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Import ohne Festschreibung

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letzte Antwort am 20.06.2018 10:29:58 von f_mayer
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wendland
Einsteiger
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Nachricht 1 von 15
7953 Mal angesehen

Hallo Datev, Hallo Comunity,

Ist es wirklich richtig, dass es ab Mitte 2019 generell unmöglich wird, einen Datenimport ohne Festschreibung zu machen?

Wir haben ein ERP-Programm mit dem wir u.a. unsere Ausgangsrechnugnen fakturieren und Eingangsrechnungen aus den ensprechendne Bestellungen generieren. Anschließend werden diese Belege ins Detev-Rechnungswesen exportiert.

Bisher haben wir alle Eingangsrechnungen eines Monats in einem Vorlauf gesammelt, alle Ausgangsrechnugnen in einem Zweiten und das Kassenbuch in einem Dritten. Bevor wir die Daten zum Steuerberater geben, schreiben wir die Vorläufe fest. Vom Steuerberater erhalten wir ebenfalls nur festgeschriebene Vorläufe.

Wenn die Vorläufe nun bei jedem Import zwingend festgeschrieben werden, ist das ein riesen Problem für uns.

1. Die Schnittstelle funktioniert nicht 100%, wir müssen also direkt nach dem Exprt Korrekturen vornehmen (und sei es die klassische Rundungsdifferenz von 0,01 €)

2. Wir sind keine Steurkanzlei sondern betrieblicher Anwender, das heißt, wir importieren nahezu täglich (teilweise auch mehrfach täglich) Eingangsrechnungen aus unserem ERP-System ins Rechnungswesen, da wir auch den Datev-Zahlungsverkehr nutzen. Wenn diese Importe nun immer festgeschrieben werden, hätten wir letzendlich monatlich anstelle eines einzigen Vorlaufs für Eingangsrechnungen geschätzte 30, plus einen Vorlauf in dem die falsch importierten Eingangsrechnungen storniert werden, um sie neu zu buchen.

Wird es also weiterhin eine Möglichkeiten für Unternehmen geben, dieses strikte Festschreiben zu umgehen?

Ich freue mich über Antworten

Freundliche Grüße

Kathrin Sohr

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Uwe_Lutz
Überflieger
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Nachricht 2 von 15
3728 Mal angesehen

Hallo Frau Sohr,

dies gilt für alle "alten" Exportformate, die noch gar kein Festschreibekennzeichen haben. Diese werden grundsätzlich beim Import festgeschrieben - diese Festschreibung kann (mit entsprechendem Recht in der Nutzungskontrolle) aufgehoben werden. Diese Aufhebung ist dann ab Mitte 2019 nicht mehr möglich.

Damit Sie weiterhin die Daten ohne Festschreibung einlesen können, muss Ihr ERP-Programm angepasst werden, so dass dort der Export mit einem Kennzeichen "keine Festschreibung" versehen wird. Sobald dies passiert ist, können Sie die Daten importieren, ohne dass eine Festschreibung erfolgt.

Viele Grüße

Uwe Lutz

wendland
Einsteiger
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Nachricht 3 von 15
3728 Mal angesehen

Hallo Herr Lutz,

vielen Dank für Ihre schnelle Antwort. Ich hatte schon die allergrößten Befürchtungen.

Ich bin nun mit unserer IT-Fraktion so verblieben, dass zunächst das Recht in der Nutzungskontrolle vergeben wird. Und mit der ERP-Firma habe ich vereinbart, dass wir im Laufe des Jahres unsere Schnittstelle grundlegend erneuern, da wohl mit der aktuellen Version das Kennzeichen "keine Festschreibung" nicht gesetzt werden kann.

Viele Grüße

Kathrin Sohr

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technick
Beginner
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Nachricht 4 von 15
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Hallo Community & DATEV,

die Festschreibung wird auch für unsere mittelgroße Kanzlei mit ca. 30 Fremdfibus zum Problem.

Probleme:

- Es gibt keinen Editor, um VOR dem Einspielen zu sehen welche Daten man einspielt.

Jeder Admin kennt das Problem: am Montag morgen liegen viele USB-Sticks auf dem Tisch und am besten alle noch mit der Mandantennummer 0815...so dass man selber die Mandantennummer ändern muss.

Wenn man dann "dicke Finger" hat und in den falschen Mandanten mit Festschreibung einspielt, ist das nicht nur ärgerlich, sondern auch datenschutzrechtlich problematisch. Denn auch durch ein Storno gehen diese Daten ja nicht wirklich weg (Notlösung: Löschen des kompletten Wirtschaftsjahres und Eispielen der hoffentlich vorhandenen Sicherung).

