21 Antworten Neueste Antwort am 24.01.2018 14:27 von steuerberater

    Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht

    mapex Fortgeschrittener

      Hallo zusammen!

       

      Es ist ja bekannt, dass ab 01.01.2018 und ab VAZ 2017 die Belegvorlagepflicht durch die Belegvorhaltepflicht abgelöst wird. Die Empfehlungen lauten auch, die Belege nicht mehr mitzuschicken, um ein Aussteuern auf personelle Bearbeitung zu vermeiden.

       

      Mir geht es jetzt mal nicht um den ganzen Sendevorgang an sich und die ggf. abzuwendende Haftungsrisiken bei der Authentifizierten Erklärung. Dazu gibt es hier schon andere Diskussionen und das Problem scheint noch nicht endgültig geklärt zu sein.

       

      Mich würde brennend interessieren, wie die Kollegen Gedenken, dieses in der Praxis umzusetzen. Auch speziell die, die diese Handhabung vielleicht schon vorher praktizierten.

       

      Wir haben DMS im Einsatz und scannen in der Regel nach der Erstellung den ganzen Ordner ein. D.h. in den Unterlagen bei uns in der digitalen Ablage sind sowohl Belege, die wir vorher ans FA geschickt haben als auch Arbeitspapiere enthalten und dies meist gemischt. Jeder MA macht das etwas anders, so, wie er sich am besten zurecht findet.

       

      Wenn jetzt die Belege nicht mehr mitgeschickt werden sollen, sondern nur noch vorgehalten werden müssen, wie sollte man das in der Praxis am besten handhaben?

      1. Wenn wir die Belege bei Anforderung nur aus DMS ausdrucken und schicken, müssten wir vorher wieder aussortieren nach Belege und Arbeitspapiere ODER wir müssen von vorneherein anders einscannen, getrennt nach Arbeitspapieren und Belegen für das FA

      2. wenn wir das machen, haben wir aber keine Originale mehr, sondern nur den Ausdruck aus unserem System. Wird das dann anerkannt?

      3. wenn wir die Belege einscannen und trotzdem die Belege, die bisher an das Finanzamt gingen, im Original vorhalten widerspricht das irgendwie der Idee des papierlosen Büros und braucht auch wieder eine eigene Logistik für die Mandanten und Platz, wo diese Unterlagen in der Zwischenzeit gelagt oder archiviert werden.

      4. Wenn wir die Belege wie bisher fertig machen und statt an das FA schicken, dem Mandanten übergeben, mit dem Hinweis, dass er es aufbewahren soll für etwaige Nachfragen oder Anforderungen, müssen wir erstens dem Mandanten erklären, warum ein Teil elektronisch geschickt wird, der Rest aber nicht. Sofern nachfragen kommen, müssen wir ihm verklicken, welche Belege wir darauf brauchen (denn wahrscheinlich werden nicht immer pauschal alle angefordert werden) und das wird zu Chaos führen. Zudem wissen wir dann unter Umständen nicht, welche Belege er vor sich hat und wir laufen auch Gefahr, dass die Belege "verschwinden"

      5. wer in einem solchen Fall haftet will ich erst gar nicht beleuchten.

       

      Wir überlegen wirklich, wie wir das in der Praxis am besten machen wollen, dass für alle Seiten was rauskommt, mit dem man leben kann. Im Herbst 2018 soll ja frühestens eine Möglichkeit kommen, Belege digital an das FA zu senden, zumindest peilt die DATEV das an, und die FA müssten mitziehen. Aber bis das soweit ist muss eine Praktierlösung her.

       

      Bitte Vorschläge und Diskussionen wie damit umgegangen wird. Oder hat sich noch keiner Gedanken gemacht? Ich gebe zu, wir sind auch spät dran, aber irgendwie habe ich bis jetzt keine superidee.

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        • 1. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
          razi Neuling

          lieber Herr Ammon,

          schon seit einigen Veranlagungszeiträumen legen wir in DMS die Belege ab, das ist jeweils ein Dokument z.B. "Belege ESt 2016". Darunter legen wir Unterordner wie zB "Kapitalvermögen", "V Hauptstr.", "V Bahnhofstr." usw. an.

          Wie bei allem: wenn es mal eingerichtet ist und praktiziert wird, ist der Aufwand minimal, auf jeden Fall nicht höher als kopieren und dann doch nicht mehr finden. Die Originale bekommt der Mandant zusammen mit der Kopie seiner Steuererklärung. Vorlage der gescannten Belege wird bei uns (Bad.-Württ.) genauso akzeptiert wie früher die Vorlage von kopierten Belegen. 

