8 Antworten Neueste Antwort am 21.01.2018 11:01 von rabergert

    Fristenkontrolle

    malo Beginner

      Hallo Community,

       

      da das Bea noch etwas auf sich warten lässt haben wir Zeit, uns um sinnvolle Fragestellungen zu kümmern.

      Mich treibt im Moment die Frage um, wie ich in Zeiten digitaler Aktenführung eine effektive Fristenkontrolle in der Kanzlei durchsetzte. Ich habe dazu folgende Dienstanweisung entworfen und würde gerne die Meinung der Kollegen hören.

       

      Dienstanweisung zur Bearbeitung des Postein- und Ausgangs

      1.    Diese Dienstanweisung gilt für jede Art von Posteingang.

      2.    Die eingehende Post, gleich welcher Art, ist zunächst zu sichten. Werbung ist auszuschei-den. In Zweifelsfällen ist davon auszugehen, dass es sich um Post handelt.

      3.     Notierung der Fristen durch die Rechtsanwaltsfachangestellte

      3.1.    Digitale Posteingänge:

      Sämtliche digitalen Posteingänge sind in das DATEV System aufzunehmen. Unmittelbar bei der Aufnahme sind die Fristen zu notieren. Erscheint zweifelhaft, ob es sich um eine zu notierende Frist handelt, ist die Frist auf jeden Fall zu notieren.

      3.2.    Nicht digitale Posteingänge:

      Bei sämtlichen nicht digitalen Posteingänge sind die Fristen zu notieren, bevor das jewei-lige Schriftstück digitalisiert wird. Die Frist ist dem digitalisierten Schriftstück zuzuordnen und der entsprechenden Akte.

      3.3.     Sämtliche, sowohl digitale als auch nicht digitale Post ist sodann einer zweiten Rechtsanwaltsfachangestellten zur Prüfung der eingetragenen Fristen vorzulegen. Erst nach der Prüfung durch die zweite Rechtsanwaltsfachangestellte sind sämtliche Posteingänge in digitalisierter Form dem Rechtsanwalt vorzulegen.

      4.     Streichen der Fristen

      4.1.    bei Versendung durch das BEA:

      4.1.1.     vor dem Versenden durch das BEA hat die Rechtsanwaltsfachangestellte zunächst zu prüfen, ob das zu versendende Schriftstück mit einer Signatur des Rechtsanwalts versehen ist.

      4.1.2.     Liegt diese vor ist das Schriftstück durch das BEA zu versenden. Das Ver-sandprotokoll ist sofort zur jeweiligen Akte zu speichern.

      4.1.3.    Erst nachdem das Versandprotokoll aus der Akte heraus aufgerufen und geprüft wurde und feststeht, dass das Schriftstück über das BEA vom Empfän-ger empfangen wurde, darf die Frist durch die Rechtsanwaltsfachangestellte ge-strichen werden.

      4.2.     Beim Versenden per Post: Das zu versendende Schriftstück ist von der Rechtsan-waltsfachangestellten auf Unterschrift zu prüfen, sodann ist es von ihr zu konvertie-ren und in die Post-Ausgangskiste einzulegen. Wird ein Schriftstück aus irgendeinem Grund wieder aus dieser Post-Ausgangskiste herausgenommen, so ist die Frist sofort wieder durch die Rechtsanwaltsfachangestellte und die zweite Rechtsanwaltsfachan-gestellte zu notieren, wie oben beschrieben unter Ziffer 3.3.

      4.3.    Beim Versenden per Telefax: Das zu versendende Schriftstück ist von der Rechts-anwaltsfachangestellten auf Unterschrift zu prüfen, sodann ist es per Telefax zu ver-senden. Der erfolgreiche Versand ist durch Prüfung des Faxberichtes festzustellen. Der Faxbericht ist in der Akte abzuheften. Erst danach darf die Frist gestrichen wer-den.