Es gibt m.M. nach keine gesetzliche Grundlage, warum die Daten mit der logischen Sekunde des Einspielens auch in der Kanzlei sofort festgeschrieben sein müssten. Die Festschreibung sollte m.M. nach erst dann erfolgen, wenn der Mitarbeiter nach dem Einspielvorgang die Fibu geprüft und für i.O. gefunden hat (z.B. wenn man aus der Fibu rausgeht, könnte doch ein Hinweis kommen: Mit Verlassen der Fibu werden die Daten jetzt festgeschrieben! Wollen Sie festschreiben, oder den soeben eingespielten Vorlauf löschen?

Liebe DATEV:

Wenn ich kurz nach dem Einspielen und Durchsicht der Konten grobe Fehler feststelle, dann muss ich als Admin in die Lage versetzt werden ohne großen Zeitaufwand (Rücksichern etc.) die Ausgangssituation wieder herzustellen. Alles andere ergibt doch keinen Sinn: Die Daten sind doch beim Mandant im Programm festgeschrieben, sie sind auch auf dem Stick mit Kennzeichnung "Festschreibung" gespeichert. Es muss doch meine freie Entscheidung bleiben ob ich die Daten mit Festschreibung eingespielt haben möchte oder eben garnicht  eingespielt haben möchte (weil falscher Mandant oder weil grobe Fehler, die erst eines Korrekturvorlaufs des Mandanten bedürfen).

- Bei einem Jahresabschluss werden bei uns auch immer die Daten des folgenden Wirtschaftsjahres eingespielt (so weit gebucht). Sind diese Daten dann auch schon alle fest?  Und wenn der Mandant dann später eine Sicherung des gesamten Folgejahres (als csv) bringt kann ich mit die Probleme lebhaft vorstellen, die dann bei der DATEV-Hotline aufschlagen werden...

- Der Mandant bucht mit Kostenstelle, aber leider müssen wir immer noch Kostenstellen ändern, bzw. Fehler ausbessern, da manche Kostenstellen aus dem Fremdprogramm nicht richtig mitkommen.

Muss auch in diesem Falle bei Festschreibung der jeweilige Buchungssatz storniert und mit der richtigen Kostenstelle nochmals eingebucht werden?!

Ja, die Festschreibung ist leider ein notwendiges Übel, aber der Anwender sollte darüber hinaus nicht unnötig mit Defiziten der Programmtechnik gequält werden. Irgendwann dürfen wir nur noch mit verbundenen Händen arbeiten!

schönes WE!

mkolberg
Meister
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Nachricht 5 von 15
3728 Mal angesehen

Danke für diese Ausführungen.

Hier stellt sich nicht die Frage, ob vom Mandanten gelieferte Vorläufe geändert werden, sondern wie diese Änderungen dokumentiert werden.

Reicht es da nicht, wenn das Fremdsystem den Buchungssatz- Status "SV" vorgibt, der durch Änderung in der Kanzlei vollautomatisch zum "RE" wird?

Auch das NuKo- Recht ist suboptimal gelöst, da es zum verkehrten Zeitpunkt greift.

Wie meine ich das?

Der Mitarbeiter ist angewiesen, den Vorlauf einzuspielen, zu prüfen, und anschließend für die UST- Ermittlung zu senden.

Normalerweise geht alles gut, aber was tun, wenn Fehler passieren?
(z.B. der komplette Vorlauf für den verkehrten Monat oder Mandant importiert)

Wir benötigen folgende Möglichkeiten:

  • Möglichkeit, einen vom Mitarbeiter eingespielten oder bearbeiteten Vorlauf wieder zu löschen, solange keine Folgeverarbeitung vorgenommen wurde, wie z.B. die Übermittlung zur USt- Voranmeldung. Gerne per NuKo- Recht nur für Admins.
  • Explizite nachträgliche Freischaltung zur Bearbeitung eines bereits eingespielten Vorlaufes, gerne per NuKo- Recht... und mit aufpoppendem Fenster, welches eine Erfassung des Grundes für dieses Vorgehen abfragt, um dieses Verfahren ordentlich zu dokumentieren.
  • Ein Tool, um einen Vorlauf zu sichten und zur Änderung der Kopfzeilen, welches auch protokolliert wird, im Gegensatz zum "Herumferkeln" mit Excel..
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Gelöschter Nutzer
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Nachricht 6 von 15
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Hallo,

sofern Sie Stapel aus einem Vorsystem in das Rechnungswesen-Programm importieren, die eine Festschreibekennung enthalten (d.h. mit der Information Festschreibung ja (1) / nein (0)), werden diese entsprechend festgeschrieben oder nicht festgeschrieben im Rechnungswesen-Programm übernommen.

