Hallo SarahV,
bezugnehmend auf Ihre Frage, ob es möglich ist, Ausgangsrechnungen, die Sie im eigenen Warenwirtschaftssystem erstellt haben, per PDF-Datei oder auch CSV-Datei in DATEV- Auftragswesen zu importieren und dort in eine XRechnung umzuwandeln bzw. ob dies nur über SmartTransfer realisiert werden kann, darf ich Ihnen folgenden Sachverhalt erläutern:
DATEV SmartTansfer
Mit DATEV SmartTransfer sind Sie komfortabel und zukunftsfähig aufgestellt und diese Lösung kann genau das, was Sie in Ihrer Frage formuliert haben.
Das Online-Portal unterstützt eine Vielzahl an Übertragungskanälen und diversen elektronischen Formaten. Informationen können sowohl in bildhafter Darstellung (etwa als PDF, PDF/A oder TIFF) als auch in Form einer Transaktionsdatei in dem vom Empfänger gewünschten Formaten (z.B. ZUGFeRD 1.x und 2.x, XRechnung, EDIFACT, XML, Idoc usw.) unkompliziert gesendet und empfangen werden.
- Ein Mehrwert dieser Lösung ist, dass sich das Portal „smart“ an alle gängigen ERP-Systeme oder rechnungserstellenden Programme anbinden lässt, sodass der Rechnungsversand direkt aus dem jeweiligen System angestoßen werden kann.
- Die Formate und Druckdaten werden über einen virtuellen Druckertreiber ins Online-Portal DATEV SmartTransfer geladen und in das gewünschte Datenformat, wie hier die XRechnung, konvertiert und automatisch zugestellt.
- Der entscheidende Punkt an dieser Stelle ist der Rechnungsaufbau und ggf. die einzubettenden Anlagen!
Alle XRechnungen müssen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten. Hinzu kommen weiteren Pflichtangaben, welche die Auftraggeber verlangen, wie Z.B: Leitweg-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, E-Mail-Adresse oder DE-Mail-Adresse, Lieferantennummer, Bestellnummer etc.! Aber auch das regeln die Bundesländer unterschiedlich. - Hier sind jetzt die Softwareanbieter gefragt. Die Pflichtangaben müssen auf Ihrem Rechnungsformular angepasst werden, nach den gewünschten Anforderungen der empfangenden Behörde, Kommune oder kommunaler Auftraggeber (z.B. über die OZG-RE) oder des Bundes (ZRE). Die Rechnung muss somit in das entsprechende Format übersetzt werden, um ein Datenformat XRechnung EN 16931 zu generieren.
- Um dies bewerten zu können, muss eine Vorstudie und Umsetzungsplanung durchgeführt werden. Da es sich hierbei, gemäß den Pflicht-Anforderungen, um individuelle Beratungs-Projekte handelt, bedarf es einer Kalkulation und Terminierung.
Info: Unsere kostenfreien Produktpräsentation online zu DATEV SmartTransfer informiert auch zur XRechnung: https://www.datev.de/web/de/datev-shop/wissensvermittlung/dialogseminare-online/77212-datev-smarttransfer/
DATEV Auftragswesen
Etwas anders sieht es bei den DATEV Lösungen DATEV Auftragswesen oder Mittelstand Faktura aus!
Alle relevanten Rechnungsdaten, hier ausschließlich Standardangaben (Muss-Felder der XRechnung) und derzeitig ohne das einbetten von Anlagen, werden im System erfasst / sind hinterlegt und zur Rechnungserstellung über den kostenfreien DATEV E-Rechnung Service mitgegeben, sodass dort die XRechnung erzeugt und versendet werden kann. Dies funktioniert aber nur über die rechnungserstellenden Systeme der DATEV und beim Standardumfang der Datenfelder.
Hinweise:
- Prüfen Sie, ob sie wirklich verpflichtet sind eine XRechnung ab dem 27.11.2020 zu erstellen. Unterschiede zur E-Rechnung auf Bundes- und Landesebene (https://www.verband-e-rechnung.org/xrechnung/)
- In einigen Bundesländern können einzelnen Behörden oder kommunale Auftraggeber ihr Lieferanten verpflichten eine XRechnung einzureichen. Lassen Sie sich die Verordnung inkl. der Spezifikationen (Leitweg-ID, Felder, ...) zusenden.
- Prüfen Sie schon heute den Aufbau Ihrer Ausgangsrechnung (sind alle Felder vorhanden, stimmen die Feldnahmen, Einheiten ...) https://www.xoev.de/xrechnung-16828
Ich hoffe, ich konnte ein bisschen Licht ins Dunkel bringen.
Mit freundlichen Grüßen aus Nürnberg
Ingo Dietrich
DATEV SmartTransfer Vertrieb und Projekte
Mit den besten Grüßen aus Nürnberg
Ingo Dietrich
Account Executive DMS für Unternehmen
Außendienst - Bundesweit
