Zugriff auf Termine

[#1]

Hallo!

Welche Möglichkeiten bietet DATEV Anwalt als Onpremise von extern auf den Kalender zuzugreifen, wenn kein Exchange mit Kalendersychronisation von und nach DATEV im Einsatz ist. Gibt es einen Webdienst dafür?

Klaus Rörig

[#2]

Sehr geehrter Herr Rörig,

einen Webdienst zur Synchronisation außerhalb von Exchange mit dem DATEV Kalender gibt es derzeit leider nicht.

Es gibt nur die technischen Möglichkeiten, die es ermöglichen, von außen auf das eigene System zuzugreifen, z. B. über DATEV-SmartIT, DATEVasp, DATEVnet oder DATEVnet mobil. Durch einen solchen direkten Zugriff - dann eben auch auf den DATEV-Kalender - wird eine Synchonisation mit Microsoft Outlook eigentlich nicht benötigt.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

[#3]

Guten Tag Frau Kubisch,

die Kanzlei nutzt derzeit IMAP-Postfäche und Mozilla Thunderbird als Mailclient. Termine werden in DATEV gepflegt. Jetzt gibt es den Wunsch auch von unterwegs (via Smartphone) den DATEV-Kalender einsehen zu können.

Wenn ich das richtig in Erinnerung habe, kann der Kalender aus DATEV nach Outlook synchronisiert werden. Über diesen Weg (mit einem Exchange, o.ä. im Hintergrund) wäre dann auch eine Synchronisation auf smarte Geräte möglich. Eine RDP-Sitzung auf einem Smarthone/Tablet macht keinen Spaß und dauert zu lange.

Daher hatte ich jetzt auf eine Antwort wie "Ja, wir können auch iCal" gehofft. Das kann ja heute eigentlich jede CRM-Lösung.

Klaus Rörig

[#4]

Tja, es geht leider nur via DATEVnet und dann der Exchange-Anbindung. Oder aber über andere VPN-Zugänge.

Als es noch den Google-Kalender gab und die Synchronisierung, ging das dann auch noch. So ist man leider auf die o.a. Variante(n) angewiesen.....

[#5]

Naja, die Exchange-Anbindung ist ja jetzt nicht von DATEVnet abhängig. Das muss ja auch mit einem Onpremise bzw. Hosted-Exchange gehen.

Google Kalender gibt es ja noch, aber will man seine Termine bei Google wissen?

[#6]

Zum ersten kann ich nichts sagen, da ich nicht genau weiß ob das geht.

Zum zweiten: Recht haben Sie. Ist aber auch Vergangenheit. Ging aber. Zumindest als Testlösung.

[#7]

Der Kalender aus DATEV - bzw. die jeweiligen Termine eines Mitarbeiters - können nach Microsoft Outlook synchronisiert werden. Über einen Exchange im Hintergrund ist dann auch eine Synchronisation auf smarte Geräte möglich. Das wird nach unseren Erfahrungen auch viel eingesetzt. Die Synchronisation erfolgt in beide Richtungen, so dass Termine in DATEV oder in Outlook erstellt und verändert werden können.

iCal bedienen wir derzeit nicht.

[#8]

Sehr geehrter Herr Rörig,

ich nutze folgenden Weg, der allerdings "on premise" derzeit noch einige Bbesonderheit aufweist.

die Terminpflege erfolgt bei uns im DATEV Arbeitsplatz/Terminkalender und wird von dort mit Outlook synchronisiert.  Da wir Office365 im Einsatz haben, befinden sich in Outlook zwei Terminkalender die bewußt nicht zusammengeführt wurden.  Einer der Kalender liegt quasi on premise in der pst.-Datei von Outlook.  der zweite Kalender ist über Office365 an den dortigen "Exchange" angebunden.  Termine die ich Mobil nutzen möchte muss ich aus Gründen der Verschwiegenheit bei dieser Lösung "nachbearbeiten" und alle personenbezogenen Daten, wie insbesondere Namen, bereinigen, bevor ich diese in den "Online"-Kalender von Outlook kopiere. Von dort kann ich den Termin auf allen Geräten, die mit meinem Office365/Outlook.com-Konto verbunden sind, abrufen.  Über die Outlook-App für Android funktioniert die Vorgehensweise auch auf Androidgeräten; wenn ich mich richtig erinnere, lassen sich Google- und MS-Kalender untereinander verbinden.

Der Umweg über den doppelten Kalender muss ich machen, da die DATEV-Synchronisation mir noch zu viele sensible Daten als Standard mit synchronisiert.  In diesem Punkt scheine ich allerdings fast alleine zu sein. Aus meinem letzten Telefonat mit der Entwicklungsabteilung bei DATEV habe ich allerdings auch entnommen, dass hier von Kollegen die Forderung nach einem "Mehr" an zu übertragenen Daten vorherrscht; was ich persönlich nicht nachvollziehen und im Hinblick an die Anforderungen der DSGVO zumindest für bedenklich halte; allerdings nutze ich mit den Mandanten auch kein WhatsApp.

mfg

Andreas G. Müller

[#9]

allerdings nutze ich mit den Mandanten auch kein WhatsApp.

