Hallo Datev,
hallo Gemeinschaft,
angeregt durch Datev-Ausgabekorb funktioniert nicht habe ich mich doch mal mit dem Ausgabekorb auseinandergesetzt. So konnte ich wieder einen Teil von rückständiger Arbeitsweise bei mir beseitigen (bisher Dokumente manuell im Dateisystem gesammelt) Gefällt mir, das Körbchen. Nachfolgende Verbesserungsvorschläge sind mir spontan in den ersten Stunden aufgekommen. Bzw. kann mir bei manchen Sachen sicher auch jemand sagen, wie man das richtig macht. Ich bin da mal ganz 'intuitiv' herangegangen
Viele Grüße.
Systeminformationen
Ausgabekorb V.2.0
Eigenorganisation classic V.8.14
Bearbeitung 30.01.2018 um 11:19 Uhr: Streichungen; siehe Re: Ausgabekorb
Bearbeitung 19.01.18 um 08:38 Uhr: zu erstem Punkt Unterfunkt ergänzt, zweiten & letzten Punkt eingefügt
Bearbeitung 18.01.18 um 14:46 Uhr: Präzisierung dritter Punkt
Moin,
fast alle Anregungen zur Verbesserung unterstütze ich, ein klares Nein muss ich bei dem Vorschlag zum Löschen anbringen. Würde eine Löschung analog des Dokumentenkorbes im Dateisystem vorgenommen wäre der Zweck des Ausgangskorbes konterkariert. Stellen Sie sich vor Sie würden diverse Dokumente aus verschiedenen Anwendung im Ausgangskorb sammeln und einen Scan aus dem Dateisystem hinzufügen, diese Datei wollen Sie dann aber noch im DMS ablegen. Geht dann nicht mehr weil weg.
Die Profilanlage ist einfach, die Nutzung der Profile ist arg hakelig, hier muss nachgebessert werden.
Gruß
KP
Beim Dokumentenkorb können Sie doch wählen zwischen kopieren und kopieren & löschen (bei Dateien importieren..., nicht bei Verzeichnis importieren). So meine ich das. Habe ich oben präzisiert. Danke für den Hinweis.
Hallo 0815,
vielen Dank für Ihre Hinweise und Anregungen.
Grundsätzlich möchten wir auf folgendes hinweisen:
Der Ausgabekorb ist eine Lösung um Dokumente aus verschiedenen DATEV- und Nicht-DATEV-Anwendungen vorübergehend (temporär) zu sammeln und anschließend gemeinsam auszugeben.
Die Ausgabemöglichkeiten sind
Ausgelegt als PDF-Werkzeug kann der Ausgabekorb nur mit dem Dateiformat PDF umgehen. Andere Dateiformate müssen erst nach PDF umgewandelt werden.
Beim Ausgabekorb wurde bewusst davon Abstand genommen, den Leistungsumfang eines DMS oder Dokumentenkorbs nachzubilden.
Zu den einzelnen Punkten:
Warum kein TIF-Import aus Dateisystem? Bin zwar auch mehr Freund von PDF, aber aufgrund der Datev-DMS-Vorgaben sind unsere Scanner standardmäßig alle auf TIF eingestellt.
- + DOCX, sodass das Anschreiben hinzugefügt werden kann / generelle Dateiformatunabhängigkeit à la DMS
Der Ausgabekorb ist ein PDF-Werkzeug. Die Umwandlung von Fremdformaten in PDF wird durch die „Ablegen im DATEV Ausgabekorb…"-Druckerobjekte unterstützt.
Eine Spalte zur Anzeige des Dateiformates einfügen à la DMS.
Als PDF-Werkzeug unterstützt der Ausgabekorb nur ein Format: PDF. Da nur ein Format unterstützt wird, ergäbe sich aus der Spalte kein Nutzen.
Warum keine Tastenkombination (sowie ggf. zusätzlich eine Schaltfläche in der Symbolleiste) für den häufig genutzten Import aus dem Dateisystem (insbes. aus dem Scanverzeichnis)?
Aktuell gibt es den Link „Aus dem Dateisystem hinzufügen". Innerhalb der Sitzung bleibt der zuletzt gewählte Ordner voreingestellt.
