Auftragswesen online / Belegerstellung + Artikel-Anlage

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Hallo Community,

ich bin gerade dabei, Auftragswesen online erstmalig einzurichten und finde für bestimmte Fragen in den Info-Broschüren keine/unzureichende Antwort.

Evtl. können Sie mir helfen?!

1. Artikelanlage bzw. Einheiten: div. Artikel werden bei uns per Tausend berechnen. Mit welcher Formel kann ich in den Einheiten angeben, dass der

Preis für die eingegebene Stückzahl auf 1/1000 berechnet wird? z.B. für 1.000 Umschläge beträgt der Tausenderpreis € 36,00.

Bei u.g. Eingabe wird das in den Verkaufsbelegen jedoch nicht umgesetzt.

Die Berechnung erfolgt nach wie vor per Stück (25.000 x 36,00 statt 25 x 36,00)

2. Belegerstellung (z.B. Angebot):

Ich würde in unseren Angeboten gerne Projektbezeichnungen angeben die bei der Belegweitergabe an Auftrag bzw. Rechnung automatisch übernommen werden (wie z.B. die Auftragsnummer). Ist das zu realisieren?

Ist es möglich, im Positionsbereich für einzelne Textpassagen (z.B. Zwischensumme...) den Schriftstil zu ändern (z.B. fett oder unterstreichen)?

Gibt es eine Möglichkeit, die Artikelgruppe als Anfangsposition für diese Leistungsbeschreibung mit auszugeben? Quasi eine einmalige Überschrift die kenntlich macht, zu welchem Bereich der/die nachfolgenden Artikel (der gleichen Artikelgruppe) gehören bzw. wann der Wechsel in eine nächste Artikelgruppe anfängt?

Kann man für den Positionsbereich Standardtexte anlegen, die wie ein Artikel über eine Art-Nummer eingefügt werden können (jedoch ohne Angabe von Artikeltyp "Leistung/Ware"/Stückzahl/Preis)?

3. Stammdatenanlagen

kann man je Firma/Kunde auch mehrere Ansprechpartner anlegen...

...welche dann in den Belegen (Angebot/Auftrag/Rechnung) wählbar sind?

Oh je, so viele Fragen

Aber schon mal vielen Dank im Voraus für die Hilfe!

Viele Grüße

Elisabeth Rosenstock

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Hallo Frau Rosenstock,

1. Artikelanlage:

Es kann zwar eine Umrechnung hinterlegt werden, allerdings wird dies nicht in den Artikelstammdaten oder in der Belegerstellung gezogen. Dies wurde bereits an unsere Produktentwicklung weitergegeben.

2. Belegerstellung:

- Ein individuelles Feld mit der Projektbezeichnung können wir nicht anlegen.

Jedoch kann man im Angebot z. B. im Einleitungstext die Projektbezeichnung manuell erfassen und im Editierfeld auf den blauen Pfeil der nach rechts zeigt klicken, dann wird der Text beim Weiterführen in den nächsten Beleg übertragen.

- Die Zwischensumme im Positionsbereich ist nicht editierbar.

- Die Artikelgruppe kann man in der Belegerstellung nicht automatisch einblenden oder einfügen.

Sie könnten über die Artikel eine Textposition einfügen und dort manuell die Artikelgruppe erfassen.

- Standardtexte für den Positionsbereich können nicht angelegt werden. Für die Bereiche wie Einleitungstext, Abschlusstext etc. kann man unter Einstellungen / Textbausteine Texte definiert werden, die man dann in der Belegerstellung einfügen kann. Im Positionsbereich kann man eine Textposition einfügen und dort seinen gewünschten Text erfassen.

3. Stammdatenanlagen

In den Kundenstammdaten kann nur ein Ansprechpartner hinterlegt werden.

Der Wunsch mehrere Ansprechpartner zu hinterlegen und diese dann in der Belegerstellung auszuwählen haben wir bereits als Anforderung für unsere Produktentwicklung aufgenommen.

Ein Workaround wäre, den Ansprechpartner z. B. im Einleitungstext zu erfassen oder im Adresszusatz zu erfassen.

Mit freundlichem Gruß

DATEV eG

Kristina Bluhm

Produktmanagement und Service DATEV Mittelstand & Auftragswesen online

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Hallo Frau Bluhm,

vielen Dank für Ihre Antwort.