WAP mit Mandantenund DS-GVO? Das geht ja auch gar nicht...

Wenn eines klar in den Seminar zur DS-GVO rüberkam - dann das!

[#10]

Hallo Herr Müller,

was schreibt DATEV denn so in den Termin rein, wenn man ihn nach Outlook übernimmt?

Läuft dieser Abgleich eigentlich nur wenn Outlook aktiv ist oder transparent im Hintergrund?

Klaus Rörig

[#11]

WA im gesamten geschäftlichen Umfeld ist ein NOGO und datenschutzrechlich sehr bedenklich. Man kann inzwischen zwar WA den Zugrifff auf das Adressbuch verbieten, aber dann kann man es auch komplett weglassen.

https://www.wbs-law.de/internetrecht/ist-whatsapp-illegal-it-anwalt-solmecke-gibt-entwarnung-fuer-die-nutzer-aber-nicht-…

https://www.wbs-law.de/personlichkeitsrecht/urteil-weitergabe-der-whatsapp-kontaktdaten-ist-illegal-droht-eine-abmahnwel…

[#12]

Hallo Herr Rörig,

meine persönliche Meinung:

damit der DATEV-Kalender "sinnvoll" genutzt werden kann - jedenfalls in unserem Anwendungsumfeld, muss ich über die "Verknüpfungen" eine Verbindung zum Mandanten und zur Akte herstellen.

Von DATEV aus landen die Termin in dieser Form in Outlook:

Dort ändere ich dann diese Daten und so landen sie dann auf meinem Telefon:

Werden zum Termin noch Notizen erfasst, werden auch diese übertragen.

Auf welchen Abgleich beziehen Sie sich:

der Abgleich DATEV-Outlook lässt sich über die Einstellungen im Arbeitsplatz steuern.  Der Abgleich Outlook on premise und Outlook (mobil) muss manuell erfolgen; wie bereits erwähnt, ist der zweite Abgleich dem Umstand geschuldet, dass DATEV an dieser Stelle meine Ansprüche an die anwaltliche Verschwiegenheit und den Datenschutz (noch) nicht erfüllt. @DATEV:  keine Kritik, nur eine Feststellung. Mit den an Sie herangetragenen "Anwenderwünschen" bin ich dankenswerterweise im Überblick vertraut.

Andreas G. Müller

[#13]

WAP ist aus vielen Gründen - für mich - jedenfalls im Beruflichen Bereich ein absolutes NO Go, allerdings kenne ich Kollegen (aber auch Mandanten) die hier über keinerlei Gespür verfügen und nur noch über WAP kommunizieren (weil der Mandant es so will).  Diese Kollegen unterstellen mir dann immer eine gewisse "Rückständigkeit".

[#14]

Frau Kubisch schrieb ja, dass der Abgleich Outlook-DATEV bidirektional erfolgt.

Wenn der Benutzer in der Kanzlei jetzt nicht am PC angemeldet ist (Outlook demnach nicht aktiv ist) werden dann Termin, die z.B. das Sek. für den Anwalt anlegt dennoch in den Exchange-Kalender übertragen, sodass der Anwalt sie dann z.B. auf seinem iPhone sehen kann?

Gleiches naturlich auch anders herum: Wenn der Anwalt einen Temin auf dem iPhone erstellt, landet der dann auch direkt im DATEV-Kalender?

[#15]

WAP ist aus vielen Gründen - für mich - jedenfalls im Beruflichen Bereich ein absolutes NO Go, allerdings kenne ich Kollegen (aber auch Mandanten) die hier über keinerlei Gespür verfügen und nur noch über WAP kommunizieren (weil der Mandant es so will). Diese Kollegen unterstellen mir dann immer eine gewisse "Rückständigkeit".

Ich werde auch immer schief angeguckt, wenn ich sage "WA habe ich nicht, und will ich auch nicht"

BTW: Kann man die Ansicht hier so einstellen, dass man die Anworten als Baum sieht?

[#16]

Wenn die Synchronisierung des Exchange-Outlook-Kalenders funktioniert, dann ist es doch egal, ob der Benutzer angemeldet ist. Das regelt doch Exchange. In beide Richtungen. Das ist doch Sinn solcher Lösungen.

Wie gesagt, wir regeln das mit der DATEV(net)-Anbindung von mobilen Geräten (Android und Apple-IOS). Das geht sicherlich auch anders via VPN-Anbindung. Ist ja keine Erfindung der DATEV.

[#17]

Sehr geehrter Herr Rörig,

Wir arbeiten ausschließlich mit dem DATEV-Kalender + Aufgaben und synchronisieren diese mit unserem Exchange. Das geht bidirektional. Da Ein in Outlokk angelegter Termin natürlich die Akte nicht kennt, steht dann zwar auch im DATEV Kalender, ist aber nicht mit der Akte verknüpft. Das lässt sich manuell nachholen. Der Abgleich findet von Data. Nach Outlook ( je nach Einstellung) zeitgesteuert, manuell erzwungen oder Eintragsbezogen bei Erfassung/ Änderung statt . Der Rückkanal ist m.E nur zeitgesteuert.

der Abgleich mit Exchange ist völlig unabhängig von der Anmeldung des jeweiligen Users.