Wenn Stapel mit einer Festschreibekennung "ja (1)" importiert werden, kann die Festschreibung vom Administrator oder von Anwendern mit dem entsprechenden Nuko-Sonderrecht auf eigene Verantwortung aufgehoben werden.

Die Aufhebung wird im Programm dokumentiert.

Wichtig ist somit, dafür Sorge zur tragen, dass Stapel aus einem Vorsystem eine Festschreibekennung Wert 0 für nicht festgeschrieben bzw. Wert 1 für festgeschrieben enthalten. Dann kann auch weiterhin die Festschreibung eines Stapels im Programm aufgehoben werden.

Bei Stapeln aus DATEV-Anwendungen kommt standardmäßig die Festschreibeinformation mit.

Lediglich in Fällen, wo Buchungsstapel oder ASCII-Daten KEINE Festschreibekennung enthalten, d.h. das Feld Festschreibung leer oder nicht vorhanden ist, erfolgt standardmäßig eine Festschreibung, die ab Mitte 2019 nicht mehr aufgehoben werden kann. Bis dahin haben Sie entsprechend Vorlaufzeit, sich mit dem Anbieter ihres Vorsystems in Verbindung zu setzen.

Weitere Informationen zum Programmverhalten beim Import von Buchungsstapeln bzgl. der Festschreibung finden Sie im Info-Dok. 1080697.

Mit freundlichen Grüßen

Angelika Roßmeisl

Service Rechnungswesen (FIBU)

DATEV eG

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mkolberg
Meister
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Nachricht 7 von 15
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Sehr geehrte Frau Roßmeisl,

Hier ist das Problem im Workflow, daß vor dem Einlesen noch niemand weiß, ob die Festschreibung aufzuheben ist.

Daher bitte ich um Überarbeitung:

  1. Einlesen ohne jede Auswahlmöglichkeit oder Hinweise
  2. Anzeigen der importierten Buchungen incl. Fehlerprotokoll
  3. Erst wenn der Mitarbeiter den Vorlauf zum Bearbeiten öffnen möchte, kommt der Hinweis auf das Festschreibekennzeichen mit der Möglichkeit, dieses per NuKo- Recht zu verändern.
    Meldung in folgender Form:

    "In diesem Vorlauf wurde das FS- Kennzeichen gesetzt.
    [Vorlauf komplett verwerfen] / [Vorlauf editieren] / [Abbrechen]
  4. Eine Nachfolge- Verarbeitung, wie UST- Voranmeldung usw. schreibt den Vorlauf wie Gewohnt fest.

Ein [Verwerfen] hätte zur Folge, daß im Aktivitätenprotokoll nichts steht, also so, als hätte der Mitarbeiter diesen Vorlauf nie importiert.
[Editieren] natürlich nur per NuKo- Recht, und [Abbrechen] hat keinerlei Auswirkungen.

Ein nicht vorhandenes Kennzeichen deutet doch auf einen fehlerhaften Export hin und da muß doch dem Admin ein Verwerfen möglich sein.

Der Fehler kann einfach dadurch passieren, daß bei selbstgestrickten Vorläufen die viel zu weit hinten stehende Spalte schlicht vergessen wird, einzukopieren..

mkolberg
Meister
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Nachricht 8 von 15
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Wenn Sie sich bitte dafür stark machen können, daß die "Rückgängig- Funktion" zum Import implementiert werden kann, sollte der Mitarbeiter beim Sichten feststellen, daß der importierte Vorlauf fehlerhaft war. Natürlich nur, solange noch keine Folgeverarbeitung angestoßen wurde.

Hier arbeite ich an Jahresabschlüssen, wo ganze Monate generalumgekehrt und neu eingespielt wurden.

Was war passiert?

Der Mandant hatte beim Export leider einen verkehrten Zeitraum angewählt, was vom Kanzlei- Mitarbeiter gleich nach dem Import festgestellt wurde. Da ein "Rückgängig- machen" nicht möglich war, habe ich auf allen wesentlichen Konten (nach Größe sortiert) jetzt je 14 Bewegungen und am oberen Ende der Sortierung die zwei Generalumkehrungen.

Gerade bei vom Mandanten vorerfaßten Buchhaltungen kann es notwendig sein, die monatlichen Buchungen durchzuzählen um Fehlbuchungen zu finden.

Mit dem Thema, wie Generalumkehr- Buchungen in den diversen Kontenansichten auszublenden sind, habe ich mich noch nicht tiefer beschäftig. (Ausgeziffertes muß ich sehen)

Danke für eine nochmalige Prüfung

technick
Beginner
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Nachricht 9 von 15
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Hallo DATEV,

genau das Problem von Hr. Kolberg hatten wir am Anfang des Jahres befürchtet (und der DATEV kommuniziert -> ist aber sehr schwierig an die entsprechenden Stellen durchzudringen).

