Hallo lieber Kollege Hayko, auch ich finde das über DATEV-Aufwand sehr kompliziert und aufwändig. Ich benutze deshalb seit Kurzem das (leider kostenpflichtige) Perfect Time von Advotools, das speziell für die DATEV-Anwendungen konzipiert wurde. Ich weiß, dass das Programm eigentlich nur für größere Kanzleien gedacht ist und dort auch vielfach im Einsatz ist. Dort lassen sich nachträglich alle erdenkliche Änderung problemlos im Listenformat bearbeiten, die Texte präzisieren und die Zeiten optimieren und anpassen. Es gibt derzeit m.W. nichts Besseres auf dem Markt, wobei es eigentlich wohl Aufgabe der DATEV wäre, das genau so oder ähnlich zu übernehmen. Das Programm ist aber wirklich sehr umfangreich und erfordert eine klein wenig an Beschäftigung sowie eine professionelle Installation. Es hat mir allerdings geholfen, wirklich sämtliche Zeiten perfekt zu erfassen und auch "Zeitfresser" und "unwirtschaftliche Mandate" sichtbar zu machen. Vielleicht probieren Sie das mal aus. Viele Grüße WFTH ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Kollege Lorenz, msg ist natürlich möglich - Anlagen separieren sowieso - umbenennen nach eigenen Wünsche - Kann es Alles. Apropos msg-File - Probieren sie mal PDF - das ist für die Weiterverarbeitung der PDF perfekt Grüsse wfth ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Kollege Hayko, finde ich eine gute Idee für einen "Workauround" zum Abspeichern gesendeter Mails. Wir nutzen zwar derzeit ein anderes "Ergänzungstool", jedoch könnte ich mir auch vorstellen, das die gesendeten Mails über einen Ordner (Eingang) im Anwaltspostfach durch das Sekretariat zu den Akten gespeichert werden. Das Könnte man natürlich von Seiten der DATEV optimieren, indem die Speicherung automatisch aus dem Ordner erfolgt (ähnlich dem Tool Dokumentenzuordnung für DMS) nachdem die Mails ocr-erkannt bzw. gerendert im PDF-Format vorliegen. Viele Grüße aus München WFTH ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Kollege Hayko, es freut mich, dass ich Ihnen helfen konnte. Der DATEV habe ich das System schon vor 2 Jahren empfohlen. Verschiedenen anderen Kollegen, die mich angesprochen haben auch. Ich bekomme aber keine Provision dafür Nachdem ich seit über 10 Jahren mich mehr der Digitalisierung der Dokumentenverarbeitung in meiner Kanzlei beschäftige und seit mittlerweile 3 Jahren ohne jegliche Papierakte, mit einer eigens zusammen mit einer in gleicher Richtung interessierten Gruppe von Kollegen ein System für eine mobile digitale Anwaltsakte entwickelt habe und derzeit auch weiter entwickle, wäre ich an einem Austausch sehr interessiert. Über die DATEV-Plattform ist das vielleicht nicht so gut, ich glaube das sieht die DATEV da nicht so gern. Sie können mich aber gerne per Mail direkt kontaktieren. Vielleicht habe ich noch ein paar Ergänzungsprogramme und organisatorische Anregungen für Sie und vielleicht haben Sie auch noch ein paar Anregungen für uns. Viele kollegiale Grüße Wolfgang F. Thalmeir ... Mehr anzeigen

Danke, Herr Kollege Lorenz, es frägt sich, warum das nicht identisch umgesetzt wird - ich habe das vor ca. 1 Jahr unter detaillierter Beschreibung angeregt. Ich glaube man sollte das zeitnah umsetzen, zumal das wegen dem Muster nicht so schwierig sein dürfte. Grüsse Wfth ... Mehr anzeigen