          • 2. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
            mapex Fortgeschrittener

            also wir machen das in DMS ähnlich. Wir haben 1 Dokument und innerhalb des Dokumentes eine Struktur. Nur habe ich da beispielsweise auch Arbeitspapiere drin, die ich nicht alle ans das FA gebe.

             

            D.h. Sie würde prinzipiell zunächst ohne belege abgeben und bei nachfrage die entsprechenden Dokumente aus dem DMS einzeln ausdrucken und zuschicken, sehe ich das richtig?

            • 3. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
              razi Neuling

              richtig. Seit 2017 mit VZ 2016 nur noch Spendenbescheinigungen und Steuerbescheinigungen KapESt eingereicht. Ohne Probleme.

              • 4. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                mapex Fortgeschrittener

                wollte das Thema noch einmal nach oben bringen. Gibt es wirklich nicht mehr Resonanz oder Praktikervorschläge?

                • 5. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                  Dennis Brunner Neuling

                  Hallo,

                   

                  ich war bis einschließlich 2015 in einer Kanzlei, welche das Thema beleglose Kanzlei durch und durch ausgelebt hat.

                   

                  Das heißt: Nach Fertigstellung der Steuererklärung wurden die Belege eingescannt. Dort hat man im Sekretariat die Belege nach Anlagen getrennt.

                  An das Finanzamt weitergereicht wurde nur das nötigste. Bei Anfragen des Finanzamtes haben wir die einzelnen Belege ausgedruckt und weitergeleitet. Hierbei gab es nie Probleme. Originalbelege bekommt der Mandant.

                   

                  In meiner jetzigen Kanzlei praktizieren wir es seit diesem Herbst, dass grundsätzlich keine Belege mehr an das Finanzamt weitergereicht werden. (Anfragen nach Belegen gab es tatsächlich nur sehr wenige.) Die Belege werde aber auch hier grundsätzlich eingescannt. Die Originalbelege werden an den Mandant weitergeleitet mit dem Hinweis diese dringend so zusammen gebunden aufzubewahren.

                   

                  Im Fall der Fälle würde der gesamte Pack beim Finanzamt eingereicht werden. (Bisher reichen aber auch hier die ausgedruckten Scans aus.

                  1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                  • 6. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                    mapex Fortgeschrittener

                    es scheint mir langsam auch die effektivste lösung zu sein.

                     

                    alles wie gehabt in DMS einscannen. Erklärung ohne belege zum FA. originale mit Hinweis auf "zusammen lassen" an Mdt geben. Bei Rückfragen aus System ausdrucken und schicken. Bei nichtgenügen von Kopien den Mdt mit Originalen bemühen.

                     

                    Jedenfalls denke ich ist es nicht sinnvoll, die Belege in der Kanzlei zu horten.

                    • 7. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                      archilleus Erfahrener

                      Und wie wird es z. B. bei Lehrern gemacht, die geradezu eine unglaubliche Anzahl an Kleinstbelegen (z. B. Porto, Büro, Fachbücher, Lehrmaterialien) haben. Soll ich jetzt tatsächlich jeden Schnippsel einscannen?

                       

                      Und wie ist es mit den außergewöhnlichen Belastungen. Soll ich auch da jede Apothekenrechnung einscannen?

                       

                      Bisher hatte ich immer nur große/wichtige Belege gescannt und bei den Kleinkram einfach den Tippstreifen. Aber jetzt müßte ich ja alles einscannen.

                       

                      Es ist einfach typisch, dass wieder alles auf den Rücken der Kanzleien abgewälzt wird.

                       

                      Gruß A. Martens

                      • 8. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                        mapex Fortgeschrittener

                        Es ist einfach typisch, dass wieder alles auf den Rücken der Kanzleien abgewälzt wird.

                        das sehe ich allerdings ähnlich, denn die Theoretiker vergessen halt gerne wo die arbeit entsteht. was würde der Mandant sagen, wenn wir für den Mehraufwand plötzlich auch was verlangen wollten?

                         

                        was das einscannen angeht... seit dem wir DMS haben scanne ich prinzipiell ALLES ein, weil es auch zur Dokumentation meiner eigenen arbeit dient. vorher habe ich Kopien in einer akte gehabt und jetzt eben die akte in digitaler form, aber dass ich nur bestimmte belege kopiert habe eigentlich nie.

