Digitale Rechnungen per Email empfangen und in UO einlesen/archivieren

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Hallo zusammen,

Wir bekommen immer mehr Digitale Rechnung per Email zugesandt. Wie ist denn hier das Einlesen des "Beleges" in UO geplant. gibt es dazu ein Standrdvorgehen? Erfüllt das dann auch den die gefordeten Regeln?

Derzeit werden die Rechnungen ausgedruckt und wieder eingescannt. Das macht ja ber eigentlich keinen Sinn.

grüße

Jan

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PDF-Anhänge entsprechend (der Organisationsstruktur) ablegen (RE-RA-Kasse-...)

Dann entsprechend in DUO hochladen, fertig.

Ausdrucken und Scannen? Wozu? Doppelte Mehrarbeit.

Und Emails natürlich GdPdU-konform archivieren.

Arbeiten Sie mit dem Belegtransfer oder laden Sie evtl. ganze ZIP-Dateien (die man aus o.a. Organisationsstruktur erstellt hat) hoch?

Da wäre dann auch noch ein zeitliches Einsparungspotential .....

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Das war auch meine erste Idee. Manchmal sind die dirketkopierten PDFs größer als eingescannte PDFs. Das ist dann wieder mit dem Speicher etwas Blöd.

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Meiner Meinung nach sollte es die Möglichkeit geben, das eingegangene E-Mail Rechnungen an eine weitere E-Mail Adresse weitergeleitet werden können.

Bietet DATEV die Möglichkeit?

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Meines Wissen Nein.

DAtev Vorgehen, Emailanhang in Ordner ( Rechnungseingang ziehen) und dann via Belegtransfer in UO hochladen und in UO bezahlen ( Zahlunggstransfer) zunmindest ist das die Idee.

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Vielen Dank.

Jedoch hat man nicht unbedingt immer Zugriff auf diese Funktion.

Ich denke, wenn ein Mandant eine Rechnung als Email auf seinem Android Smartphone etc. erhält, möchte er sie gleich ins Unternehmen Online schieben.

Hierzu benötigt er m.E. die Möglichkeit die Email an z.B. sein.name@datev.de zu schicken.

Wie findet ihr das und was sagt Datev dazu?

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Sowas wäre natürlich super.

Wo wir aber wieder bei dem Problem der Dateigröße sind. Mein Steuerberater empfiehlt Ausdrucken und wieder einscannen. Das sei zwar nicht so elegant, aber dafür sei die Dateigröße (meist) kleiner.

Wo sich wieder die Frage stellt, ob nicht nicht nach dem OCR die Dateigröße automatisch verkleinern könnte?

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dafür gibt es dann datev mobil upload

https://www.datev.de/web/de/suche/?query=upload+mobil

und ich glaube noch mehrere threads.

Re: Datev Upload mobil

Ich nehme an dass bei Mail die Programmierung der Datev nicht so weit ist, dass es den Anhang (Format ? ) automatisch erkennt und entsprechend zuordnet.

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Upload mobil ist aber (noch nicht) für Android vorhanden.

Gibt es schon Partnerlösungen (Apps) welche die Datev-Schnittstelle unterstützten?

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Auf die schnelle gesucht und gefunden:

https://www.datev.de/web/de/top-themen/unternehmer/weitere-themen/datev-marktplatz/loesungen-fuer-einzelne-branchen/cib-…

müsste via Marktplatz

https://www.datev.de/web/de/top-themen/unternehmer/weitere-themen/datev-marktplatz-mittelstand/

noch weitere Lösungen geben und ich bin mir fast sicher dass es inzwischen android Lösungen im Zusammenspiel mit UO gibt.

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Vielleicht hilft auch der Datev SmartTransfer www.datev.de/smarttransfer weiter, hier lassen sich Rechnungen die per Email eingehen direkt in DUO weiterleiten

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Ausdrucken und wieder einscannen? Willkommen im Papierlosen Büro......

Wozu gibt es den Sky PDF Drucker oder vergleichbares...einfach pdf drucken und die Größe direkt anpassen...spart Toner, Papier und Zeit....

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"2018 werden auch für Android™ Partnerlösungen freigegeben. Eine eigene App DATEV Upload mobil für Android™ ist nicht geplant.

Die Schnittstellen, sowohl für iOS als auch künftig für Android™, stehen allen interessierten Lösungsanbietern zu Verfügung. Künftig werden weitere Partner die Schnittstelle in ihren mobilen Lösungen implementieren. Erklärtes DATEV-Ziel ist es, nicht immer eine DATEV eigene Lösung anzubieten, sondern verstärkt auf Partnerlösungen zu setzen, die über Schnittstellen optimal an die DATEV-Produkte angebunden sind."

Wann 2018 darüber habe ich leider keine Infos.

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Ausdrucken und wieder einscannen? Willkommen im Papierlosen Büro......

