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Fehler bei der Prüfung von Stapeln in der Kostenrechnung?!

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letzte Antwort am 29.08.2018 14:53:42 von Heinz_Bleyer
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gerlang
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Hallo Zusammen,

ich habe folgendes Problem.

Wir arbeiten mit Rechnungswesen 7.1 bzw. ich mit dem entsprechenden Kostenrechnungsprogramm.

Vor einem Monatsabschluss läuft einmal das Prüfungstool über die Kostenrechnungsstapel und schaut ob die Daten konsistent sind.

Nach dem kürzlich erfolgtem Update auf 7,1 scheint dies nicht mehr zu funktionieren.

Für selbst erstellte Stapel in der Kost werden die entsprechenden "Fehler" angezeigt. Hier fehlende Kostenstellen.

Für Stapel die ich aber aus der Fibu übernommen habe, bekomme ich keine entsprechendeFehlermeldung, obwohl dort definitiv Kostenstellen enthalten sind, die ich in der Kostenrechnung nicht angelegt habe.

Ich habe probeweise mal einen Stapel aus der Fibu verarbeitet und den BAB dann berechnet. Alles gelingt, ohne das Datev dies beanstandet.

Ist vielleicht irgendwo eine Einstellung die ich übersehen habe die ich noch anpassen muss, etc.? Oder ist das doch ein schwerwiegenderes Problem??

Danke schon mal für die Antworten

D. Gerlang

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Heinz_Bleyer
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Hallo Herr Gerlang,

bitte prüfen Sie die Einstellungen unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten, Register FIBU-Buchungen. Möglicherweise ist dort in der Gruppe Behandlung fehlerhafter Eingaben im Buchungssatz bei Kostenstellen/-träger nicht angelegt unter FehlerbehandlungKostenstelle/-träger automatisch bei der BAB-Berechnung anlegen" eingestellt.

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Das bedeutet, dass eine neue Kostenstelle, die beim Belege buchen erstmals eingegeben wird und in den Stammdaten noch nicht existiert, bei der nächsten BAB-Berechnung automatisch unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Kostenstellen/-träger angelegt wird. Diese Kostenstellen haben alle die Kurzbezeichnung <aut. angel.> und die Langbezeichnung <automatisch angelegt am (hier steht der Tag der Anlage) um (hier steht die Uhrzeit der Anlage). Die Kurz- und Langbezeichnung kann jederzeit geändert werden.

Diese Funktion gibt es bei reinen KOST-Stapeln nicht, die Sie selbst unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Stapel anlegen. Wenn Sie hier Buchungen ohne Kostenstelle erfassen, kann der Stapel nicht verarbeitet werden und es wird ein Fehlerprotokoll ausgegeben.

Mit freundlichem Gruß

DATEV eG

Heinz Bleyer

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gerlang
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Hallo Herr Bleyer,

Danke für Ihre Antwort auf meine Frage.

An diese Option habe ich auch schon gedacht. Löst aber nicht mein grundsätzliches Problem nicht und die dadurch nicht unerhebliche Mehrarbeit für mich.

Zur Erklärung warum:

Bisher (in den Versionen vor dem Update) habe ich in Absprache mit der Fibu, deren Stapel vor der Festschreibung im Rechnungswesen vorab in die Kostenrechnung übernommen und den Prüflauf über die Stapel laufen lassen.

Dabei konnte ich dann sehr einfach sehen, ob bei den Buchungen in der Fibu Zahlendreher (sowohl in Konten als auch in Kostenstellen) oder einfach neue Kostenstellen angelegt werden (die ich zu diesem Zeitpunkt einfach plausibilisieren kann) müssen etc. Dies ist nun nicht mehr vorab möglich. => Ich muss erst die Umlagen/Kontenverteilung etc. erstellen und die Kostenrechnung durchlaufen lassen um die "fehlerhaften Buchungen" auf die Sammelkostenstelle buchen (lassen). Bis ich soweit bin sind die Buchungen in der Fibu festgeschrieben und Änderungen können nur noch durch Buchungen im Folgemonat korrigiert werden (vorher haben wir einfach die Buchung geändert). Das bedeutet zum einen erheblichen Mehraufwand für die Fibu.

Da ich ja auch nachträglich in der Kostenrechnung alles ändern muss (ich möchte die Daten ja monatlich richtig zugeordnet wissen und unsere "Geldgeber" auch!!!=> dies sind für uns Abrechnungsrelevante Tatbestände!) und dafür die Stapel freigeben und wieder verarbeiten muß bedeutet zum Anderen auch für mich einen nicht unerheblichen Mehraufwand, wobei ich im Nachgang noch schauen muß die geänderten Daten aus der Fibu nicht nochmal zu übernehmen...

Das nur im Groben... Aber ich denke Sie können sich leicht  vorstellen welcher zusätzliche Aufwand das für uns bedeutet bei mehreren 10.000 Buchungen im Monat.