                         

                        deshalb sein meine absoluten lieblingsmandanten natürlich schon immer die, die so richtig viel zum Arzt und in die apotheke gehen und deren halben belege aus agB bestehen, die dann natürlich nur knapp unter der zumutbaren Belastung bleben...

                         

                        kopf hoch, es wird sich schon irgendwie einpendeln. wenn sie den Kameraden beim FA eine Freude machen wollen, dann schicken sie in Zukunft einfach stur die belege weiter mit

                        • 9. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                          archilleus Erfahrener

                          Nur zur Ergänzung:

                           

                          lt. dem Elstermerkblatt braucht man keine Belege einreichen. Es ist also eine Kann-Vorschrift.

                           

                          Ich kann mir einfach nicht vorstellen, dass das Finanzamt keine KESt-Bescheinigungen, Handwerkerrechnungen etc. sehen will. Die haben letztendlich erheblichen Einfluss auf die Steuerlast. Und was passiert, wenn der Steuerpflichtige sich versehentlich vertut und bei den Handwerkerkosten einmal auch den Materialaufwand mit ansetzt? Bei Reparaturen von Haushaltsgeräten (Waschmaschine) in den eigenen Räumen würde das noch nicht einmal besonders auffallen.

                           

                          Aber warten wir es einmal ab. Ich werde das genau im Auge behalten.

                           

                          Bei überschaubaren Belegen werde ich diese einfach nicht mitsenden und abwarten.

                           

                          Gruß A. Martens

                          • 10. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                            Gelöschter Nutzer Beginner

                            Nur zur Ergänzung:

                             

                            lt. dem Elstermerkblatt braucht man keine Belege einreichen. Es ist also eine Kann-Vorschrift.

                             

                            Ich kann mir einfach nicht vorstellen, dass das Finanzamt keine KESt-Bescheinigungen, Handwerkerrechnungen etc. sehen will. Die haben letztendlich erheblichen Einfluss auf die Steuerlast. Und was passiert, wenn der Steuerpflichtige sich versehentlich vertut und bei den Handwerkerkosten einmal auch den Materialaufwand mit ansetzt? Bei Reparaturen von Haushaltsgeräten (Waschmaschine) in den eigenen Räumen würde das noch nicht einmal besonders auffallen.

                             

                             

                            Das wird dann wohl unter dem Stichwort "Steuerhinterziehung" gehandelt. In Veranstaltungen haben die Vertreter der Verwaltung immer einen hochroten Kopf bekommen und unverständliche Töne von sich gegeben, es klang wie "Äh, Ähm, Mmmh...".

                             

                            Es ist die Wahl zwischen zwei Übeln, reiche ich nicht ein und warte auf die Anforderung muss ich mit dem obigen Risiko leben, reiche ich alle Belege wie bisher ein muss ich mit der unbearbeiteten Rücksendung rechnen. Im Zweifel wird behauptet "lag nicht vor". Also komplettes Inhaltsverzeichnis erstellen und mitsenden, am Besten noch per Fax mit vollständiger Ausgangskopie.

                             

                            Mal sehen, was uns noch so erwartet.

                            • 11. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                              archilleus Erfahrener

                              1. Nachtrag zu Belegen

                              Hier noch einmal ein Infoschreiben über die weiterhin einzureichenden Belege:

                                   Merkblatt_ELSTER_Einzureichende_Belege.pdf

                               

                              Danach sind KESt-Bescheinigung auch weiter einzureichen.

                              Sogar die Anlage VL muss hier weiter eingereicht werden. Wie absurd ist das denn?

                               

                              2. Steuerhinterziehung

                              Also für eine Steuerhinterziehung muss Vorsatz o. leichtfertige Steuerverkürzung vorliegen. Das kann aber niemals bei einem versehentlichen Schreibfehler sein. Aber warten wir es ab.

                               

                              3. elektronische Einreichung der Belege

                              Ich gehe hier immer mehr dazu über, dass ich die Belege per Mail einreiche. Dann habe ich im Sendeprotokoll auch eine Auflistung der beigefügten Dateien. Das Sende-, Empfangs- und Gelesenprotokoll speichere ich ab.

                               

                              Sollte das Finanzamt die Belege nicht bearbeiten, dann könnte man ersatzweise das Finanzamt mit dem Sonderfeld dazu zwingen. Wir sind auch nicht einfach ohnmächtig! Man kann das Finanzamt durchaus dazu zwingen alles wie bisher zu bearbeiten. Ein Rechtsmissbrauch kann ich hier auch nicht erkennen.

