DATEVconnect für Mandant per Smart-Login - Rechteverwaltung

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Hallo zusammen,

ein Mandant von uns würde gerne den Belegtransfer von Sevdesk zu Unternehmen Online über DATEVconnect nutzen. Die DATEVconnect Lizenz liegt vor. Die Authentifizierung soll über den Smart-Login passieren.

Meine Fragen beziehen sich auf die Rechtevergabe für die erfolgreiche Nutzung der DATEVconnect Schnittstelle nötig ist.

1.) Ist es notwendig für jeden Mandaten einen eigenen Smart-Login mit Unterberaternummer zu bestellen oder kann man auch einfach einen neuen "Kanzleimitarbeiter" für jeden Mandanten unter der eigenen Beraternummer anlegen?

2.) Sofern ich nun einen einsetzbereiten Smart-Login habe, muss dieser ja sicherlich noch mit den entsprechenden Rechten für die Nutzung von DATEVconnect bzw. den Schreibzugriff auf den Unternehmen-Online Bestand der jeweiligen Mandantennummer ausgestattet werden. Die Dokumentation in Lexinform (1003185) dazu scheint mir viel zu umfangreich. Ist es wirklich nötig nur für die Nutzung der Schnittstelle in der Benutzerverwaltung anzulegen?

Für jede Hilfe bin ich dankbar.

MFG GSS

[#2 · Accepted solution]

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@gss schrieb:

Ist es notwendig für jeden Mandaten einen eigenen Smart-Login mit Unterberaternummer zu bestellen

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Technisch nicht unbedingt. In wie weit das gegen die DATEV Lizenzbestimmungen stößt, kann ich nicht sagen. 

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@gss schrieb:

oder kann man auch einfach einen neuen "Kanzleimitarbeiter" für jeden Mandanten unter der eigenen Beraternummer anlegen?

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Das geht technisch auch aber wie behalten Sie dann den Überblick? Zumal das SmartLogin unter der Beraternummer der Kanzlei und damit verbunden z.B. auch den SKs hängt. Datenschutztechnisch würde ich so ein "Konstrukt" niemals bauen. Sage niemals nie aber in dem Fall: doch ☝️. Allein schon, weil unter Personendaten verwalten dann statt unter der eigenen Beraternummer des Mandaten diese als Mitarbeiter in der Kanzlei auftauchen und damit meine ich auch als Auswahl in den Online Anwendungen wie dem Servicekontakt online. 

Im Zuge der DATEV Strategie: Cloud first halte ich das für eine absolut fahrlässige Umsetzung. 

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@gss schrieb:

Ist es wirklich nötig nur für die Nutzung der Schnittstelle in der Benutzerverwaltung anzulegen?

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Sie verwechseln DATEVconnect ≠ DATEVconnect online respektive die neuen Namen dazu: Rechnungs- und Buchungsdatenservice. Das Recht dazu muss nur in der Rechteverwaltung online angelegt werden. 

Was möglich ist: Buchen Sie sich als Kanzlei die neuen Services und lassen sich vom Mandanten einen extra Login zu sevDesk geben und verbinden DUO und sevDesk auf Kanzleiseite miteinander. Dann ist es auch sauber und das Mandat braucht keine eigene Beraternummer und keinen eigenen SmartLogin. 

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Hallo Metalposaunist,

vielen Dank für die schnelle und aussagekräftige Antwort.

Wenn ich Sie richtig verstehe ist das normale Vorgehen also für jeden Smart-Login eine Unterberaternummer einzurichten und dann diesem Prozedere zu folgen:

https://apps.datev.de/help-center/documents/1007329

Die einzige Frage die ich hierzu noch hätte ist, ob es für die Nutzung notwendig ist die Kanzlei Rechnungswesen Leistung auf die Unterberaternummer umzuspeichern? Von Unternehmen Online bin ich was Ordnungsbegriffe angeht etwas Umstand gewohnt.

