Hallo zusammen,
die "Idea" für DATEV Datenprüfung: alte Bestände / Vorgänge sollten gegen Veränderungen geschützt werden können und müssen entweder lesbar im alten Zustand geöffnet werden können (inkl. Prüfschritte, Referenztabellen und Parametrisierung) oder aber alternativ (oder sogar ergänzend weil sich das nicht per se ausschließt) insgesamt bei einem Update migriert werden können, ohne dass die Parametrisierung gänzlich verloren geht.
Und wenn es sich (durch den doch hoffentlich seltenen Wegfall von Prüfungsschritten und Parametern) nicht anders lösen oder in neue Parameter übersetzen lässt, sollten Details auch wirklich Details anzeigen und mitteilen, welche Parameter am besten mit welchem Wert durch Bestätigung von "ja" verloren gehen.
Details, Begründung, Screenshots:
Als Prüfer und Datenanalyst möchte ich neben der Ad-Hoc-Analyse und standardisierten Datenprüfung über Prüfungsschritte meine durchgeführten Analysen nachvollziehbar dokumentieren und für die Folgeprüfung oder einem Review nachvollziehbar erhalten.
Stichworte: Archivierung Datenprüfung, Ergebnisdokumentation, Effizienz, Nachvollziehbarkeit, Referenz, standardisierte und beschleunigte Wiederholung von mandantenspezifischen Prüfungen im Folgejahr.
Hierzu wird (bei uns) auch im Normalfall das Ergebnisdokument aus der Datenprüfung inklusive Beschreibung der Prüfungshandlung, des Prüfungsergebnisses und oftmals natürlich auch eines Datenauszugs als Tabelle und Ergebnisdokument abgelegt und dann nach AP Comfort in den Standard-Akten-Bereich GA-90 überführt. Der AP-Bestand wird später außerdem im DMS revisionssicher archiviert.
Weiterhin gibt es auch Bestrebungen der DATEV (siehe Workshop Frankfurt Jan 2020), die Tools in der Prüfung besser zu integrieren und zu verzahnen- schon heute kann ich Ergebenisdokument aktiv in die Aktenstruktur von AP Comfort schieben lassen und ebenso auch aus AP Comfort heraus an bestimmten Stellen eine Datenanalyse starten.
Der Vorgang vergangener Analysen wird schließlich auch noch im Datenpfad der DATEV Datenprüfung abgelegt und soll dort natürlich - ähnlich wie bei vielen anderen DATEV-Programmen - als "Bestandssicherung" der Nachwelt im Rahmen der Archivierungspflicht und Nachvollziehbarkeit vergangener Analysen erhalten bleiben.
In anderen Ideas gibt es schließlich den Wunsch, Effizienzsteigerungen, Standardisierungen durch Wiederholung von Prüfungsschritten aus den Vorjahren, Übertragung der Spaltenzuordnungen, Referenztabellen / -paremtrisierungen, etc.
Und nun kommt ein großes Aber und die damit verbundene "Idea":
Bei fast jedem DATEV Programm ist es üblich, dass es nach dem Update eine Migration von Beständen wenigstens der letzten aktuellen Vorversion, oftmals auch noch älterer Bestände gibt, oder dass diese wenigstens bei einem Update über den Datentrafo aktualisiert werden. Hierbei bleiben im Regelfall mandantenspezifische Parametrisierungen erhalten.
Offenbar ist dies aber nicht (immer) so bei der Datenprüfung. 😞
Sämtlich o.g. Erwartungen, Ziele, Ideas und Wünsche, sowie die praxistaugliche Dokumentation der Handlungen in der Datenprüfung bzw. der effizienten Wiederholung im Folgejahr wird dadurch aktuell gefährdet.
Als die Referenztabellen seinerzeit noch ein Prüfungsschritt waren, kannten wir die Meldung schon. Diese wanderten bei einem Update "urplötzlich" in einen eigenen Menüpunkt und waren dann kein Prüfungsschritt mehr, sondern eine Standardfunktion. Im Grunde einleuchtend, weniger gut war, dass die Parametrisierungen dabei im Regelfall verloren gingen. Der Grund war, dass eben beim nächsten Öffnen eines Vorgangs bestimmte Prüfungsschritte oder gar einzelne Parameter durch Modelländerungen nicht mehr existieren und deshalb zurückgesetzt werden müssen.
Nun geschieht es aber wieder mit erhöhter Regelmäßigkeit und auch bei recht aktuellen Beständen, wo es das vorherige Phänomen überhaupt nicht gibt (vorherige Referenztabellen also nicht aus dem Bereich "Prüfungsschritte" ins Ribbon-Menü gewandert sind), dass wir bei Öffnen eines Vorgangs mit dieser Meldung "begrüßt" werden:
Abgesehen vom Philosophischen Charakter und extrem geringen praktischen Nutzen den ein Klick auf "Nein" bedeutet, macht auch ein Klick auf "Ja" nicht unbedingt gerade glücklich.
