Privateinlagen in DUO

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Hallo in die Runde,

wir haben bei einem Mandanten in unserer Kanzlei viele Privateinlagen, also viele bar bezahlte Belege. Ich wollte einmal fragen wie mit diesen kleinen Zetteln bei den anderen Kanzleien zum Thema Scannen und Ablage in DUO verfahren wird?

Wir haben bislang jeden Beleg einzeln Scannen lassen und ein extra Register in der Belegübersicht hierzu angelegt. Dies ist jedoch relativ aufwändig.

Sofern jemand Ideen oder Anregungen hat, wäre ich dankbar.

Mit freundlichen Grüßen

Marius Böttger

[#2 · Accepted solution]

Pro Beleg = 1 Datei ist ja sinnvoll.

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Dies ist jedoch relativ aufwändig.

Sehe da aber keine wirkliche Alternative. Ggf. gibt es Scanner / Software, die erkennt, dass auf dem A4 Vorlagenglas x Belege liegen, schneidet die automatisch zu und macht auch x Dateien daraus. Aber das wird sicher den preislichen Rahmen für 1 Mandant sprengen, bis die Anschaffungskosten wieder rausgeholt sind.

Was aber vielleicht schneller geht: upload mobil am iPhone inkl. SmartLogin. Auch keine schöne Lösung aber fotografieren geht ggf. schneller.

Die Belege sind aber deutlich größer, da DATEV hier nur Graustufen statt SW draus macht. Das macht sich je nach Anzahl schnell im Volumen und Preis für UO bemerkbar.

Vielleicht ist der FUJITSU ScanSnap iX500 Deluxe etwas dafür?

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Scanbot mit SmartLogin, funktioniert super damit Thermobelege zu digitalisieren. 40 Stück pro Minute ist machbar.

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Fujitsu Scan Snap i500 (mein absoluter Favorit) scant wirklich alles. Vom Tankbeleg bis Mini-Quittung über dickeres Parkticket...

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michaelhubersteuerberatungsgesellschaftmbh​: Der iX500 hat aber keine TWAIN Schnittstelle, richtig? Dann scannen Sie also alle Belege mit der von FTS bereitgestellten Software und übertragen Sie dann manuell nach UO (Belegtransfer, Upload online, ...)?

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Hallo,

ja ich scanne immer zuerst in eine Ordnerstruktur und lade von dort die Belege mit Belegtransfer oder per DRAG & DROP in Upload online an DUO hoch.

Was hat der Twain Treiber für einen Vorteil ? Dass ich direkt über den Scanbutton im Upload online arbeiten kann ? Oder gibt es weitere ?

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Hallo Herr michaelhubersteuerberatungsgesellschaftmbh,

ein Glück, dass ich den Thread gefunden habe . Unser Mandat hat zu 95% auch solche nicht A4 Formate zum scannen.

Dann darf ich den iX500 also empfehlen und richte ihn via FTS Software und Scan in die Pfade von Belegtransfer ein?

Scannt der auch überlange Quittungen, so 40cm? Dann man den nicht-A4-Beleg einfach rechts an die Seite legen zum scannen oder muss man jedes Mal die Schieber rechts und links zum Beleg passend schieben, damit der den Beleg mittig einzieht?

Danke vorab für Feedback!

EDIT:

oder muss man jedes Mal die Schieber rechts und links zum Beleg passend schieben, damit der den Beleg mittig einzieht?

Okay, laut YouTube Video muss man die Schieber passend wählen, damit der Scan in der Mitte glatt durchgeht. Hm. Müsste man schauen, wie praktikabel das ist, wenn man erst Porto von der Post scannt, dann Tankbelege und am Ende den Einkauf ei LIDL oder ähnlich. Ich habe den Scanner aktuell trotzdem empfohlen. Sieht auf den ersten Blick ganz gut aus.

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Hallo,

also ich ich habe den Scanner als Musterscanner in der Kanzlei.

Wir scannen per USB, es geht aber auch per WLAN.

Belege die länger als eine DIN A 4 Seite sind werden bis zum Ende gescannt.

Alles was nicht weiß ist wird automatisch weggeschnitten.

Ich mache mir meist nicht die Mühe die Seitenschine zu verschieben, es wird trotzdem sauber und gerade eingezogen.

Wir scannen mit der ScanSnap Software. Dort kann man Profile anlegen und dadurch dem Scanner sagen in welches Verzeichnis gescannt wird.

Diese werden dann per Belegtransfer abgefragt und übertragen.

Wichtig, beim Scan Profil bei Scan Art KEINE eintragen.

bei Fragen dürfen Sie gerne anrufen. Wenn man nach meinem Namen und Steuerberater sucht findet man mich in Villingen-Schwenningen 🙂

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Alles was nicht weiß ist wird automatisch weggeschnitten.

Das klingt traumhaft.

Ich mache mir meist nicht die Mühe die Seitenschine zu verschieben, es wird trotzdem sauber und gerade eingezogen.

Klingt noch besser.

bei Fragen dürfen Sie gerne anrufen. Wenn man nach meinem Namen und Steuerberater sucht findet man mich in Villingen-Schwenningen 🙂

Alles klar! Danke fürs Angebot. Werde ich, wenn nötig, gern einmal in Anspruch nehmen. Mal sehen, ob das Mandat bereit ist, um die 400€ für einen Scanner zu zahlen.

Wie ist das mit mehrseitigen Belegen? Kann man heften oder besser ein Profil erstellen: 20 Blätter oben rein, 1 Datei unten raus?

Übrigens: die Jungs aus der DEL bei Ihnen aus dem Ort bzw. deren Bus parkte heute Nacht vorm Stadthotel Iserlohn

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Hallo,

Leerseiten werden übrigens auch raus gelöscht...

wir haben 1 Profil 1 Blatt und ein Profil mehrere Blätter.

1. Scannt 50 Seiten und macht daraus 50 Dateien.

2. Scannt so lange bis nichts mehr kommt und macht aus allen Seiten eine Datei.

P.S. Die Wild Wings spielen morgen in Iserlohn. Kellerduell Letzter gegen Vorletzter 🙂