Die Prüfung bei der Fibubuchung an Sich (also bei Buchung) verschiebt nur das Problem (oder besser macht es noch Aufwendiger), weil in diesem Fall unsere Finanzbuchhaltung alle 5 min bei mir steht und fragt ob die Buchung i.O. ist...

Alles in Allem rege ich hiermit die Datev an, für die Prüfung der Daten (Stapel) in der Kostenrechnung wieder die Möglichkeit zu haben VORHER ALLE STAPEL AUF INKONSITENTE DATEN prüfen zu können (wie vor dem Update) und nicht nur die eigenen Kost-Stapel.

Um es mal plakativ zu sagen: Es ist Komfort verlorengegangen. In diesem Punkt eine eindeutige Verschlechterung des Programms.

Beste Grüße

D. Gerlang

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Heinz_Bleyer
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Guten Tag Herr Gerlang!

Ich glaube, ich habe Sie da etwas missverstanden.

Die fehlerhaften Buchungsstapel finden Sie auf der Sammelkostenstelle oder in den Nicht berücksichtigten Buchungen. Wenn Sie unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten, Register FIBU-Buchungen bei Kostenstellen/-trägereingabe fehlt, keine Kontenverteilung angelegt | Fehlerbehandlung die Option Buchung nicht berücksichtigen auswählen, erhalten Sie gleich bei der BAB-Berechnung einen Hinweis, wenn fehlerhafte Buchungen importiert wurden. Es gibt dann eine Liste mit den Nicht berücksichtigten Buchungen, die Sie über den Link Nicht berücksichtigte Buchungen direkt im BAB oder im Kontextmenü (rechte Maustaste) oder über die Kontextbezogenen Links aufrufen können. Sie können die Liste ausdrucken lassen und haben dann eine Übersicht aller fehlerhaften Buchungsstapel. Das ist die meiner Meinung nach bessere Lösung als die Sammelkostenstelle, da diese Liste sowohl die Fehlerursache, als auch die Stapel-Nummer also auch die Satznummer für a l l e fehlerhaften Stapel enthält. Die Liste wird ab Kostenrechnung Version 7.1 nicht nur beim Direktzugriff auf die FIBU, sondern auch beim Stapelimport aus der FIBU generiert.

Zusatztipp: Markieren Sie im Fehlerfall alle importierten Stapel (Tastenkombination Strg + A), stellen diese zur Korrektur bereit, nehmen die Korrekturen vor, markieren dann wieder alle Stapel und verarbeiten diese. Das geht evtl. schneller, als jeden einzelnen fehlerhaften Stapel zur Korrektur bereitzustellen und wieder zu verarbeiten.

Es hat sich mir noch nicht ganz erschlossen, weshalb Sie überhaupt die Buchungen aus der FIBU in die Kostenrechnung importieren. Wenn Sie unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten im Register FIBU-Buchungen das Kontrollkästchen Buchungen auswerten ab Monat setzen und dort den aktuellen Monat eintragen, greift die Kostenrechnung ab diesem Monat direkt auf die FIBU-Buchungen zu und wertet diese aus. Allerdings müssten dann die fehlerhaften FIBU-Buchungen noch vor der Festschreibung korrigiert werden (z.B. fehlende Kostenstellen nacherfassen). Das sollte aber kein Problem sein, da Sie ja bereits bei der BAB-Berechnung wissen, welche FIBU-Buchungen fehlerhaft sind.

Mit freundlichem Gruß

DATEV eG

Heinz Bleyer

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gerlang
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Guten Tag Herr Bleyer,

die Sammelkostenstelle habe ich mir jetzt eingerichtet und auch schon einen Monatsabschluss mit Hilfe dieser Kostenstelle durchgeführt. Das ist zwar nicht so "komfortabel" wie zuvor, aber ich sehe zumindest die "Fehler" und kann hier (in der Kostenrechnung, aber nicht mehr in der Fibu => da ich erst nach Festschreibung der Fibu die Auswertung machen kann) eingreifen. Soweit habe ich eine zumindest annähernd befriedigende Lösung.

Ihren Vorschlag die Einstellung "Buchung nicht berücksichtigen" einzustellen, war meine zuvor gewählte Einstellung (vor dem Update). Und ich konnte damit auch gut arbeiten, da die unverarbeiteten Fibu- Stapel (die ich zur Kontrolle vorab gezogen habe) geprüft werden konnten und bei der dann endgültigen Übernähme und Berechnung die "restlichen" Fehler (falsche Korrekturen) angezeigt wurden. Genau das ist prinzipiell mein Kritikpunkt. Eine derartige Prüfung, vorab ohne den BAB zu berechnen fehlt mir. Warum eine Direktprüfung für uns nicht praktikabel ist, habe ich im Post zuvor schon erklärt.

Zur Frage warum ich die Stapel, trotz der "Sofortauswertung" (Buchungen auswerten ab Monat) nicht nutzte(n kann/will).

Sie haben in dem Punkt recht, dass ich mit dieser Option eine Vorab-Auswertung (sozusagen einen Fehlerdurchlauf) erstellen könnte. Damit könnte ich schon die fehlerhaften Buchungen zu einem Großteil finden.