Warum nicht wie beim Dokumentenkorb Auswahlmöglichkeit zwischen 'importieren' + 'importieren & löschen' bei Import aus Dateisystem?
Der Ausgabekorb sammelt PDF-Dokumente temporär und löscht die "Arbeitskopien" automatisch, nachdem die gewünschte Ausgabeoption erfolgt ist.
Warum keine automatische Aktualisierung der Dokumenteliste?
Die Dokumentenliste wird automatisch aktualisiert, zum Beispiel nachdem Dokumente hinzugefügt werden oder wenn alle für ein Dokument markierten Ausgabeoptionen abgearbeitet wurden.
Warum kann man gesammelte Dokumente aus dem Ausgabekorb nicht wie aus dem Dokumentenkorb in eine Dokumentstruktur ziehen?
Diese Funktion dürfte dann ja nur beim Ausgabeweg „Exportieren" greifen. Sobald für mindestens ein Dokument ein weiterer Ausgabeweg gewählt wurde, wäre sie hinfällig.
Warum muss man zum Speichern geänderter Einstellungen den Korb erst schließen und wieder neu öffnen (wenngleich das flott geht)?
Dies hat technische Hintergründe.
Warum kann man Dokumente nicht per "Drag & Drop" in einen anderen Korb verschieben?
Ein reines Verschieben ist aktuell nicht möglich. Werden die geöffneten Körbe neben-/untereinander angezeigt, kann per Drag & Drop von einem in den anderen Korb kopiert werden.
Warum kann man aus einem Korb nicht einzelne Dokumente ausgeben, je nachdem, welche man markiert hat; sondern nur alle zusammen?
Einzelne Dokumente können selektiv ausgegeben werden. Dabei werden immer diejenigen Dokumente gemeinsam ausgegeben, die beim jeweiligen Ausgabeziel den Haken gesetzt haben. Dokumente, die bei allen angezeigten Ausgabewegen keinen Haken haben, werden nicht ausgegeben.
Alphabetisches Sortieren nach dem Dateinamen ermöglichen.
Derzeit ist nur manuelles Sortieren möglich.
Ihre Anregungen nehmen wir gerne in die Wunschliste für Programmerweiterungen mit auf. Unter dem Aspekt der zukünftigen Ausrichtung der DATEV-Software sind allerdings vorerst keine funktionalen Änderungen am Ausgabekorb zu erwarten.
Mit freundlichen Grüßen
DATEV eG
Manfred Müller
Sehr geehrter Herr Müller,
vielen Dank für die Erläuterungen, viel wichtiger wäre aber eine Optimierung der Profilauswahl, das ist viel zu fummelig. Ein Fehler und die Ausgabe läuft auf den falschen Weg.
Besser wäre es bei Aufruf der Ausgabe einen Auswahldialog mit den Ausgabemöglichkeiten einzublenden, also die "üblichen Verdächtigen" wie die bereitgestellten Drucker oder E-Mail, Spezialitäten könnten über die Profile in der Übersicht auftauchen. Oft benutze ich den Ausgabekorb ohne mir Gedanken über den gerade (von der letzten Ausgabe verwendeten) Ausgabeweg (=Profil) zu machen. Will ich jetzt den Korbinhalt ausgeben muss ich einen sehr beschwerlichen Weg gehen (viele Klicks).
Gruß
KP
Hallo Herr Müller,
danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mir so ausführlich zu antworten.
Der Ausgabekorb ist ein PDF-Werkzeug. Die Umwandlung von Fremdformaten in PDF wird durch die „Ablegen im DATEV Ausgabekorb…"-Druckerobjekte unterstützt.
Nur dann kann ich z.B. ein Anschreiben ja nicht mehr ändern. Dazu müsste es ja .docx bleiben.
Als PDF-Werkzeug unterstützt der Ausgabekorb nur ein Format: PDF. Da nur ein Format unterstützt wird, ergäbe sich aus der Spalte kein Nutzen.
Stand natürlich in Bezug auf die gewünschte Kompatibilität mit unterschiedlichen Dateiformaten.
