Hallo Community,
da das Bea noch etwas auf sich warten lässt 
haben wir Zeit, uns um sinnvolle Fragestellungen zu kümmern.
Mich treibt im Moment die Frage um, wie ich in Zeiten digitaler Aktenführung eine effektive Fristenkontrolle in der Kanzlei durchsetzte. Ich habe dazu folgende Dienstanweisung entworfen und würde gerne die Meinung der Kollegen hören.
Dienstanweisung zur Bearbeitung des Postein- und Ausgangs
1. Diese Dienstanweisung gilt für jede Art von Posteingang.
2. Die eingehende Post, gleich welcher Art, ist zunächst zu sichten. Werbung ist auszuschei-den. In Zweifelsfällen ist davon auszugehen, dass es sich um Post handelt.
3. Notierung der Fristen durch die Rechtsanwaltsfachangestellte
3.1. Digitale Posteingänge:
Sämtliche digitalen Posteingänge sind in das DATEV System aufzunehmen. Unmittelbar bei der Aufnahme sind die Fristen zu notieren. Erscheint zweifelhaft, ob es sich um eine zu notierende Frist handelt, ist die Frist auf jeden Fall zu notieren.
3.2. Nicht digitale Posteingänge:
Bei sämtlichen nicht digitalen Posteingänge sind die Fristen zu notieren, bevor das jewei-lige Schriftstück digitalisiert wird. Die Frist ist dem digitalisierten Schriftstück zuzuordnen und der entsprechenden Akte.
3.3. Sämtliche, sowohl digitale als auch nicht digitale Post ist sodann einer zweiten Rechtsanwaltsfachangestellten zur Prüfung der eingetragenen Fristen vorzulegen. Erst nach der Prüfung durch die zweite Rechtsanwaltsfachangestellte sind sämtliche Posteingänge in digitalisierter Form dem Rechtsanwalt vorzulegen.
4. Streichen der Fristen
4.1. bei Versendung durch das BEA:
4.1.1. vor dem Versenden durch das BEA hat die Rechtsanwaltsfachangestellte zunächst zu prüfen, ob das zu versendende Schriftstück mit einer Signatur des Rechtsanwalts versehen ist.
4.1.2. Liegt diese vor ist das Schriftstück durch das BEA zu versenden. Das Ver-sandprotokoll ist sofort zur jeweiligen Akte zu speichern.
4.1.3. Erst nachdem das Versandprotokoll aus der Akte heraus aufgerufen und geprüft wurde und feststeht, dass das Schriftstück über das BEA vom Empfän-ger empfangen wurde, darf die Frist durch die Rechtsanwaltsfachangestellte ge-strichen werden.
4.2. Beim Versenden per Post: Das zu versendende Schriftstück ist von der Rechtsan-waltsfachangestellten auf Unterschrift zu prüfen, sodann ist es von ihr zu konvertie-ren und in die Post-Ausgangskiste einzulegen. Wird ein Schriftstück aus irgendeinem Grund wieder aus dieser Post-Ausgangskiste herausgenommen, so ist die Frist sofort wieder durch die Rechtsanwaltsfachangestellte und die zweite Rechtsanwaltsfachan-gestellte zu notieren, wie oben beschrieben unter Ziffer 3.3.
4.3. Beim Versenden per Telefax: Das zu versendende Schriftstück ist von der Rechts-anwaltsfachangestellten auf Unterschrift zu prüfen, sodann ist es per Telefax zu ver-senden. Der erfolgreiche Versand ist durch Prüfung des Faxberichtes festzustellen. Der Faxbericht ist in der Akte abzuheften. Erst danach darf die Frist gestrichen wer-den.
4.4. Versenden per E-Mail: Fristwahrende Schriftstücke dürfen nicht per E-Mail versandt werden.