Sorry, wenn ich zu ausführlich war - manchmal ärgert es mich halt, wenn ich schon seit Jahren wirklich detaillierte Vorschläge mache, man mir immer sagt, "dass braucht keiner" und ich dann im Forum lese, dass andere Anwälte mit den gleichen Problemen kämpfen (wen wundert es, wir machen alle ja den gleichen Job). Ich bin nun seit 30 Jahren Anwalt, kam von Phantasy zu DATEV und beschäftige mich seit 5 Jahren bereits mit digitaler Aktenverwaltung - und das mache ich, wohl als einer der wenigen Anwälte, selbst - denn was ich nicht kann, verlange ich auch nicht von meinen Damen im Sekretariat So tüftle ich halt immer wieder am Workflow und ärgere mich weiter, wenn die DATEV wieder mal am Bedarf vorbeiprogrammiert ..... Im Übrigen die Einführung von DATEV-Telefonie mit einer digitalen Telefonanlage hat sich bei mir wirklich bezahlt gemacht -- im wahrsten Sinne des Wortes - das kann ich allen "Zeitabrechnern" nur dringend empfehlen !! - auch wenn es natürlich da auch noch Vieles zu verbessern gibt - Grüße WFTH ... Mehr anzeigen

Hallo zusammen, ja die Zeiterfassung ist nicht gerade komfortabel um nicht zu sagen eigentlich sehr mühsam. Ich hatte schon vor einiger Zeit der DATEV eine ergänzende Programmierung empfohlen. Man meinte allerdings damals "..das brauchen vielleicht Sie, aber außer Ihnen will das niemand haben..." (Originalton!). Durch den Beitrag keimt in mir die Hoffnung, dass es zumindest noch einen weiteren Kollegen gibt, der das derzeitige System der Stoppuhr als nicht optimal empfindet. IM Übrigen kann ich auch sagen, weshalb sich da nur wenige Kollegen beschweren. Die Meisten machen es nach wie vor so, dass Sie analoge Zettel für die Sekretärin schreiben die die Zeiten dann einträgt, oder, noch schlimmer, vor der Abrechnung die Zeiten anhand der Aktendokumente nachtragen. Ich hatte deshalb der DATEV bereits folgende Verbesserungen vorgeschlagen, die ich hier gerne nochmals zur Diskussion stelle: 1. Weshalb wir in 0,1 Dezimalschritten bei der Zeiterfassung arbeiten ist nicht nachzuvollziehen. Eine Stunde hat 60 Minuten. Wir mussten wegen der Dezimallösung der DATEV in der Kanzlei dazu übergehen in der Vergütungsvereinbarung den Abrechnungstakt 0,1 = 6 Minuten zu vereinbaren - schön wäre es, wenn die Einheiten im Zeitformat vorhanden wären, also 60 Minuten = 1,0 Stunden wäre und 5 Minuten als 5 Minuten erscheinen und nicht als 0,83 Einheiten. Ich stelle mir hier vor, dass man pro Arbeitsplatz einstellen kann, in welchem Format die Zeit abgerechnet wird und wie die Abrechnungsschritte (pro Minute, pro 5 Minuten oder pro x Minuten) sind. Das sollte genauso einstellbar und zur Akte speicherbar sein, wie der Stundensatz, denn auch das muss ja in der Vergütungsvereinbarung geregelt werden. 2. Die Standardaufwendungen, wie z.B. "Postbearbeitung", die jetzt schon definiert werden können sollten dann automatisch mit dem ersten Abrechnungsschritt vorbelegt werden und, was besonders wichtig ist, einfach mit Mausklick und Tastenkombination vom Arbeitsplatz, und zwar jeden Arbeitsblatt mit Start und Stopp, erreichbar sein. Hat man das gestartet und Wechsel der Fokus der Akte oder das Arbeitsblatt, sollte eine Anfrage kommen, ob die zeit gespeichert werden soll. Das brauchen natürlich nur die Anwälte, deshalb sollte das pro Arbeitsplatz einstellbar sein. 3. Die von dem Kollegen angesprochene "Automatik" habe ich auch schon favorisiert. Sie ist aber nicht ganz leicht umzusetzen, weil wir in der Bearbeitung meist von Akte zu Akte springen. Das Muster der "DATEV-Telefonie" die ich auch einsetze ist aber hier m.E. übertragbar, denn dort werden ja sämtliche Telefonate und deren Dauer mitprotokolliert. Am Ende des Tages kann mann dann die Telefonnotizen und Telefonzeiten den Akten zuordnen - da geht kein Telefonat mehr verloren - und die nicht mandantenbezogenen Telefonate löschen. Beim Telefonat löst