Aktuell gibt es den Link „Aus dem Dateisystem hinzufügen". Innerhalb der Sitzung bleibt der zuletzt gewählte Ordner voreingestellt.
Ach dort oben, direkt im Korb. Danke für den Tipp!
Der Ausgabekorb sammelt PDF-Dokumente temporär und löscht die "Arbeitskopien" automatisch, nachdem die gewünschte Ausgabeoption erfolgt ist.
Aus dem Korb schon. Nicht aber aus dem Dateisystem (z.B. aus dem Scan-Verzeichnis).
Die Dokumentenliste wird automatisch aktualisiert, zum Beispiel nachdem Dokumente hinzugefügt werden oder wenn alle für ein Dokument markierten Ausgabeoptionen abgearbeitet wurden.
Beim Hinzufügen aus dem Dateisystem ja. Nicht aber, wenn ich bspw. etwas aus KRW hinzufüge.
Warum kann man gesammelte Dokumente aus dem Ausgabekorb nicht wie aus dem Dokumentenkorb in eine Dokumentstruktur ziehen?
Diese Funktion dürfte dann ja nur beim Ausgabeweg „Exportieren" greifen. Sobald für mindestens ein Dokument ein weiterer Ausgabeweg gewählt wurde, wäre sie hinfällig.
Ich meinte nicht über Ausgeben. Bspw. ich sammle die diversen Anlagen zu einem Anschreiben. Abschließend würde ich diese per "Drag & Drop" in die Dokumentstruktur des Anschreibens ziehen. Alternativ ginge natürlich auch so etwas wie eine Ausgabemöglichkeit wie an DATEV DMS Dokument anhängen (wie in Word & Excel).
Ein reines Verschieben ist aktuell nicht möglich. Werden die geöffneten Körbe neben-/untereinander angezeigt, kann per Drag & Drop von einem in den anderen Korb kopiert werden.
Das hilft weiter. Danke!
Einzelne Dokumente können selektiv ausgegeben werden. Dabei werden immer diejenigen Dokumente gemeinsam ausgegeben, die beim jeweiligen Ausgabeziel den Haken gesetzt haben. Dokumente, die bei allen angezeigten Ausgabewegen keinen Haken haben, werden nicht ausgegeben.
Danke für die Hinweise. Jetzt verstehe ich das Hakensystem so langsam. Einfacher wäre es natürlich, wenn einfach die markierten ausgegeben würden.
Alphabetisches Sortieren nach dem Dateinamen ermöglichen.
Derzeit ist nur manuelles Sortieren möglich.
Ja, das habe ich gemerkt Das könnte man ja ... ändern?
Ihre Anregungen nehmen wir gerne in die Wunschliste für Programmerweiterungen mit auf.
Dankeschön!
Unter dem Aspekt der zukünftigen Ausrichtung der DATEV-Software sind allerdings vorerst keine funktionalen Änderungen am Ausgabekorb zu erwarten.
Wenn es stimmt, was ich die Tage mal hier im Forum gelesen habe, dass es ein neues DMS geben wird, dann leuchtet das ein. Macht auch nichts, solange der Ausgabekorb nur PDF unterstützt, hilft er mir nicht so recht. Dann werde ich wohl weiterhin manuell im Dateisystem sammeln (müssen) und dann die Sammlung via Dokumentenkorb ins DMS holen oder per Hand in die Dokumentstruktur schieben. Aus DMS heraus kann ich dann ja dateiformatunabhängig ganz schick als PDF exportieren, per E-Mail senden, drucken.
Dennoch nochmals danke für Ihre Zeit. Viele Grüße.
Sehr geehrter Herr K. Pf.,
aus Ihren Ausführungen wird für uns nicht klar ersichtlich, was Ihnen konkret Schwierigkeiten bereitet.
Bitte nehmen Sie Kontakt zu unserm Support auf, damit Ihre individuelle Konstellation detailliert besprochen werden kann.
Vielleicht hilft Ihnen aber auch folgender Tipp:
Wollen Sie jetzt z. B. alle Dokumente drucken, so müssen Sie vor dem Ausgeben nur das Kontrollkästchen in der Spaltenüberschrift nach „Drucken" anklicken.