Ist schon absehbar, wann die Umrechnung "per Tausend" verfügbar sein wird?

Es wäre auch sehr hilfreich, wenn im Positionsbereich Standardtext hinterlegen werden könnten. Denn jedes Mal einen wiederkehrenden Text einzutippen, ist nicht gerade effizient. Evtl. können Sie diesen Wunsch auch an die Produktentwicklung weiterleiten?!

Eine Frage noch: Ist es möglich, einen Beleg von Auftrag/Rechnung zurück nach Angebote zu kopieren?

Vielen Dank für eine kurze Info und schöne Grüße

Elisabeth Rosenstock

[#4]

Hallo Frau Rosenstock,

bitte haben Sie Verständnis, dass wir über einen konkreten Realisierungszeitpunkt noch keine Aussage treffen können.

Ihr Wunsch die Texte im Positionsbereich als Standardtexte zu hinterlegen gebe ich an unsere Produktentwicklung weiter.

Eine Auftragsbestätigung/Rechnung kann man nicht als Angebot zurückkopieren.

Was ist denn ihr Hintergrund für diese Frage?

Wurde ein Auftragsbestätigung fälschlicherweise in eine Rechnung weitergeführt?

Mit freundlichem Gruß

DATEV eG

Kristina Bluhm

Produktmanagement und Service DATEV Mittelstand & Auftragswesen online

[#5]

Guten Morgen Frau Bluhm,

Hintergrund meiner Frage ist, dass wir bei neuen Angeboten sehr oft das gleiche Anforderungsprofil einer bereits geschriebenen Rechnung haben. Oder, dass bei einem Angebot, welches bereits in einen Auftrag weitergeführt wurden, der Kunde noch kurzfristig Ergänzungen/Änderungen hat, jedoch für den internen Einkauf zwingend ein komplettes Angebot braucht (welche bei uns sehr umfangreich ausfallen können). Hier wäre es sehr hilfreich, wenn es möglich wäre, AB´s bzw. Rechnungen entsprechend kopieren zu können.

Es ist fatal, ein komplettes Angebot neu schreiben zu müssen, weil sich z.B. nur eine Stückzahl geändert hat, welche binnen Sekunden geändert werden könnte. Hier sollte Ihre Produktentwicklung bitte dringen eine Lösung anbieten.

Eine weitere Frage ist auftaucht: unsere Kunden haben z.T. sehr lange Firmenanschriften inkl. Ansprechpartner.

Besteht die Möglichkeit, bei der Stammdatenanlage für den Firmennamen drei Zeilen (zzgl. zum Adresszusatz) + eine Zeile für den Ansprechpartner einzufügen?

In der Stammdatenanlage kann man ja einen Ansprechpartner einsetzten. Warum wird dieser beim Adresskopf im Auftragswesen nicht mit übernommen?

Vielen Dank für eine kurze Info und schöne Grüße

Elisabeth Rosenstock

[#6]

Hallo Frau Rosenstock,

sobald man das Angebot weiterführt z. B. in eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung wird der Vorgängerbeleg, also das Angebot festgeschrieben und kann nicht mehr geändert werden. Wenn man jetzt noch eine Änderung im Angebot machen möchte, ist dies nicht mehr möglich.

Man kann eine bestehende Rechnung schon kopieren, allerdings kann man daraus dann keine Belegart Angebot machen. Es ist dann ein neuer Vorgang.

Der Wunsch nach weiteren Zeilen in der Kundenanschrift und einem extra Feld für den Ansprechpartner wurde bei uns intern schon aufgenommen. Diese werden bei uns selbstverständlich berücksichtigt.

Das Feld Ansprechpartner in den Kundenstammdaten ist nur für die Stammdaten und nicht für die Belegerstellung weil wir für dieses Feld keinen Platzhalter haben.

Man könnte sich so behelfen, dass man in den Adresszusatz den Ansprechpartner übernimmt oder händisch z. B. in den Einleitungstext den Ansprechpartner einträgt.

Mit freundlichem Gruß

DATEV eG

Kristina Bluhm

Produktmanagement und Service DATEV Mittelstand & Auftragswesen online