      4.4.     Versenden per E-Mail: Fristwahrende Schriftstücke dürfen nicht per E-Mail versandt werden.

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        • 1. Re: Fristenkontrolle
          j.d. Beginner

          Hallo Herr Lorenz,

           

          Frau Ecker (DATEV) betreut das Projekt "Effiziente Anwaltsorganisation - Ablaufsicherheit durch optimierte Kanzleiprozesse" im Zuge dessen ein Kanzleihandbuch mit Verfahrensanweisungen erstellt wurde (Telelex). Zur Postverarbeitung existiert eine 10-12 seitige Anweisung beginnend mit den Verantwortlichkeiten über Ablaufschritte der einzelnen Kommunikationswege (auch z.B. Webakte) über einen Verschlagwortungsknigge, der Aufbewahrung von Originaldokumenten etc. Dort könnten Sie für Ihre Dienstanweisung (auch gesondert für Fristen) noch fündig werden.

           

          freundliche Grüße

           

          Jan Drößler

          • 2. Re: Fristenkontrolle
            rabergert Beginner

            Sehr geehrter Herr Kollege,

             

            die Vorgehensweise halte ich für sinnvoll.

             

            Als Punkt 5 haben wir noch Postausgangskontrolle, nach der am Ende jedes Arbeitstags geprüft wird, welche fristwahrenden Schriftsätze hergestellt, abgesandt oder zumindest nach den genannten Grundsätzen versandfertig gemacht wurden und ob der Postkorb (vgl. Ihre Sendungen zu 4.2) geleert ist.

             

            MfkG

             

            Ralf Bergert

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            • 3. Re: Fristenkontrolle
              sabineecker DATEV-Mitarbeiter

              Hallo Herr Lorenz,

               

              senden Sie mir Ihre Adresse an sabine.ecker@datev.de. Ich habe noch ein Alt-Exemplar des Buches über. Schicke ich Ihnen zu .

              VG Sabine Ecker

              1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
              • 4. Re: Fristenkontrolle
                malo Beginner

                @Herrn Bergert

                 

                Sehr geehrter Herr Kollege Bergert,

                 

                wie prüfen Sie konkret am Ende des Tages, was Sie alles über den gesamten Tag hinweg hergestellt haben?

                 

                MFKG Markus Lorenz

                • 5. Re: Fristenkontrolle
                  agmü Fortgeschrittener

                  Hallo Fr. Ecker,

                   

                  gibt es schon eine Neuauflage.  Im DATEV-Shop habe das Kanzleihandbuch nicht (mehr) gefunden.

                   

                  mf(k)g

                   

                  Andreas G. Müller

                  • 6. Re: Fristenkontrolle
                    sabineecker DATEV-Mitarbeiter

                    Guten Morgen,

                    nein, keine Neuauflage. Wenn Sie möchten, sende ich Ihnen eins zu, 2. Auflage.

                    VG Sabine Ecker

                    • 7. Re: Fristenkontrolle
                      jochenherrmann DATEV-Mitarbeiter

                      Guten Tag,

                       

                      neben dem gedruckten Buch haben wir für die Anwender unserer Prozess-Dokumentations-Software "DATEV ProCheck" mit den DATEV-Programmen 11.1 ein aktualisiertes "Prozessmodell Anwaltskanzlei" ausgeliefert, welches aktuelle - von Praktikern entwickelte - Verfahrensanweisungen enthält.

                       

                      Viele Grüße, Jochen Herrmann

                      Produktmanagement DATEV Anwalt

                      • 8. Re: Fristenkontrolle
                        rabergert Beginner

                        Sehr geehrter Herr Kollege Lorenz,

                         

                        Post senden wir täglich um 13:00 Uhr (da ansonsten nachmittags extra jemand vor 16:00 Uhr zur Post müsste). Nachfolgend wird kontrolliert, ob der Postkorb leer ist.

                        Dieses ist bei uns recht unproblematisch, da wir Fristen üblicherweise ausschließlich per beA senden. Da dieses aktuell nicht möglich ist, besteht bei uns die Handhabung, jegliche Fristsache vorab zu faxen (auch bei vorab erledigten Fristen).

                         

                        Mfkg

                         

                        Ralf Bergert