MFG gss

[#4 · Accepted solution]

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@gss schrieb:

Wenn ich Sie richtig verstehe ist das normale Vorgehen also für jeden Smart-Login eine Unterberaternummer einzurichten und dann diesem Prozedere zu folgen:

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Richtig. Nur nicht jedes SmartLogin, sondern jeder Mandant bekommt eine eigene Beraternummer. Auf die kann man dann z.B. weitere SmartLogins buchen, wenn z.B. Frau und Mann ein Unternehmen führen. 

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@gss schrieb:

Die einzige Frage die ich hierzu noch hätte ist, ob es für die Nutzung notwendig ist die Kanzlei Rechnungswesen Leistung auf die Unterberaternummer umzuspeichern?

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Nein, wo die Daten liegen, spielt keine Rolle. Dafür ist die Rechteverwaltung online zuständig, der man sagt, dass das SmartLogin nur Zugriff auf Berater A und Mandant B hat. Wenn man aus versehen ein * einträgt und das SmartLogin unter der Kanzleiberaternummer geführt wird, sieht das Mandat all Ihre anderen DUO Mandate und dann kann man wohl die Kanzlei dicht machen, weil man den Reputationsverlust inkl. DSGVO Meldung nicht mehr wett macht. 

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@gss schrieb:

Von Unternehmen Online bin ich was Ordnungsbegriffe angeht etwas Umstand gewohnt.

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Warum? 🤔 Ich nicht. Die Leistungen müssen im besten Falle alle unter dem gleichen Ordnungsbegriff laufen aber sonst habe ich mit DUO dahingehend keine Probleme. 

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Perfekt, Danke schön. Ich habe es hinbekommen.

Um späteren Nutzern mit ähnlichen Fragen vielleicht noch weiterzuhelfen:

Bei der Bestellung des Rechnungsdatenservice für den Mandanten muss man keine neuen Nutzer anlegen. Dies war mir nicht bewusst. Sofern der Sachbearbeiter (meist über Sicherheitspaket compact) als Person mit Nutzungsrechten für den Rechnungsdatenservice versehen wird und dieser einen direkten Zugang bei Sevdek hat, klappt der Übertrag auch ohne Anlage einer Unterberaternummer (wie es metalposaunist richtig gesagt hat).

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@gss schrieb:

Von Unternehmen Online bin ich was Ordnungsbegriffe angeht etwas Umstand gewohnt.

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Die Leistungen müssen im besten Falle alle unter dem gleichen Ordnungsbegriff laufen aber sonst habe ich mit DUO dahingehend keine Probleme. 

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Ich persönlich fand zumindest den Wechsel von Bestandsmandaten zu UO und eigener Unterberaternummer im mitgliedsgebundene Mandantengeschäft etwas umständlich. Jede Leistung braucht nach dem Umspeichern nochmal ein paar Kniffe um wieder reibungslos zu funktionieren.

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@gss schrieb:

Ich persönlich fand zumindest den Wechsel von Bestandsmandaten zu UO und eigener Unterberaternummer im mitgliedsgebundene Mandantengeschäft etwas umständlich. 

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Das stimmt 👍. Kommt bei uns aber sehr selten vor. Wenn man das macht, kommt da ein ganzer Rattenschwanz an Änderungen nach. Fängt man beim REWE an, geht man über Lohn, über den Bilanzbericht / AP, RVo Rechte und bestimmt dort in den Programmen nochmal Einstellungen. 

Zumal beim Übertrag von LODAS die Auswertungen nicht mit wandern und das bei einer Prüfung, so unsere Lohnabteilung, es nichts gerade besser macht. 

Alle Daten von Selbstbuchern landen auch auf deren Beraternummern; alle Mandate, für die die Kanzlei von FiBu bis Lohn alles macht, liegen auf der Kanzleiberaternummer. Die Trennung hat bei mir bisher gut funktioniert. Oder wenn man weiß, das ist ein großes Mandat, legt man alle Leistungen rein aus Vorsicht auch auf der mandantengenutzten Beraternummer an. Dann hält man sich mit MigMag einige Punkte flexibel offen, ohne alles ändern zu müssen. 

Freut mich, dass es läuft 😀!