                               

                              Aber warten wir es einmal ab, wie sich das so entwickelt. Vielleicht klappts ja, allein ich kann es nicht glauben.

                               

                              Gruß A. Martens

                              Geändert am 28.12.17 um 08:58 Uhr
                              • 12. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                                korneliaspeicher Beginner

                                Wir sind noch nicht ganz soweit mit dem papierlosen Büro.

                                Wir schicken weiterhin alle Belege, die wir für relevant halten.

                                Die nachträglichen Anforderungen stellen einen extremen Mehraufwand da, Belege raussuchen, kopieren, Anschreiben erstellen da ist ne halbe Stunde oder Stunde auch mal schnell um und das meist zu einem Zeitpunkt wo die Rechnung an den Mandanten schon raus ist.

                                • 13. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                                  mapex Fortgeschrittener

                                  Die nachträglichen Anforderungen stellen einen extremen Mehraufwand da, Belege raussuchen, kopieren, Anschreiben erstellen da ist ne halbe Stunde oder Stunde auch mal schnell um und das meist zu einem Zeitpunkt wo die Rechnung an den Mandanten schon raus ist.

                                  sehe ich ähnlich. ich meine, wir merken das ja jetzt schon, dass nachfragen aufwand sind, die nicht bezahlt werden und locker schnell mal eine halbe stunde oder stunde dauern. da muss man sich vorher Gedanken machen oder nachberechnen. Ist aber nicht die lösung für den Mandanten, sondern dann würde der wahrscheinlich plädieren alles hinzuschicken...

                                  • 14. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                                    Dennis Brunner Neuling

                                    Ich denke die Auslegungen der Umsetzungen hängt teilweise von deinen einzelnen Finanzämter an. Ich hatte einmal den Fall, dass mich das Finanzamt angeschrieben hatte und die Belege komplett angefordert hatte. Nach einem Telefonat wurde mir dann erklärt, dass das Schreiben ein Versehen gewesen ist und Sie den Fall doch ohne Belege erledigen können. An der Umsetzung tut sich also auch das Finanzamt eventuell noch etwas schwer.

                                     

                                    Ich hatte oben ja bereits erwähnt, dass bisher keine Anforderungen nach Belegen kamen seitdem wir dies so umsetzen. Bei mir waren das allerdings auch alle Fälle in denen sich zum Vorjahr kaum was gravierend geändert hat.

                                     

                                    Klar ist, sollte das Finanzamt anfangen groß Belege anzufordern, würde ich auch eher wieder umstellen und die Unterlagen an das jeweilige Finanzamt zusenden. Wie bereits erwähnt, ist dann der Mehraufwand zu hoch. Und dies den Mandanten in Rechnung zu stellen ist auch keine Super Lösung.

                                    • 15. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                                      reihofer.markus Beginner

                                      Hallo Herr Ammon,

                                       

                                      auch wir arbeiten mit DMS. Bisher wurden zwei Stapel gescannt: Einen mit "Belege FA" und einen mit Arbeitspapieren. Wir scannen übrigens alles, also jeden "Schnipsel" usw. da dies mit einem ordentlichen Scanner kein Problem darstellt.

                                       

                                      Wir werden auch in Zukunft diese beiden Stapelt separat einscannen. Ich bezweifle ehrlich gesagt, dass das mit der Belegvorhaltepflicht so ohne weiteres funktionieren wird. Mit Sicherheit werden "meine" Finanzämter doch wieder alle Belege anfordern. Dann kann ich zumindest auf den separaten Stapel "Belege FA" zurückgreifen.

                                       

                                      Sämtliche Originale werden dem Mandaten zurück gegeben mit dem Hinweise, dass er diese noch aufbewahren muss. Die vom FA angeforderten Belege werde ich künftig faxen. Ich hoffe, dass es nur in wenigen Einzelfällen notwendig ist, tatsächlich das Original einzureichen, denn dann wird es tatsächlich sehr zeitaufwändig.

                                       

                                      Was mir mehr sorgen breitet, ist die Tatsache dass die FA z.B. Werbungskosten streichen wird, "da kein Beleg vorliegt" und ohne Anforderung der Belege einen Bescheid erlässt. Dann sind wir im Einspruchsverfahren und nicht bloß bei der Nachreichung von Belegen.