Wollen Sie einzelne Dokumente drucken, so haken Sie in der Spalte Drucken eben nur die gewünschten Dokumente an.
Mit freundlichen Grüßen
DATEV eG
Manfred Müller
Hallo Herr Müller,
auch ich habe aufgrund dieser Diskussion hier den Ausgabekorb für mich entdeckt und zwar lediglich für den Versand von E-Mails mit mehreren Dokumenten im Anhang. Es ist eine gute Möglichkeit die Dokumente zu sammeln und später zu versenden. Ich stoße aber immer öfter auf das Problem, dass ich auf eine Mail mit der Anfrage nach diesen Dokumenten antworten will und die Dokumente an diese Antwortmail anhängen will. Ich habe bisher aber keine Möglichkeit gefunden, von Outlook auf den Ausgabekorb zuzugreifen. Ich kann die Dokumente aus dem Ausgabekorb lediglich mit einer neuen Mail versenden. Oder habe ich hier etwas übersehen?
Viele Grüße,
B. Fitschen
Hallo Frau Fitschen,
das ist wieder WorkFlow á la DATEV. Darüber bin nämlich auch schon gestolpert. Anscheinend kennt DATEV nicht die Funktion, auf eine Mail zu antworten.
Die einzige Lösung ist, die Dateien erst in einem Ordner zu sammeln und dann zu der Antwort hinzuzufügen. Tja, wieder einmal hat sich DATEV selbst ein Bein gestellt.
An DATEV:
Übrigens, man kann sehr wohl auf eine bereits geöffnete Mail direkt per VB/VBA zugreifen.
Das ist kein Hexenwerk.
Einmal ein Beispiel (als kleine Hilfestellung) wie auch aus einem separaten OL-Formular in einer bereits geöffneten EMail eine Mailnachricht incl. Tabelle etc. erstellen kann.
Private Sub cmdMail_Click()
Dim objItem As MailItem
Dim sTex As String
Dim fso As New FileSystemObject
Dim objShell As New WshShell
Dim i As Integer
Dim a As Object
Dim strMailFile As String
10 On Error GoTo cmdMail_Click_Error20 Dim sTB As String:
If Len(txtUStVA_Zeitraum.Text) > 0 Then 'mit USt
sTB = GetIniString("Autotext", "FiBu_USt", "", sFileINI)
Else
sTB = GetIniString("Autotext", "FiBu", "", sFileINI)
End If
30 If sTB = "" Then
40 Call MsgBox("Es wurde der Autotext-Name für die FiBu-Mail noch nicht in der INI gespeichert." _
& vbCrLf & "" _
& vbCrLf & "Bitte tragen Sie erst unter der Rubrik [Autotext] den Autotextnamen ein." _
& vbCrLf & " [Autotext]" _
& vbCrLf & " FiBu=..." _
, vbExclamation, "Autotext FiBu-Mail")
50 Exit Sub
60 End IfDim objWord As Word.Application
Dim objDoc As Word.Document
Dim objSel As Word.Selection
Dim myAT As AutoTextEntry
'On Error Resume Next
70 Set objItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
80 objItem.BodyFormat = olFormatHTML 'immer HTML
90 If Not objItem Is Nothing Then
100 If objItem.Class = olMail Then
110 Set objInsp = objItem.GetInspector
120 If objInsp.EditorType = olEditorWord Then
130 Set objDoc = objInsp.WordEditor
140 Set objWord = objDoc.Application
150 Set objSel = objWord.Selection'170 objWord.ScreenUpdating = False
160 For Each myAT In objDoc.AttachedTemplate.AutoTextEntries
170 If (myAT.Name = sTB) Then Exit For
180 NextIf sAnrede = "" Then sAnrede = "Sehr geehrte Damen und Herren,"
190 myAT.Insert objSel.Range, True
200 With objDoc.Content.Find
210 .Text = "<Anrede>"
220 .Replacement.Text = sAnrede
230 .Forward = True
240 .Execute Replace:=wdReplaceAll, Forward:=True, Wrap:=wdFindContinue
250 End With
260 With objDoc.Content.Find
270 .Text = "<FiBu>"
280 .Replacement.Text = txtFiBu_Zeitraum.Text
290 .Forward = True
300 .Execute Replace:=wdReplaceAll, Forward:=True, Wrap:=wdFindContinue
310 End With
320 With objDoc.Content.Find
330 .Text = "<Firma>"
340 .Replacement.Text = cmbEmpfänger.Text
350 .Forward = True
360 .Execute Replace:=wdReplaceAll, Forward:=True, Wrap:=wdFindContinue
370 End WithDim sSchlusssatz As String
Dim cSumme As Currency
380 cSumme = (CCur(Nz(txtSVZ.Text, 0)) + CCur(Nz(txtZahllast.Text, 0)))
390 If cSumme > 0 Then
400 If chkEinzug.Value = True Then
410 sSchlusssatz = "Die Steuerzahlungen werden zum " & dFällig & " vom Finanzamt abgebucht."