die DATEVConnect Software die Protokollierung bei der Annahme aus und beendet diese beim Auflegen. Bei der Zeiterfassung könnte man das so gestalten, dass man dann, wenn man eine Akte öffnet (glücklicherweise hat DATEV meine Anregung vor ca. 2 Jahren, einen Link zum Öffnen der Akte auf allen Arbeitsblättern anzubieten -fast- schon umgesetzt) eine Protokollierung der Zeit startet, die dann endet, wenn die Akte geschlossen wird oder eine andere Akte geöffnet wird oder die Telefonie wegen einem Telefonat aufgeht. Die mit Zeiterfassung arbeitenden Anwälte müßten sich zwar selbst disziplinieren und müßten immer dann, wenn Sie eine Erfassung wünschen, die Akte über den Link öffnen und beim Beenden die Akte schließen. Aber so gingen jedenfalls keine Zeiten mehr verloren und wenn es ums Geld geht, dann kriegen wir das sicher alle hin. Nachdem nicht alle einen derartige Funktion brauchen (z.B. Sekretariat), sollte das pro Arbeitsplatz einstellbar sein (wie in der Telefonie auch) und auch vielleicht die Möglichkeit bestehen, dass beim Öffnen eine Anfrage (ob protokolliert werden soll) als eine Art Memo erscheint. Am Ende des Tages kann anhand des Protokolls einen Übernahme/Korrektur/Ergänzung der Zeiten erfolgen oder, wie in der Telefonie auch - eine Löschung der Einträge. So ich glaube das reicht für den Anfang als Input für eine Diskussion und weitere Überlegungen. Über ein Feedback freue ich mich immer. Etwas frustrierend ist es schon, dass ich als seit 1,5 Jahren rein digital arbeitender Anwalt,  für das Anwaltspostfach, den E-Mail-Verkehr, die mobile Akte wie auch für fast alle anderen Defizite im Bereich von DATEVAnwalt sehr mühsam und zeitintensiv immer wieder "workaurounds" mit kleinen Zusatztools suchen mußte. Bei fast allen Programmbereichen habe ich derartige "workarounds" wirklich perfekt gefunden (noch perfekter wäre es natürlich, wenn man diese in das Programm implementieren könnte). Bei der Zeiterfassung bin ich bisher aber leider gescheitert, und wie gesagt, die DATEV meinte, das brauche außer mir niemend. Schön wäre es, wenn die DATEV meine mühsam entwickelten "workarounds" in ihr Programm übernehmen würde, als sie dann nach Jahren und dann leider auch noch mehr schlecht als recht nachzubauen. Aber die Hoffnung stirbt zuletzt, und, das möchte ich betonen, wir jammern hier alle auf hohem Niveau - insoweit möchte ich mal der DATEV ein Kompliment machen, wenn es auch noch besser und effektiver ginge ....... Viele Grüße und ich freue mich auf ein Feedbak WFTH ... Mehr anzeigen

Sehr geehrter Herr Kollege Renz, vielen Dank für Ihre Kommentare zu meinem etwas längeren Statement. Ich sehe wir sind in vielen Dingen einer Meinung. Einen Punkt möchte ich jedoch doch nochmals aufgreifen: Das Anwaltspostfach hat m.E. absolut Nichts mit dem DMS ob neu oder alt zu tun. Es stellt meines Erachtens einen durchaus guten Ansatz (nicht nur eine "Blaupause") dar, den Postworkflow in einer Kanzlei abzubilden und zu organisieren, und zwar vom Eingang bis zum Anwalt und wieder zurück ins Sekretariat und zum Versand. DAs heißt nicht, dass man da noch Einiges optimieren könnte. Das gilt nunmehr für DMS-Kunden (alt) - danke im Übrigen, dass man uns nicht vergessen hat - wie auch für die Dokumentenablage. Was DMS neu da kann, speziell im Hinblick auf die E-Mails, weiß ich nicht, denn da hat man mich von der DATEV leider nicht mitgenommen (obwohl ich das angeboten hatte) das können Sie aber sicher besser beurteilen. ich hoffe man schafft es da schon den E-Mail-Eingang konvertiert im PDF-Format in den Workflow einzuspeisen (was bei