                                       

                                      Die Steuererklärungen ab 2017 werden wohl über ein Notizfeld verfügen. Hier werde ich nochmal auf die Belegvorhaltepflicht und auf das rechtliche Gehör hinweisen (auch wenn die Steuererklärung dadurch ausgesteuert wird).

                                       

                                      Ich war vor ein paar Wochen auf einer Klimatagung. Die teilnehmenden Finanzbeamten können sich nur ganz ganz schwer mit dem Gedanken anfreunden, dass Steuererklärungen künftig ohne manuelle Prüfung einfach so "durchgewunken" werden. Die Ansage der Leiter der Finanzämter war dahingehend jedoch eindeutig. Es sollen nur noch die Sachverhalte manuell geprüft werden die das Risikomanagementsystem vorgibt. Im Zweifel muss man vielleicht den Sachbearbeiter noch einmal an diesen neuen Prüfungsansatz erinnern ;-).

                                       

                                      Viele Grüße

                                      Markus Reihofer

                                      • 16. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                                        grandfunck Einsteiger

                                        Moin, moin,

                                         

                                        Belege per Mail einreichen hätte schon etwas, aber (zumindest hier vor Ort) kann man das nicht mit einer gesicherten Mail. Datenschutz muß ja nicht unbedingt sein ;-). Also bin ich bislang immer noch vorsichtig und geben eher mehr als zu wenig Belege an das FA, wobei in der letzten Zeit vielfach nur als Kopien bzw. Scanausdrucke.

                                         

                                        Wir scannen viel aber nicht jeden Portobeleg, dazu fehlt mir Lust, Laune, Zeit und Geld sowieso, noch DokAbl. und nicht DMS. Gemeckert hat bei mir noch kein FA, es wäre zu viel. Im letzten Jahr war dann ein richtig dicker Stapel eines Mandanten weg (neues VuV-Objekt etc.), da war ich über Scans froh, konnte nachgeforderte Belege liefern. Komisch nur, die Belege wurden im gleichen Umschlag direkt in den FA-Briefkasten geworfen und sind trotzdem verschwunden. So etwas kann also auf beiden Seiten passieren und wenn man freundlich miteinander umgeht, ist dies auch kein Beinbruch.

                                         

                                        Mit den Belegen gehen hier vielfach auch Erläuterungsblätter mit an das Amt (z. B. zu VuV, zu Kapvermögen, zu sonstigen Nebenrechnungen ...). Ohne diese ist die Erklärung nicht verständlich, aber individuelle Anlagen werden elektronisch nicht mit übermittelt.

                                         

                                        Die Geschichte mit automatischer Veranlagung ist mir vielfach suspekt, das FA kommt dann gern mit 129 AO, hat ja keiner gesehen und natürlich nicht gewollt (vor kurzem zur zweiten Rente glücklicherweise vom FG pro Steuerpflichtiger entschieden). Wenn wir so weitermachen sind wir praktisch immer dabei: FA kann jederzeit neu festsetzen, ist ja entweder 129 oder 173 AO, warum sollte man vorher prüfen, nur weil's in der AO steht? Nö, laßt man Stpfl. und StB (auf ewig) haften.

                                         

                                        Möge 2018 für uns alle gesund und angenehm werden, beim (Steuer-)Recht habe ich so meine Zweifel.

                                         

                                        Alles Gute in die Runde wünscht

                                         

                                        Wolfgang Funck

                                         

                                         

                                        PS.: Wenn es stimmt, daß in der Silvesternacht allein 15 % der Feinstaubverschmutzung durch das Geballer entsteht, sollte dies m. E. n. schnellstmöglichst verboten werden. Plastiktüten sind ja (fast) verboten, der Böllermüll bleibt vielfach lange der Umwelt erhalten. Krankenkassen könnten ohne Feuerwerksschäden auch Kosten sparen, dito Sachversicherungen (mir wurde mehrfach das Praxisschild gesprengt). Die Tierwelt hätte es ruhiger und auch viele Menschen. Feuerwerk kann schön sein, die verdreckten Straßen etc. nach Neujahr sind es nicht. Schade, Gesetzgeber haben irgendwie mehr Zeit für DSGVO, VFD (haben die FÄ auch welche?) etc. pp. um Arbeit auf andere (uns) zu verlagern.

                                        • 17. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                                          0815 Fortgeschrittener

                                          Hallo,

                                           

                                          und zuerst mal ein frohes neues Jahr an alle.

