Postausgänge auf mehreren Dokumenten gleichzeitig erfassen

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Sehr geehrte Damen und Herren,

vor dem DMS Update konnte man bei den Dokumenten mehrere Dokumente gleichzeitig markieren und anschließend per Rechtsmausklick über Postausgang (PA) anlegen für jedes einzelne Dokument einen PA erfassen (Ganz praktisch wenn man um die 50 Rechnungen verschickt und auf jede einen PA erfassen muss). 

Wenn man in der neuen DMS jetzt verschieden Rechnungen markiert und per Rechtsmausklick einen PA erfassen will, erstellt es einen Postausgang mit immer gleichen Dokumentennamen, Dokumentenart etc... Es besteht nicht mehr die Möglichkeit, dass zu jedem Dokument sich das PA-Fenster öffnet und individuell festgelegt werden  kann, um welche Art von PA es sich handelt. 

Gravierender ist das Problem, wenn man verschiedene Dokumente an den Mandanten schickt und darauf PA erfassen möchte. 

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Guten Tag @StbGaiserPeter 

dass bei einer Mehrfachauswahl in DMS nur einmal der PA-Dialog auftaucht ist richtig. 

Man kann dann z.B. 10 Rechnungen auswählen und für diese gesammelt den PA erfassen, da die Rechnungen ja alle die selbe Dokumentart haben. 

Ich verstehe nicht ganz, an welcher Stelle bei Ihnen der gleiche Dokumentenname übernommen wird. Die Dokumentenbeschreibungen bleiben von der PA-Anlage unberührt. 

Vielleicht können Sie mir das Ganze genauer erläutern? 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Sehr geehrte Frau Schlee,

wenn man unter Dokumente z. B. 10 Rechnungen markiert und auf „Postausgang anlegen“ geht,

öffnet sich folgendes Fenster:

Man gibt einmalig für die 10 Rechnungen: Mandant; Dokumentenart: usw.  ein.

Danach ist bei allen 10 Rechnungen der betreff gleich: also Rechnung 3631/2021…,

obwohl dann beispielsweise: Rechnung 3632/2021 oder 3632/2021 stehen müsste.

Mit freundlichen Grüßen

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Guten Tag @StbGaiserPeter , 

vielen Dank für die Rückmeldung. Ich konnte das Verhalten intern nachvollziehen. 

Es handelt sich hierbei um einen Fehler, welcher aktuell bei den Kollegen unserer Entwicklung in Analyse ist. 

Sie haben alternativ die Möglichkeit, das Feld "Notiz" einzublenden. Dort wird die Beschreibung pro Dokument gefüllt. Hilft Ihnen das eventuell weiter? 

Die Dokument Verknüpfung nach DMS ist trotz der falschen Übernahme in die Spalte "Betreff" aber korrekt, hier gibt es demnach keine Konsequenzen. 

Viele Grüße aus Nürnberg

und einen schönen Start in das Wochenende 


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Vielen Dank Frau Schlee für die schnelle Antwort.

Über die Notiz zu gehen ist keine befriedigende Lösung. Mein Hauptproblem dabei ist, wenn doch mal jemand außerhalb vom Sekretariat (Chefetage) was bei den Postausgängen sucht, wird er es nicht finden.

Aktuell erfassen wir die Postausgänge für jedes Dokument einzeln. Wir hoffen, dass Ihre Kollegen aus der Analyse bald diesen Fehler beheben können.

Wäre es möglich, dass Sie mich informieren, wenn der Fehler behoben ist?

Mit freundlichen Grüßen

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@StbGaiserPeter  Sehr gerne. 

Das Feld "Notiz" lässt sich in Post, Fristen und Bescheide ganz einfach über Rechtsklick > Einstellungen Liste... einblenden. 

Dann kann über z.B. Erweiterte Suche gesucht werden. 

Ich hänge Ihnen einen Screenshot an. 

Die Beschreibung des Dokuments aus DMS wird automatisch in die Spalte "Notiz" in PFB übernommen. Hier habe ich für 3 Dokumente zusammen den PA angelegt.

Sie sehen - in der Notiz wird alles richtig übernommen. 

Eine Info meinerseits kann ich Ihnen leider an dieser Stelle nicht versprechen.

Halten Sie am Besten die Hilfe-Dokumente im Blick. In den Dokumenten "Aktuelle Version..." wird auf Neuerungen bzw. Fehlerbehebungen eingegangen. 

 Hier geht es z.B. zum Dokument von Eigenorganisation classic 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#7]

Guten Tag,

ich habe hierzu eine artverwandte Frage: wie geht man vor wenn man für einen Mandanten, in einem Postausgang, verschiedene Dokumentarten erfasse möchte: also ein Brief mit zB. einem Anschreiben, einer Auswertung und einer Rechnung. Die Dokumentart kann ja nur einmal (einfach) erfasst werden.

Herzliche Grüße,

Sabine Nägler

[#8]

ich würde hier 3 Postausgänge anlegen,

Versandtyp anderer Post beigelegt...

so löse ich das, obs einfacher geht weiß ich leider auch nicht...