420 Else
430 sSchlusssatz = "Bitte überweisen die Steuerzahlungen bis zum " & dFällig & "."
440 End If
450 Else
460 sSchlusssatz = "Das Guthaben wird Ihnen erstattet."
470 End If
480 With objDoc.Content.Find
490 .Text = "<Zahlungsart>"
500 .Replacement.Text = sSchlusssatz
510 .Forward = True
520 .Execute Replace:=wdReplaceAll, Forward:=True, Wrap:=wdFindContinue
530 End With
If txtUStVA_Zeitraum.Text = "" Then
GoTo Finaly
Else
Dim c As Cell
Dim aTbl As Word.Table
540 Set aTbl = objDoc.Tables.Item(1)550 On Error Resume Next
560 With aTbl
570 .Borders(wdBorderLeft).LineStyle = wdLineStyleNone
580 .Borders(wdBorderRight).LineStyle = wdLineStyleNone
590 .Borders(wdBorderTop).LineStyle = wdLineStyleNone
600 .Borders(wdBorderBottom).LineStyle = wdLineStyleNone
610 .Borders(wdBorderHorizontal).LineStyle = wdLineStyleNone
620 .Borders(wdBorderVertical).LineStyle = wdLineStyleNone
630 .Borders(wdBorderDiagonalDown).LineStyle = wdLineStyleNone
640 .Borders(wdBorderDiagonalUp).LineStyle = wdLineStyleNone
650 .Borders.Shadow = False
.PreferredWidth = objWord.CentimetersToPoints(9)
.Columns(1).PreferredWidthType = wdPreferredWidthPoints
660 .Columns(1).Width = objWord.CentimetersToPoints(3)
.Columns(2).PreferredWidthType = wdPreferredWidthPoints
670 .Columns(2).Width = objWord.CentimetersToPoints(3)
.Columns(3).PreferredWidthType = wdPreferredWidthPoints
680 .Columns(3).Width = objWord.CentimetersToPoints(3)
690 End With
End If
700 On Error GoTo cmdMail_Click_Error
710 With aTbl
720 Set c = .Cell(2, 1)
730 c.Range.InsertAfter "USt.-VA"
740 Set c = .Cell(2, 2)
750 c.Range.InsertAfter txtUStVA_Zeitraum.Text
760 c.Select
770 objSel.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight780 Set c = .Cell(2, 3)
790 c.Range.InsertAfter txtZahllast.Text
800 c.Select
810 objSel.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight820 If txtSVZ.Enabled = False Then
830 .Rows(.Rows.Count).Delete
840 .Rows(.Rows.Count).Delete
850 Else
'SVZ Ja
860 Set c = .Cell(3, 1)
870 c.Range.InsertAfter "USt.-SVZ"
880 Set c = .Cell(3, 2)
890 c.Range.InsertAfter Year(CDate(txtUStVA_Zeitraum.Text)) + 1
900 c.Select
910 objSel.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight
920 Set c = .Cell(3, 3)
930 c.Range.InsertAfter txtSVZ.Text
940 c.Select
950 objSel.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight
'Summe SVZ
960 Set c = .Cell(4, 3)
970 c.Range.InsertAfter Format(cSumme, "#,##.0,00")
980 c.Select
990 With objSel
1000 .ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight
1010 .Font.Bold = True
1020 .Borders(wdBorderTop).LineStyle = wdLineStyleSingle
1030 .Borders(wdBorderBottom).LineStyle = wdLineStyleDouble
1040 End With
1050 End If
1060 End WithFinaly:
1070 objDoc.Select
1080 With objSel
1090 .Font.Name = "Calibri"
1100 .Font.Size = 11
1110 End With
1120 Set objSel = Nothing