uns im Übrigen, plattform- und dok-system-unabhängig, bereits problemlos funktioniert). Im Übrigen darf ich einmal die Gelegenheit nutzen, ein gegenüber vielen Mitarbeitern der DATEV (Herrn Groß, Frau Kolb, Fr. Nürnberger u.a.) bereits von mir geäußertes Lob an die gesamte Entwicklung DATEVAnwalt und speziell das Anwaltspostfach an dieser Stelle auch öffentlich auszusprechen: Vielen Dank für die durchaus gelungene Einbindung des beA, die zwar (noch) nicht perfekt allerdings bei uns funktionsfähig und durchaus auch funktional ist. Wenn man hier bedenkt, auf was für einem "Schrott" an Programmierung die DATEV-Mitarbeiter hier aufsetzen mußte, hat diese Leistung wirklich großes Lob verdient. Und wer mich jetzt kennt, der weiß, dass diese Aussage eine durchaus hohe Auszeichnung von mir ist, die ich nicht oft vergebe Im Übrigen versenden wir derzeit alle Schriftstücke an die Gerichte per beA, nur für ganz wenige Schriftsätze senden wir zusätzlich ein Telefax, jedenfalls solange, bis eine optimale, transparente und leicht lesbare Eingangsbestätigung zur Akte gespeichert werden kann. Ich kann nur alle Kollegen ermuntern, dies ebenfalls zu tun und "der Justiz hier Beine zu machen" ! Viele Grüße Wolfgang F. Thalmeir ... Mehr anzeigen

Zum Thema E-Mail-Tool: Es mag sein, dass das für manche Anwender nützlich ist. Ich rege allerdings dringend an, zumindest für den anwaltlichen Bereich über 2 Dinge nachzudenken: 1. Man hat mir sehr großem Engagement nunmehr ein Anwaltspostfach programmiert. Ziel ist es, den gesamten Posteingang digital im Sekretariat zu erfassen, den Akten zuzuordnen, die Fristen und Termine zu notieren und dann an die Anwälte zu verteilen, die wiederum Ihre Verfügungen anbringen. Nachdem sich der Posteingang in der Kanzlei mittlerweile bei uns zu 80 % über den E-Mail-Verkehr abwickelt (und ich glaube anderen geht das auch so), wäre es sinnvoll, auch diesen Weg mit eigehenden Mails zu beschreiten. Das heißt also, Eingang der Mail - Weiterleitung in den Eingangskorb, Vorab-Bearbeitung und Speicherung zu Akte durch die Rechtsanwaltsfachangestellte und dann Vorlage in die Postmappe des Anwalts zur Bearbeitung. Es ist für den digitalen Postverkehr kontraproduktiv, wenn irgendjemand irgendwelche Mails abspeichert, nach irgendeinem "wilden System" und in irgendeinem "wilden Format" (z.B. msg-Files). Man sollte hier auch mal an die Fragen der Wiedereinsetzungsmöglichkeit und Haftung denken. 2.  Bei uns in der Kanzlei kommen natürlich auch E-Mails in großer Zahl direkt bei dem Anwalt an. Doch auch diese werden, nach (Vorab-)Kenntnisnahme durch den Anwalt mit einem Mausklick in den Eingangskorb des Sekretariats verschoben und dort (bei uns bereits mit Vorausverfügung des Anwalts) wie alle anderen Mails auch von den Mitarbeitern verarbeitet und ggf. an den Anwalt weiterverfügt (und sei es auch nur "zur erneuten Kenntnisnahme"). 3. Die DATEV hat zwischenzeitlich wohl auch gelernt, dass wohl das PDF-Format dasjenige Format ist, dass sich zur Archivierung, zum Lesen, zum Versand und auch zur Verarbeitung der digitalen Dokumente am Besten eignet. Ich hoffe man kommt nunmehr auch zu der Überzeugung, dass alle Dokumente in einem einheitlichen Format (natürlich revisionssicher) im DMS vorliegen sollten. Und das bedeutet dann auch, dass die E-Mail bereits im Eingangskorb des Sekretariats im PDF Format vorliegt. Und wenn man dann noch einen Wunsch äußern dürfte, dass es dann auch möglich wäre, ähnlich wie früher bei den TIF-Dateien im "alten" DMS, dass eine anwaltsfreundliche und auf anwaltliche Zwecke abgestimmte