Wozu gibt es den Sky PDF Drucker oder vergleichbares...einfach pdf drucken und die Größe direkt anpassen...spart Toner, Papier und Zeit....

Ausdrucken.... das als Empfehlung vom STB ist dann schon etwas vorsintflutlich...

Daher kann wenn die Dateigröße wirklich zu groß ist irgendeinene pdf Drucker verwenden , die Erfahrung dass nach nochmaligen pdf Druck die Datei kleiner wird habe ich auch gemacht ( auf meiner Homepage war in der Altversion das upload limitiert, so dass ich mitunter die pdf's anpassen sprich verkleinern musste.

Liegt in aller Regel an der Einstellung im pdf Drucker wie hoch die Auflösung sein soll/muss.

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ich sehe das ahnlich mit dem Ausdrucken.

Was wäre denn eine vertretbare/sinnvolle Dateigröße aus eurer Sicht?

oben war die Rede von einem SkyPDf Drucker. Ich hab den nicht auf dem Rechner. Kann man den Nachinstallieren?

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Ausdrucken und einscannen ist nicht nur vorsintflutlich etc. sondern vor allem keine ordnungsgemäße Ablage i.S.d. GOBD! Da hier ein Medienbruch vorliegt, der auch in der Verfahrensdokumentation dem Prüfer erwähnt wird, sind diesem Tür und Tor für eine Zuschätzung geöffnet!

Einen PDF-Druckertreiber bringen diverse andere Freeware Programme auch mit, z.B. PDFCreator und PDF x-change. Als Ziel wären 50 KB / Seite schön, bis 250 KB/Seite lasse ich noch durch.

Farbe muss hierbei nur beibehalten werden, wenn sie relevant ist (z.B. negative Beträge in rot).

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Moin, die Diskussion ist ja schon etwas älter, aber da Ihr hier alle mit Unternehmen online arbeiten und digitalen Belegen bin ich hier vielleicht an der richtigen Adresse.

Wenn der Mandant eine Rechnung per E-Mail bekommt ist dieser Beleg als Datei der Originalbeleg und muss digital aufbewahrt werden. (so mein derzeitiger Kenntnisstand, bitte korrigiert mich) Wenn Ihr diesen Beleg digital vom Mandanten bekommt und in Unternehmen online speichert und verbucht reicht das dann als Archivierung des Originalbeleges aus oder muss die E-Mail mit der Rechnung auch beim Mandanten noch einmal gespeichert werden und im Falle einer BP vom Prüfer einsehbar sein?

Also meine grundsätzlich Frage ist ob die Digitalisierung und Archivierung der Belege im Unternehmen online im Hinblick auf eine BP ausreichen ist.

Wie handhabt Ihr das. Werden die Papierbelege und E-Mails mit den Digitalen Belegen zusätzlich beim Mandanten aufbewahrt bzw. gespeichert? 

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Soweit ich weiß, reicht die Speicherung der Rechnung aus, wenn die Email lediglich die Funktion eines Briefumschlags hat, also im Text der Mail keine weiteren Erläuterungen vorhanden sin, die zum Verständnis der Rechnung notwendig sind.

Da die Grenze hier oftmals fließend ist, bewahren wir grundsätzlich die Original-Mail auf und empfehlen dies auch den Mandanten.

Für das Einlesen von Rechnungen in DUO, die per Mail kommen oder auf Rechnungsportalen zum Download bereitgestellt sind (z. B. T-Mobile) testen wir gerade www.getmyinvoices.com - jedenfalls für unsre eigene Fibu. Es gibt aber auch andere Portale, die Ähnliches anbieten (z. B. www.digi-bel.de).

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Danke für die Antwort und den Hinweis auf die Portale

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Für das Einlesen von Rechnungen in DUO, die per Mail kommen oder auf Rechnungsportalen zum Download bereitgestellt sind (z. B. T-Mobile)

Dafür ist auch DATEV SmartTransfer (gibt es ebenfalls in großer Diskussion) geschaffen und auch die Belegtypen in UO sollen per E-Mail erreichbar sein; so der Plan der DATEV. Wann das der Fall sein wird, kann leider niemand sagen.

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Eine Dateveigene Lösung / Schnittstelle wird gerade programmiert. Soll noch in diesem Jahr in "Serie" gehen.

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Was davon wird denn programmiert? Eine Lösung zum Abruf von Rechnungen aus Portalen? (also "Datev HolDieRechnung") oder eine Emailweiteleitungsfunktion?

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Hallo Herr Brost,

siehe DATEV Ideas: Rechnungseingang über Email-Konto

Beste Grüße

Andreas Briefs

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Achso, darauf wurde angespielt. Idee ist bekannt und freut mich dass sie umgesetzt werden soll, allerdings hatte ich kurz die Hoffnung die Datev würde ebenfalls eine Möglichkeit bieten Rechnungen aus Portalen abzurufen. Aber Emailweiterleitung ist ja schon mal ein Anfang