiviert werden.

Die Unterscheidung zwischen vorläufiger und endgültiger Archivierung ist deshalb notwendig, da sich Auswertungen
für das aktuelle Jahr und das Vorjahr durch eine Nachberechnung ändern können.

Mit der nächsten Jahreswechsel-Version von Lohn und Gehalt müssen deshalb vorläufig archivierte Jahre, deren Auswertungen durch Nachberechnung nicht mehr veränderbar sind, endgültig archiviert werden.

Detaillierte Informationen finden Sie unter der Anleitung zur Erstellung einer Lohn-Archiv-DVD .

Viele Grüße

Sabine Hauch
Personalwirtschaft
DATEVeG

[#3]

Hallo,

danke für die Antwort.

Vielleicht habe ich mich nicht deutlich genug ausgedrückt, aber meine Frage bzw. mein Problem geht etwas darüber hinaus. Was mache ich, wenn ich keine Jahreswechsel-Version mehr beziehe, da ich keine Löhne mehr abrechne? Bleibt es dann bei der vorläufigen Archivierung? Ist das für die Aufbewahrungsverpflichtung der Lohnunterlagen ein Problem?

Danke und Viele Grüße

[#4]

Hallo,

die vorläufige Archivierung bedeutet, dass die Auswertungen per Nachberechnung verändert werden könnten.

Da sich bei Ihnen nichts mehr ändert, ist dies in dieser Situation als endgültig zu betrachten.

Viele Grüße,

Sabine Hauch
Personalwirtschaft
DATEVeG