Bearbeitung erfolgen kann (was im übrigen die meisten Drittanbieterprogramme neben dem teuren Adobe Acrobat schon sehr gut können). Notwendig wäre es dazu nur den "Button" "Bearbeitung" einzufügen, der dann allen erlaubt das PDF Dokument zu öffnen, mit Vermerken, Stempeln, Zeichen und Highlights zu versehen und auch wieder zu speichern (derzeit geht das, leider auch nur über Umwege, beim bereits zur Akte gespeicherten Dokument) Alles Vorstehende funktioniert bei uns seit Monaten sehr zuverlässig und nahezu perfekt (nahezu deshalb, weil wir das gerne in die Programmoberfläche mehr integrieren würden, uns das aber nicht möglich ist - das müßte schon die DATEV machen) . Man sollte hier durchaus auch mal die sehr guten Angebote der handelsüblichen Programme nützen, diese in die Oberfläche gut und ergonomisch einbinden und nicht immer versuchen, das Rad komplett neu zu erfinden. Viele Grüße WFTH ... Mehr anzeigen

Sehr geehrter Herr Kollege Steveker, nachdem es sich sämtlich um Programme handelt, die  außerhalb der DATEV-Umgebung laufen und vertrieben werden und ich hier nicht für Fremdprogramme werben will, möchte ich das in diesem Blog nicht posten. Sie können mich aber gerne direkt kontaktieren (wfth@mac.com). Die DATEV kennt diese Lösungen zwar alle und hat sie auch bei mir bereits eingehend besichtigt. Leider (und hier spreche ich wohl für einen Großteil der Anwälte und Sekretariatsmitarbeiter als Anwender) habe ich manchmal den Eindruck, dass man in der Entwicklung "das Rad neu erfinden will", was dann dazu führt, dass Dinge programmiert werden, die am täglichen Bedarf in den klassischen Kanzleien weit vorbeigehen weil sie oftmals zu kompliziert und zu komplex werden. Kollegen mit denen ich rede geht das zumeist ebenso und das "Outlook-Tool" scheint mir hier in Anbetracht der möglichen Alternativlösungen ein geradezu klassisches Beispiel zu sein. Nicht dass man mich falsch versteht - DATEV-Anwalt ist für mich immer noch das Anwaltsprogramm "erster Wahl" - ich wünsche mir jedoch eine striktere Ausrichtung der Entwicklung auf die Kanzleiabläufe (da habe ich den Eindruck, dass viele bei DATEV die gar nicht kennen), die wesentlichen Dinge, die ein Anwalt und sein Büro benötigt (und da ist derzeit die E-Mail-Postverarbeitung, die E-Mail-Archivierung, -Bearbeitung und -Erstellung, der Umgang mit digitalen Dokumenten im PDF-Format und die digitale Aktenführung und die automatische Zeiterfassung das Wesentliche und leider auch das Fehlende) und etwas, das ich mit dem Begriff "Anwenderhandling und Ergonomie" beschreiben möchte. Viele Grüße WFTH ... Mehr anzeigen

Sehr geehrter Herr Kollege Hayko, sehr geehrter Herr Kollege Müller, liebe DATEV-Entwickler, ich weiss nicht wie es bei Ihnen ist, aber bei uns läuft seit geraumer Zeit nahezu 90 % der Korrespondenz mit Mandanten und Gegner über den Kommunikationswege E-Mail (interessanterweise unverschlüsselt - denn keiner unserer Mandanten will eine Verschlüsselung haben - das mag in anderen Branchen aber anders sein). Was ich damit anmerken möchte ist, dass man sich als Programmanbieter schon mal überlagen sollte, ob die Schriftguterstellung (hier läuft bei uns 90 % über den Menüpunkt "Schriftsatz-Kurzrubrum") überhaupt noch wichtig ist, oder ob man nicht einen wesentlichen Teil der Ressourcen in der Programmierung auf eine perfekte Abwicklung des E-.Mail-Verkehrs, und zwar sowohl der Erstellung un des Versands, wie auch der Archivierung in einem handelsüblichen Format und auch der Bearbeitung des Eingangs im Workflow der Kanzlei verlagern sollte. Gleiches gilt im Übrigen für die digitale Handakte. Meines Wissens können das andere Programme genauso wenig, weshalb man sich hier doch einen nicht zu unterschätzenden Marktvorteil verschaffen könnte. Viele Grüße WFTH ... Mehr anzeigen

