Liebe Community,
wie im letzten Thread gewünscht mein Feedback in IDEA:
Wir haben bei einem neuen Bestand folgende Anwendungen kombiniert:
- Datev Unternehmen Online
- Belegfreigabe Online
- Auftragswesen next.
Vorweg: Per se ist nicht alles an DATEV Unternehmen Online schlecht, diesen Eindruck möchte ich mit diesem Beitrag nicht erwecken. Vielmehr werde ich hier einzelne Punkte zu den Anwendungen kritisieren über die man häufig in der Praxis stolpert. Auch möchte ich über meine ersten Erfahrungen hinsichtlich Belegfreigabe Online und Auftragswesen next berichten.
Die Erwartungshaltung an einer Softwarelösung die vom Steuerberater stammt ist vom Mandant nun Mal sehr hoch. Einerseits werden zahlreiche Funktionen gewünscht, anderseits sollen diese nicht so überladen sein, dass die Mandate mit der Anwendung überfordert sind. Durch die Rechteverwaltung besteht die Möglichkeit Anwendungen komplett auszublenden, dies eignet sich hervorragend um Mandate an die Anwendungen Schritt für Schritt heranzuführen. Dagegen ist es sehr viel störender die extreme Änderungen an der Oberfläche bzw. des Design. Nach meiner Beobachtung steht uns bereits jetzt wieder ein neues Design (diesmal in blau) bevor. Ich bitte die DATEV sich endlich für ein Design zu entscheiden und Änderungen mit mehr Fingerspitzengefühl durchzuführen. Viele Anwender sind mit plötzliche Änderungen der Oberfläche schnell überfordert. Auch wenn dies in der Regel nur kurz anhält erhalten wir zuerst eine Beschwerde und Kritik seitens der Mandate.
DATEV Unternehmen Online:
Login:
Aus Gründen der IT-Sicherheit kann ich den automatischen Logout bestens verstehen. Dennoch würden wir uns die Möglichkeit wünschen mit Einwilligung die Zeit deutlich verlängern zu können. Vielen Mandate beklagen es sich mehrmals am Tag mit dem SmartLogin sich anmelden zu müssen.
Übersicht:
Hier wird grundsätzlich der Workflow in DUO dargestellt.
Dagegen ist die Darstellung in "Anwendungen" eher Chaotisch, bzw. es ist schwer den Mandanten den Zusammenhang der Module zu erläutern. Ich würde an dieser Stelle eine Anordnung als Liste (wie früher) bevorzugen.
Belege:
Die Einteilung der Belegübersicht halte ich für sehr ungünstig. Zum einem wird der Platz für die Belegvorschau nicht ausgenutzt. Hier sollte das Browser Fenster von der oberen bis zur unteren Kante genutzt werden. Leider sind 32 oder 27 Zoll Monitore kein Standard. Auch wird die Qualität des Beleges in der Vorschau nach unten skaliert - völlig unnötig!
im Bearbeitungsmodus Erweitert steht die Rechnungsliste zur Verfügung. An sich eine super Funktion zur Überwachung der Rechnungen. Aber scheitert eine Überweisung daran, dass z.B. bei der TAN Eingabe das Pop-up Fenster blockiert ist, wird die Rechnung als bezahlt markiert obwohl keine Überweisung durchgeführt wurde. Die Überweisungen sind nicht verschwunden, sondern stehen in der Bank als Offen. Für einige Mandate ist dieser Vorgang schwer nachzuvollziehen. Die Zahlung sollte aus der Rechnungsliste nur dann ausgetragen bzw. die Rechnung als bezahlt markiert werden wenn die Überweisung erfolgreich war.
Belegfreigabe Online (Stand 27.01.2022):
Die Belegfreigabe ist eine wirklich sehr gute Erweiterung für die Gestaltung des Workflows des Digitalisierungsprozesses. Nach dem Upload der Belege kann je nach Belegtyp der Freigabeprozess Zwischengeschaltet werden. Danach können die Belege durch den ersten Benutzer Freigegeben oder Zur Klärung an einen anderen Freigeber zugewiesen werden. Die Freigabe wird zum Beleg Dokumentiert. E-Mail Benachrichtigung zu einem Upload oder einer Zuweisung sind individuell möglich und werden täglich in der früh verschickt.
In der Übersicht in DUO werden direkt angezeigt wie viele Belege zur Freigabe stehen, insbesondere die die einem direkt zugewiesen wurden (siehe oben).
Es ist eine einfache Funktion mit einem deutlichen Mehrwert!
Auftragswesen next Stand (27.01.2022):
Bisher können nur Rechnungen und Lieferscheine erstellt werden. Ich hoffe das die Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und vor allem von Abschlagsrechnungen noch diese Frühjahr kommen!
In den Einstellungen können Steuersätze, Mengeneinheiten, Textbausteine, Preise auf Belegen (Netto oder Brutto), Belegnummern, Geschäftsvorfälle, E-Rechnung, Beleglayout und E-Mail Versand angepasst werden.
Zu Textbausteine: Diese können für die Rechnungserstellung je nach Art (Hinweis, Abschlusstext, Hinweis für Umsatzsteuer, Lieferbedingung, Einleitungstext) hinterlegt werden. Ggf. kann bestimmt werden, dass die Texte noch angepasst werden müssen oder in den nächsten Beleg übertragen werden sollen.
Zu Geschäftsvorfälle: Es können je nach Geschäftsvofall i.S. der Umsatzsteuer (Inland, Inland-steuerfrei, EU, Drittland) Sachkonten hinterlegt werden. Die Wahl des Geschäftsvorfalls entscheidet sich durch die Kombination der Kunden- und Artikelstammdaten.
Auf der Startseite können Rechnungen, Lieferscheine, Kundenstammdaten und Artikel bearbeitet werden. Die Bedienung ist sehr angenehm und übersichtlich.
Zu Rechnungen: Die Rechnungen können anhand der Textbausteine und Artikel sehr einfach erstellt und gestaltet werden. Auch kann je Position/Artikel Sachkonto, Kost1 und Kost2 hinterlegt werden. Verwendet man den Bearbeitungsmodus Erweitert wird die Rechnung entsprechend in Rechnungswesen eingespielt (wie eine erfasste Ausgangsrechnung in DUO).
Leider fehlt die Möglichkeit Sachkonto, Kost1 und Kost2 je Artikel in den Stammdaten hinterlegen zu können. Gerade diese Funktion sollte gegeben sein.
Auch vermisse ich die Übersicht des Fortschritts der Rechnungserstellung, wie man ihn aus Auftragswesen Online kennt. Auch diese Funktion sollte wieder gegeben sein.
Funktionen wie E-Rechnung und E-Mail Versand sind vorhanden und können in den Kundenstammdaten bequem gepflegt werden.
Dennoch muss zwingend die Funktionen Angebot, Auftragsbestätigung und Abschlagszahlung/Schlussrechnung im Frühjahr zur Verfügung stehen! Darauf warten wir schon zu lange.
Bisher konnten wir Auftragswesen next im vollen Einsatz noch nicht testen. Aber im Laufe des Jahres werde ich den Beitrag aktualisieren. 🙂