Ja, lieber Anwender, was willst Du nun tun?

Ist es:

A) Festschreibung trotzdem aufheben (präventiv), einspielen und dokumentieren....

B) Festschreibung nicht aufheben, einspielen und jede Menge Stornos buchen.....

oder

C) Sicherung erstellen, Festschreibung nicht aufheben, einspielen und im Fehlerfall rücksichern und dokumentieren....

All das kostet richtig Zeit und kann auch nicht wirklich im Sinne des Gesetzgebers sein (GoBD / Datenschutz).

Auch wenn wir alten" Berufshasen" das in diesem Forum auch gerne mal etwas lustiger verpacken - was durchaus auch im Sinne eines solchen Forums ist - so vergeht uns in der Praxis so manches Mal der Lacher....

Wir hätten bitte auch gerne die von Hr. Kolberg vorgeschlagene Praxislösung!

Vielen Dank!

Gelöschter Nutzer
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Nachricht 10 von 15
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Hallo Hr. Naujokat,

so wünschenswert diese Funktion auch sein würde, sie wird nie kommen. Denn gerade auf die GoBD beruft sich ja die DATEV. Werden festgeschriebene Buchungssätze importiert, dann bleiben sie auch importiert. Es bleibt nur die vorherige Datensicherung.

Das betrachte ich auch erst einmal als gar nicht so schlimm. Ist etwas umständlich, aber DATEV liebt es ja umständlich zu arbeiten.

Schlimmer ist für mich immer noch der Umstand, dass ich EB-Werte festschreiben muss. Hier produziere ich geradezu Stornobuchungen, wenn ich immer eine aussagefähige SuSa u. BWA haben möchte. Und hier bewegt sich DATEV auch keinen Millimeter.

Ist, so, bleibt so. Basta!

Gruß A. Martens

mkolberg
Meister
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Nachricht 11 von 15
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Dieser festschreibe- Wahnsinn hat doch zur Folge, daß vor dem Import notwendige Korrekturen (Konto im Mandanten- System verkehrt gepflegt) per Excel in der CSV- Datei vorgenommen werden, die im DATEV- Workflow an keiner Stelle dokumentiert werden.

Wenn man wenigstens mit Bordmitteln per Mehrfachauswahl eine Generalumkehr aller Fehlbuchungen mit einem Klick auslösen könnte (nicht den kompletten Vorlauf)...

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Gelöschter Nutzer
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Nachricht 12 von 15
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Hr. Kolberg, ich gebe Ihnen ja vom ganzen Herzen recht. Aber DATEV wird das nie ändern. Da können wir noch sehr heulen, schreien und betteln. Die werden sich hier nicht um ein Millimeter bewegen.

In Bezug auf Buchungsvorläufen ist die DATEV total neben der Spur (Zeitraumänderungen). Da werden die sich nicht um falsche Importvorläufe und deren Korrekturen kümmern. Die DATEV sagt einfach, mach es richtig, dann hast du keine Probleme.

Gruß A. Martens

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Nachricht 13 von 15
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Hallo Herr Kollberg,

Mehrfachkorrekturen sind ohne weiteres möglich. Einfach die festgeschriebene Primanota öffnen, Buchungen markieren, rechte Maustaste „Buchungen Bearbeiten“.

Jetzt können alle markierten Buchungen auf einmal mit GU storniert werden und gleichzeitig zur Bearbeitung (z. B. bereichsweise ändern) bereitgestellt werden.

Viel Erfolg

mkolberg
Meister
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Nachricht 14 von 15
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Warum muß DATEV solche Funktionen immer an Stellen verstecken, die einfach abseits vom logischen Workflow stehen?

Primanotas öffne ich mit "Primanota (letzte Änderung)" und da existiert dieser Befehl nicht.

Dann noch... (Kopfschüttel) Weshalb funktioniert dieser Befehl nicht, wenn ich einen nicht festgeschriebenen Vorlauf habe, aber das Herkunftskennzeichen "SV" nicht ändern möchte?

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f_mayer
Fachmann
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Nachricht 15 von 15
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Dieser festschreibe- Wahnsinn hat doch zur Folge, daß vor dem Import notwendige Korrekturen (Konto im Mandanten- System verkehrt gepflegt) per Excel in der CSV- Datei vorgenommen werden, die im DATEV- Workflow an keiner Stelle dokumentiert werden.

Sagen wir mal, ich bin richtig froh für gewöhnlich nur CSV Importe zu haben (auch wenn ich die immer noch bearbeiten muss). Mir macht Sorge, dass DATEV auch diese ruinieren wird...

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letzte Antwort am 20.06.2018 10:29:58 von f_mayer
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