Sehr geehrte Frau Kubisch, sie sollten eigentlich nicht das Rad neu erfinden. Das, was Sie ankündigen und entwickeln wollen, kann zum großen Teil bereits jetzt ohne große Probleme mit ein paar Apps aus dem App-Store oder mit jedem handelsüblichen PDF-Programm umgesetzt werden und läuft bei uns, als Kanzlei mit vielen Gerichtsterminen, -fast- perfekt. Das PDF Format ist, auch wenn es DATEV nicht glauben will, das Format, das sich leider durchgesetzt hat. Da etwas Neues und Revolutionäres zu erfinden, ist zwar ein durchaus anspruchsvoller Ansatz, hilft aber Ihren Kunden, die täglich für die Funktion, die sie brauchen bezahlen, nicht weiter. Was derzeit fehlt ist eine in Datev-Anwalt programmierte Schnittstelle zur einfachen und schnellen Synchronisierung der mobilen PDF-Akte mit einer in DATEV-Anwalt vorhandenen Arbeitsversion der Handakte, sinnvollerweise auch im PDF-Format, die auch jede Sekretärin mit wenigen Mausklicks bedienen kann und die nicht die komplette Systemleistung für 2 Stunden lahmlegt. DMS ist als digitale Arbeitsakte nicht tauglich, jedoch als als revisionssicheres System und als Container für die Dokumentenaufbewahrung und sichere Archivierung wohl wegen der Pflicht der Anwälte zur Führung von Handakten, unerläßlich. Wir benötigen aber zwei sich abgleichende Systeme - DMS zur Archivierung und das übliche und praktische PDF-Format zur Bearbeitung und zum Export auf eine mobiles Gerät. Was bedeutet das für DATEV-Anwalt ? - To-Do-Liste (kostenfrei !!) - Jedes Dokument per Mausklick aus DMS per Export einer vorhandenen PDF-Akte,     an der richtigen Stelle hinzufügen     (am Besten als Annex zu Speicherung in DMS automatisch) - Verlinkung der PDF-Handakte zur Datenbank und der dort geführten Akte - Schneller Export der Handakte, am Besten über eine sichere Datev-Cloud mit Sync dort - Schneller Sync aus der Datev-Cloud mit der PDF-Handakte im System. Wenn Sie Kapazität dann dann noch übrig haben sollten, dann gebe ich Ihnen noch das Anforderungsprofil für eine eigene Datev-Anwalts-PDF-App und ein für Anwälte zugeschnittenes PDF-Programm. Dann wären sie gut und optimal aufgestellt - wir haben es so ähnlich, leider mit vielen "workarounds"  so realisiert. Aber es funktioniert und ich möchte es nicht mehr missen ohne 5 LO nur mit meinen Tablets zum Termin zu gehen und dennoch alles, viel Schneller als alle Anderen, zu finden. Ich wünsche mir von DATEV genau das einfach in allen Bereichen noch sauber in Anwalt-Pro zu integrieren und auch für das Sekretariat handelbar umzusetzen. Viele Grüße WFTH ... Mehr anzeigen

Hallo zusammen, seit der Einführung des IPAD pro, mit quasi Din A4 Bildschirm, und dem Apple Pencil habe ich die Papierakten komplett aus meiner Bearbeitung verbannt (auch bei Gerichtsterminen). Möglich ist dies aber aus den bekannten  Gründen (Pflicht zur Führung von Handakten) nur mit einem absolut revisionssicheren System und dies ist derzeit ausschließlich bei DATEV DMS ! Also, wie läuft das bei uns: Bei uns wird der gesamt Posteingang gescannt und im Sekretariat bereits digital vorbereitet (Fristen Termine etc.), dann digital verteilt und von den Anwälten weiter digital bearbeitet. Den Workflow hinzubekommen ist nicht leicht, da von DATEV-Anwalt und DMS seit Jahren leider einfach zu wenig Augenmerk auf diesen Punkt gelegt wird und die Programmentwickler nicht wissen, wie ein