1130 With objWord
1140 .Selection.EndKey wdStory
1150 .Selection.Collapse
1160 End With
Dim sSearchFor() As String
Dim colSearchFor As New Collection
Dim q As IntegerIf cmbEmpfänger.ListIndex = -1 Then
colSearchFor.Add InputBox("Geben Sie bitte die MdNr. für die Mailanlagen an.", "DATEV-Anlagen")
Else
sSearchFor = Split(cmbEmpfänger.List(cmbEmpfänger.ListIndex, 0), "+", , vbTextCompare)
For q = 0 To UBound(sSearchFor())
colSearchFor.Add sSearchFor(q)
Next
End If
Dim colFile As New Collection
1180 With objItem
1190 .To = sMailEmpfänger
1200 .Subject = "FiBu-Auswertung für " & txtFiBu_Zeitraum.Text
For q = 1 To colSearchFor.Count
1170 Set colFile = FindFiles(sExportPfad, "*" & colSearchFor(q) & "*.*", False, vbNormal)
1210 For i = 1 To colFile.Count
1220 .Attachments.Add colFile(i)
1230 fDelete colFile(i), True, False
1240 Next
Next
1250 End With
1260 End If
1270 End If
1280 End If'1240 objWord.ScreenUpdating = True
1290 Unload Me
1300 Set objDoc = Nothing
1310 Set objWord = Nothing
1320 Set objSel = Nothing1330 On Error GoTo 0
1340 Exit SubcmdMail_Click_Error:
1350 objWord.ScreenUpdating = True
1360 MsgBox "Error " & Err.Number & " (" & Err.Description & ") in Zeile " & Erl() & " procedure cmdMail_Click of Formular frmMailversand"End Sub
Aber es gilt wie immer bei DATEV, man kann, wenn man denn nur wollte.
Gruß A. Martens
Hallo Herr Martens,
vielen Dank für die Rückmeldung. Dann brauche ich jetzt nicht weiter nach einer solchen Funktion suchen und habe die Wahl: entweder kann ich auf eine Mail direkt antworten, um den Zusammenhang zu haben, oder den Ausgabekorb nutzen, um die Anhänge zu sammeln und vor Versand zu prüfen.
@DATEV:
Bitte entwickeln Sie die Add-Ins in Outlook dahingehend weiter, dass auch auf den Ausgabekorb zugegriffen werden kann oder alternativ die Möglichkeiten im Ausgabekorb, dass die Anhänge an eine geöffnete Mail angehängt werden können. DANKE.
Viele Grüße,
B. Fitschen
Hallo Frau Fitschen,
vielen Dank für Ihre Anregungen.
Wir fügen sie zur Liste mit den Punkten für mögliche Weiterentwicklungen hinzu.
Mit freundlichen Grüßen
DATEV eG
Manfred Müller
Vielen Dank !
Ich hätte auch noch einen Wunsch,
nämlich einen weiteren Ausgabeweg "bereitstellen in Unternehmen online". So könnte man alle Auswertungen ins UO stellen, auch Jahresabschlüsse mit Deckblatt, AGB, Stempeln und Co., auch Vollständigkeitserklärungen, kurz: alles was zum Unternehmen gehört. Und alles wäre an einem Platz.
MfG
Olaf Bietz
Hallo Herr Bietz,
wir haben Ihren Wunsch zur Liste mit den Punkten für mögliche Weiterentwicklungen hinzugefügt.
Mit freundlichen Grüßen
DATEV eG
Manfred Müller
Guten Tag Herr Müller,
wird/wurde der Ausgabekorb abgekündigt?
Vg ferchland
Hallo Herr Ferchland,
aktuell ist nicht vorgesehen, den Ausgabekorb in naher Zukunft abzukündigen.
Mit freundlichen Grüßen
DATEV eG
Manfred Müller