Was habe ich letztlich davon, wenn nach fast jedem wesentlichen Update durch Veränderungen (und offenbar sogar Erweiterungen ohne Wegfall von Parametern) die Zuordnung und Parametrisierungen in den Referenztabellen oder Prüfungsschritten verloren geht, wenn ich das ganze im nächsten Veranlagungsjahr (also ein Jahr später öffne).
Durch dieses Problem kann ich noch nicht einmal zwei Datenprüfungs-Programmfenster und zwei Vorgänge öffnen und die Parametrisierung vom Vorjahr in einen aktuelleren Bestand oder ganz anderen Mandanten mit gleichem System oder Datenaufbau manuell übertragen, denn: die Parametrisierung geht unweigerlich bei Klick auf "ja" verloren. 😞
Noch schlimmer: die dürftige Beschreibung in den Details. Dort wird weiterhin von einem "Prüfungsschritt 'Referenztabelle' "... gesprochen, obwohl diese längst nicht mehr als Prüfungsschritt geführt wird. Ok. Geschenkt. Wenn man weiß dass das im Hintergrund technisch wohl immernoch wie ein Prüfungsschritt behandelt wird, oder aber einfach der Text der Fehlermeldung nicht umformuliert wurde, wie gesagt: geschenkt. Doof ist nur, dass dann da steht: die Parameter wurden geändert. Denn: welche denn? 😉
Noch fieser: wenn ich den Anspruch habe, dass die Bestände (aka Vorgänge) unveränderlich nach Abschluss der Prüfung zur Verfügung bleiben sollen, müsste es eigentlich sogar einen Schreibschutz, ein Wegsichern oder Archivieren geben. Dann müssen die Datenstrukturen aber bei jedem Update auch über einen Trafo sauber migriert werden und die o.g. Meldung ist im Regelfall obsolet.
Noch unpraktischer: man kann den Vorgang ja sogar öffnen, weil es eine alte Prüfung ist organisatorisch sicherstellen daran nichts zu ändern und beim Schließen dann sagen, dass nichts gespeichert werden soll. Kurioserweise kommt dann beim nächsten Öffnen die o.g. Meldung wieder. 😉
Daher und wie schon gesagt:
alte Bestände / Vorgänge sollten gegen Veränderungen geschützt werden können und müssen entweder lesbar im alten Zustand geöffnet werden können (inkl. Prüfschritte, Referenztabellen und Parametrisierung) oder aber alternativ (bzw. ergänzend) insgesamt bei einem Update migriert werden können, ohne dass die Parametrisierung gänzlich verloren geht. Ein Festschreiben abgeschlossener Prüfungen / wenigstens einen gesonderten "nur-Lese"-Modus / Haken (vorgangsbezogen) wäre ebenso in diesem Zusammenhang hilfreich.
Viele Grüße, Bernd Wettstein.
Es ist soweit. Bei uns wurde am Wochenende die DVD 14 und damit Datenprüfung 3.1 eingespielt. Ich wollte nun voller Freude und Erwartung die neue Version öffnen und die Umgesetzten Verbesserungen "bestaunen", werde aber schon gleich beim erstbesten Fall nun erneut mit #WP46578 begrüßt, dass eben also die Parametrisierung des bestehenden Prüfungsschritt (der dann keine ist, weil es offenbar die allgemeine Referenztabelle (Buchungen) ist verloren sind. 😞
Wieder macht die Abfrage keinen Sinn. Und wieder bleibt nebulös, welche Parameter verloren sind und weshalb dies überhaupt nicht migriert werden kann. Und wieder ist es ein Fall, der erst kürzlich mit einer Version geöffnet war, also kein Uralt-Fall der noch aus der Zeit stammt, als Referenztabellen tatsächlich Prüfungsschritte waren.
Bin ich hier der Einzige mit diesem Phänomen? Was soll sich denn hier zwischen <3.1 und 3.1 geändert haben? Wie sehen denn die anderen Anwender das mit dem Thema Erhalt des bestehenden Vorgangs zur Dokumentation und Archivierung?
😞
Grüße, Bernd Wettstein
P.S.: ich will nicht undankbar sein, es wurden sicher viele andere Verbesserungsvorschläge tatsächlich umgesetzt und auch der eine oder andere Bug ist offenbar behoben. Ich werde mir das auch noch genauer ansehen und bei Gelegenheit gerne genauer kommentieren, aber: der Punkt nachhaltiges Öffnen / Wiederherstellen / Archivieren vergangener (Daten-)Prüfungen und Vorgänge zur Dokumentation ist m.E. kein unwesentlicher Punkt.