ordentlicher Workflow in einer Kanzlei aussieht und die in der Programmentwicklung tätigen Juristen offensichtlich auch zu wenig Einblick und Erfahrung haben. Mit DMS und den dortigen Tools geht das aber leidlich ganz gut, wenn auch erhebliche Defizite bei der Bedienung und Ergonomie bestehen, die ich seit Jahren immer wieder moniere. Das Ganze ist halt zu umständlich und hat viel zu viele Klicks. Was die Gerichtstermine betrifft halten wir zusätzlich zur DMS-Storage für jeden Vorgang eine PDF-Akte auf einem eigenen Server. Diese wird gepflegt, ist per Hyperlink mit jeder Akte verknüpft und wird per Kabel auf das mobile Gerät übertragen, nachdem DATEV es noch nicht geschafft hat, uns Anwälten hier eine sichere Cloud, die einfach zu bedienen ist (wie z.B. Dropbox oder OneDrive) und einen Access vom IPAD aus bietet, bereitzustellen. IN dieser Akte arbeiten die Anwälte nahezu ausschließlich !! Die Handakte kann auf dem PC und dem IPAD strukturiert und perfekt bearbeitet werden, allerdings verwenden ich hier mit einigen Kollegen eine ganz speziell entwickelte APP. Mit den handelsüblichen PDF-Programmen aus dem APP-Store geht das aber genauso. Ich habe noch ein 2. kleines IPAD pro mit Pencil und dem Programm Goodreader (ca. 9,00 € im APP-Store), das ich immer dabei habe, das mein Notizbuch ist und auf dem ich auch bei allen Terminen meine Notizen mache (das hat den Vorteil, dass man nebenbei immer noch in der Akten blättern und was nachsehen kann und sofort wieder bereit für Notizen ist - kann ich nur empfehlen) - nach dem Termin in der Kanzlei kommen die handschriftlichen Notizen per PDF problemlos wieder in die Akte und die DMS-Storage. Was ist besser zu machen: 1. Posteingang Hier arbeiten leider DMS und Anwalt-pro nebeneinander her und die Einen wissen leider nicht was die anderen tun. Alles doppelt, beides etwas anders, beides nur halb gar !! Wir verwenden DMS als revisionssicheren Storage - die Postfächer aus dem neuen Anwaltspostfach (in Anwalt-Pro) derzeit zum Sammeln der digitalen Posteingänge (Scanner und Verteilung teilweise über Explorer sowie automatisierter E-Mail Eingang - im übrigen ausschließlich als PDF mit Sende und Empfangsstempel - nur das ist auch nachvollziehbar und dauerhaft - nicht das msg-Format). Schön wäre hier eine Posteingangsworkflow, der von allen Eingangsquellen die Post in einem Format (PDF - was sonst) sammelt, zentral in einem Verzeichnis ablegt. Dann bräuchte man ein sinnvolles ergonomisches Programm mit dem man dort die Post verschlagwortet, stempelt, vorbereitet und an die Bearbeiter verteilt, die dann das gleiche wieder mit einem ebenfalls möglichst ergonomischen Programm per Verfügung oder per Diktat bearbeiten können (ein Anwalts-PDF-Programm also ) 2. Handakte Weder DMS noch die Dokumentenablage von Anwalt-Pro bildet eine Handakte ab. Hier liegt die größte Schwachstelle. Anwälte blättern seit Jahren in Akten und möchten das auch am Bildschirm tun, mit der Möglichkeit zu highlighten, Einmerker zu setzen, Strukturen zu bilden, schnell hier und dort zu springen und Hyperlinks zu setzen und zu sehen wieviele Blätter vorne oder hinten sind und möglichst die eigenen Schriftsätze in anderer Farbe zu sehen (so habe ich das vor 30 Jahren in meiner Ausbildungskanzlei im Baurecht gelernt !). Mit Datenbanksystemen und deren übliche Anzeigen geht das aber nicht. Denn DMS ist nicht mal in der Lage, Schriftstücke je nach Art in unterschiedlichen Farben anzuzeigen. Bei Bauakten mit mehr als 2.000 Seiten wird aber "DATEV-grün" und "DATEV-weiß" im regelmäßigen Wechsel zum Graus und hilft