Aber wie schon beschrieben müsste ich die Kostenrechnung erst fertigstellen und somit bringt mir das keinen Vorteil.

Ich übernehme die Buchungen zu einem späteren Zeitpunkt, da ich noch Anpassungen vornehme. Beispielsweise eine Aufteilung von Rechnungen/Buchungen die ein ganzes Jahr betreffen (Versicherungen, etc) die ich monatlich Manuell über einen "Wiederholungsstapel" verbuche. Dazu bekommt die entsprechende Rechnung bei mir eine Verrechnungskostenstelle und diese wird dann monatlich verrechnet. Ein anderes Bespiel ist Berufsbekleidung. Hier wird der Aufwand auf eine "Lagerkostenstelle" gebucht, die ich dann wieder entlaste, wenn ich die monatlichen Meldungen über die Ausgabe bekomme. Dies stellvertretend für weitere Geschäftsvorfälle.

Kostenrechnerisch würde also mein Ergebnis allein aus den Fibu-Stapeln verfälscht sein... und auch für unsere Projektabrechnung, da ich monatsgenau abrechnen muss(!).

Zudem müsste ich "ständig" diese Option an und wieder ausschalten und den jeweiligen Monat beachten. Das ist mir persönlich zu "fehleranfällig", Was ist wenn ich die Option versehentlich nicht schalte und ich das nicht bemerke. Beispielsweise bemerke ich das erst im Folgemonat mit der nächsten Auswertung. Dann sind die Abrechnungen raus, die müssten korrigiert werden etc.

Mit freundlichen Grüßen

D. Gerlang

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Heinz_Bleyer
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Hallo Herr Gerlang,

bei dem von Ihnen geschriebenen Workflow wäre es wohl vorteilhafter, wenn bereits nach Verarbeitung der importierten Stapel, aber noch vor der BAB-Berechnung die fehlerhaften Buchungen angezeigt werden würden, wie dies früher der Fall war.

Auf vielfachen Wunsch wurde dann aber das jetzige Verfahren eingeführt, bei dem die Einstellungen in den Steuerungsdaten für alle fehlerhaften Buchungen gelten - unabhängig davon, ob es sich um originäre FIBU-Buchungen oder importierte Stapel handelt. Das bedeutet für die meisten Anwender keinen Rückschritt, sondern hat den Vorteil, dass

  • dass alle fehlerfreien Buchungssätze eines Stapels ausgewertet werden - auch dann, wenn der Stapel einen oder mehrere fehlerhafte Buchungssätze enthält (bei dem "alten" Verfahren wurde im Fehlerfall der komplette Stapel nicht verarbeite und
  • dass bei mehreren fehlerhaften Stapeln nicht mehr alle Fehlerprotokolle einzeln geöffnet bzw. ausgedruckt werden mussten, um die fehlerhaften Buchungssätze zu identifizieren. Diese werden jetzt alle mit Stapelnummer und Satznummer in der Liste der Nicht berücksichtigten Buchungen bzw. auf der Sammelkostenstelle ausgewiesen.

Die vollständige Anzeige der nicht berücksichtigten Buchungen bedingt allerdings eine BAB-Berechnung, weil nur dadurch alle nötigen Informationen ermittelt werden können.

Mit freundlichem Gruß

DATEV eG

Heinz Bleyer

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gerlang
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Hallo Herr Bleyer,

was würde den dagegen sprechen beide Optionen zu ermöglichen?

Ich spekuliere mal, daß viel Anwender die die Kostenrechnung im klassischen Sinne nutzten. das gleiche "Problem" haben wie ich. Ohne hierfür an dieser Stelle (weil es hier nicht hingehört) dies mit Argumenten zu unterlegen.

Mein Wunsch/Anregung ist dann:

Bitte die alte Verfahren wieder zulassen, neben der neuen Verfahren.

Dankeschön für den kompetenten und netten Dialog. Das nenne ich Kundenservice.

Auch wenn das Ergebnis für mich, zum jetzigem Zeitpunkt nicht zufriedenstellend ist.

Beste Grüße

D. Gerlang

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Heinz_Bleyer
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Hallo Herr Gerlang,

ich habe Ihren Wunsch bereits an die zuständigen Entwickler weitergeleitet.

Eine Realisierung hat aber wenig Aussicht auf Erfolg, da im Rahmen der Weiterentwicklung der Kostenrechnung andere Themen im Vordergrund stehen. Dazu gehört u. a. die Anbindung an das "DATEV Ökosystem" , um den Informationsaustausch zu vor- und nachgelagerten Software-Systemen zu verbessern und Umsetzungen für verschiedene Branchen, z.B. Anforderungen der Automobilhersteller (SKR51)

Die aktuellen Entwicklungskapazitäten werden für diese und weitere Themen verwendet.  Darüber hinaus werden soweit möglich Verbesserungen im Programmhandling vorgenommen.

Mit freundlichem Gruß

DATEV eG

Heinz Bleyer

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letzte Antwort am 29.08.2018 14:53:42 von Heinz_Bleyer
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