Die synchronisation mit Handys etc geschieht über DATEVnet mobil und läuft ebenfalls unproblematisch, jedoch aufgrund der Lizenzproblematik bei Push zumindest mit iOS nicht im Push-Verfahren sondern, bei Aufruf der jeweiligen Funktion. Und es dauert bei umfangreichen Daten etwas.

Bei Ei der Einstellung der sychronistartion sollte man sich einige Zeit zum Überlegen nehmen die dort zu machenden Einstellungen sind nicht unbedingt selbst erklärend - ein gutes Infodok dazu hab ich noch nicht gesucht.

Bei uns uns habe ich das vor vielen Jahren ( glUbe 2012) eingerichtet - keiner will’s mehr missen. Läuft ohne Probleme.

[#18]

Richtig, wenn Sie die Synchronisation über einen Exchange "on premise" laufen lassen landen die Termine in beiden Richtungen automatisch im jeweils anderen Kalender; wie dies der Kollege Renz macht.

In dieser Variante müsste es auch "egal" sein, ob der MA am Arbeitsplatz /Outlook angemeldet ist oder nicht.

Bei meiner/unserer Vorgehensweise kann ich so nicht vorgehen, da unser Exchange "irgendwo" steht. Gerne hätte ich dies geändert, aber einen Exchange on premise ist unwirtschaftlich und im "Web" kann/will ich wegen der zusätzlichen Daten nicht.

Andreas G. Müller

[#19]

Ich muss mein altes Thema nochmal reaktiveren.

Ich durchforste gerade die Anleitungen, wie ich Datev Anwalt Pro beibringe, die Termine in das Exchange-Postfach zu übertragen. Ich finde aber nur die "einfache" Outlook-Synchronisation". Aber dann läuft das doch clientseitig, oder?

Gewünscht ist, dass Termine auch dann ins Exchangepostfach übertragen werden, wenn der Benutzer nicht in Datev angemeldet ist. Wie wird das eingerichtet?

[#20]

Sie können die automatische Synchronisation auf einem eigens dafür vorgesehenen Rechner mit Microsoft Outlook-Installation im Kanzleinetz ausführen:

• Dort ist ein Benutzer "SyncUser" (muss in der Domäne und in den MA-Stammdaten erfasst werden) anzumelden.
• "SyncUser" synchronisiert für eine Auswahl von mehreren Mitarbeiten, auf deren Outlook-Postfach er "Bearbeiten"-Rechte hat.

Die einzelnen MA müssen nicht angemeldet sein, damit das funktioniert.

Anleitung:

Kanzleiweite Termine und Aufgaben automatisch mit Microsoft Outlook synchronisieren

[#21]

Ich habe  jetzt bei einem Benutzer mal testweise den Sync eingerichtet. Das läuft aber leider nicht transparent ab, weil Outlook 2016 sich jeden Zugriff durch Datev bestätigen lässt.

Gibt es doch noch eine Einstellung?

@Silvia_KubischDie Kanzlei arbeitet mit ThinClients auf Terminalserver. Ein zusätzlicher PC, der auch auch noch dauerhaft laufen muss, kann hier nicht die Lösung sein. Microsoft bietet mit EWS eine wunderbare Schnittstelle zum Zugriff auf Exchangepostfächer. Andere Software kann damit umgehen. Warum Datev nicht?

Was vielleicht noch klappen könnte, ist, dass ich bei jedem die jeweils anderen Postfächer mit eintrage. So wäre es dann theoretisch egal, wer gerade eine Datevinstanz geöffnet hat.

[#22 · Accepted solution]

---

@kroerig  schrieb:

Ich habe  jetzt bei einem Benutzer mal testweise den Sync eingerichtet. Das läuft aber leider nicht transparent ab, weil Outlook 2016 sich jeden Zugriff durch Datev bestätigen lässt.

---

Das Phänomen habe ich immer wieder und liegt an Outlook selbst.  In den Outlook Optionen habe ich im Trust-Center den Eintrag "Programmgesteuerter Zugriff" gefunden.  Darüber sollte sich der Abfragedialog unterdrücken lassen - allerdings habe ich es selbst noch nicht versucht.

[#23]

@kroerig : Die Bestätigung würde nicht mehr kommen, wenn folgende Bedingungen zutreffen:

• Abschaltung der Sicherheitsmeldung am Exchange-Server (nicht empfohlen)

ODER

• Synchronisation läuft auf einem Windows 10 Client (kein Server OS!)

UND

• der Virenscanner ist aktuell

UND

• im Virenscanner sind alle DATEV-Programme als vertrauenswürdig eingestellt.

[#24]

Auf Terminalservern ist das wohl die einzige Chance, da Outlook auf Terminalservern den den Status des Virenscanners nicht abfragen kann.