rein gar nichts. Der Adobe Acrobat (keine Werbung, doch was sonst soll man nehmen, wenn Datev nichts hat) kann einen Workaround bieten. Das funktioniert tatsächlich ganz gut (blätterbare Akte), ist aber derzeit im Aufbau und der Verwaltung leider sehr aufwendig. Notwendig wäre es also zu jeder Akte aus dem Dokumentenstorage einen "bearbeitbare Handakte" per Klick im PDF-Format (was sonst) schnell zu generieren, die per Klick schnell aktualisiert werden kann, strukturiert ist und die für die Anwälte notwendigen Bearbeitungstools zur Verfügung stellt (da hätte ich viele Ideen) und die dann auch mobil nutzbar ist. Ich würde daran gehen einen Anwalts-PDF-"Acrobat" zu entwickeln, also wieder ein Anwalts-PDFProgramm also ! Diese Akte wäre dann mit der richtigen Anwalts-App für IOS, Android und Windows auch mobil ideal nutzbar. So viel zu den Träumen - bis dahin verbleiben leider jeden Tag endlose, nutzlose Klicks mit Programmen, die eigentlich für was anderes gedacht sind, als für Handakten von Anwälten. So jetzt habe ich leider keine Zeit mehr - die Akten warten wieder. Viele Grüße WFTH ... Mehr anzeigen

Hallo Frau Kubisch, danke für die Info. Schön, dass das jetzt auch mit DMS geht. Ich hatte ja bereis angeregt, die Umwandlung der E-Mail in eine PDF noch mit in das Tool aufzunehmen, denn die Speicherung des msg-Formats, gleich zweifach (einmal im Exchange/Outlook-Archiv und dann nochmals im DMS) macht keinen Sinn. Für die weitere Ver- und Bearbeitung sowie die Archivierung bietet aber aber das PDF-Format deutliche Vorteile. Bei dem Umfang, den der E-Mail-Verkehr in den Kanzleien zwischenzeitlich angenommen hat (bei uns mind. 2x so viel wie die Scans und die Faxpost), sollte man auch überlegen, wie man den Posteingang der E-Mails in den Postworkflow sachgerecht integriert und gerade der E-Mail-Erzeugung, Speicherung, Verarbeitung und Archivierung intensive Aufmerksamkeit widmen. Ob da ein schlichtes Plug-In für Outlook aus dem Bereich Customizing das richtige Tool ist, da bin ich mir nicht ganz sicher. Das bei uns eingesetzte (Fremd-)System ist zwar bis zur Speicherung auf die Festplatte wirklich nahezu ideal - es fehlt aber natürlich die ideale Einbindung zu AnwaltPro, die ich nicht herstellen kann, die aber offensichtlich Ihr E-Mail-Tool gut gelöst zu haben scheint. Ich würde das mir gerne mal ansehen. Vielleicht kann ich das mal testweise bekommen. Viele Grüße WFTH ... Mehr anzeigen

Hallo zusammen, ich kenne leider das E-Mail-Tool nicht und kann es auch nicht ausprobieren, denn wir arbeiten in der Kanzlei mit DMS. Wir benutzen Outlook mit Exchange als E-Mail System und archivieren in DMS ausschließlich (!!) E-Mails und Anhänge im PDF-Format. Dies vor allem wegen dem leichteren Handling und der Möglichkeiten zum Kommentieren mit einem handelsüblichen PDF-Programm. Ich weiß nicht ab dies das Tool auch leisten kann. Alles läuft komplett vollautomatisch, d.h. jede E-mail wird beim Eingang oder nach dem Senden vollautomatisch in eine PDF konvertiert, die Anlagen dazu oder extra gespeichert und das alles in einem frei definierbaren Ordner im Netz (ggf. auch der vom Anwaltspostfach) abgelegt. Das Ganze braucht auch kein anfälliges Plug-in. Lediglich bei der Speicherung zur Akte und bei der Erzeugung der Mail aus Anwalt Pro heraus könnte man sich wirklich wesentlich Besseres wünschen. Das bleibt aber wohl trotz E-Mail-Tool ein Traum, denn dazu müßte man einige wirklich sinnvolle Programmierschritte überlegen, die ich zwar schon seit langem anrege, die aber offensichtlich zu schwierig sind. Grüße WFTH ... Mehr anzeigen