                                           

                                          Ergänzung zum Thema:

                                           

                                          Beispiel

                                           

                                          Dr. G. Sund (GS) möchte in seiner Steuererklärung verschiedene Spenden i. H. v. insgesamt 1.800 € an gemeinnützige Organisationen als Sonderausgaben geltend machen, versäumt es aber, die entsprechende Kennzahl im Mantelbogen der Einkommensteuererklärung auszufüllen.

                                           

                                          1. GS hat die detaillierte Aufstellung mit den entsprechenden Spendenbelegen der Steuererklärung nicht beigefügt.

                                          2. Die Aufstellung und die Belege liegen der Steuererklärung bei.

                                          3. Die Höhe der Spenden wurde in der richtigen Kennzahl eingetragen und vom zuständigen Bearbeiter „abgehakt“, aber bei der Erfassung der Daten versehentlich nicht berücksichtigt.

                                           

                                          Zu 1.:

                                           

                                          GS hat hier versehentlich die Kennzahl im Steuererklärungsvordruck nicht ausgefüllt, sodass es sich um eine ähnliche offenbare Unrichtigkeit handelt. Dieser Fehler unterlief jedoch nicht der Finanzbehörde, und daher nicht bei Erlass eines Verwaltungsaktes. Da die Unrichtigkeit mangels eingereichter Unterlagen für die Finanzbehörde auch nicht erkennbar war, handelt es sich nicht um einen „Übernahmefehler“. Es ist weder eine Berichtigung nach § 129 AO noch eine Änderung nach § 173a AO möglich.

                                           

                                          Zu 2.:

                                           

                                          Auch hier handelt es sich grundsätzlich um eine ähnliche offenbare Unrichtigkeit des Steuerpflichtigen. Da diese aber aus den eingereichten Unterlagen ersichtlich war, macht sich die Finanzbehörde den Fehler zu eigen; er wird zu einem „Übernahmefehler“. Eine Berichtigung nach § 129 ist damit grundsätzlich möglich.

                                           

                                          Zu 3.:

                                           

                                          Da es sich um eine ähnliche offenbare Unrichtigkeit i. S. d. § 129 AO handelt, die bei Erlass des Verwaltungsaktes unterlaufen ist (= Fehler der Finanzbehörde), ist eine Berichtigung nach § 129 AO möglich.

                                          Quelle: STFAN - Nr. 7/2017 - Seite 9 bis 12

                                           

                                          Viele Grüße.

                                          • 18. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                                            verenafriedel Beginner

                                            Hallo zusammen,

                                             

                                            wir werden es auch so machen, dass wir die in DMS gespeicherten Dokumente nur auf Anfrage dem Finanzamt zur Verfügung stellen. Und ja, wir scannen ALLES ein :-) Schon seit mittlerweile 10 Jahren. Die Mandanten werden angehalten, die Belege aufzubewahren. Bislang hat das auch alles geklappt so.

                                             

                                            Ich habe noch zwei andere Fragen: Wir beschäftigen uns nun damit, wann wir ab VZ 2017 die Aussteuerung nutzen und wann nicht. z.B. bei neuem V+V Objekt wegen Berechnung der AFA-BMG u.s.w. Es wird ja wohl sinnvoll sein, diese beizulegen?

                                             

                                            Und ob wir bei der E-Bilanz den "steuerlichen Erläuterungsbericht" nutzen und bei manchen Mandanten auf den Erläuterungsbericht ganz verzichten, die ihn für die Bank oder Gesellschafter nicht brauchen.

                                             

                                            Hat hiermit jemand bereits Erfahrungen oder eine Meinung dazu?

                                             

                                            Beste Grüße aus dem frühlingshaften Aalen

                                            Verena Friedel

                                            • 19. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                                              steuerberater Erfahrener

                                              Das hemmungslose Einscannen sollte aber auch aus datenschutzrechtlichen Gründen  überdacht werden.

                                               

                                              Sobald der Auftrag oder die Veranlagung abgeschlossen ist (Bescheid bestandskräftigt) gibt es aus datenschutzrechtlichen Gründen wahrscheinlich keinen Grund diese Daten (die eingescannten Belege) weiterhin aufzuheben. Sie müssten in diesem Fall vernichtet werden. Dies entnehme ich zumindest der aktuellen Rechtsentwicklung und der Fachliteratur hierzu.

                                               

                                              Sollte dem so sein, könnte der Service für den Mandanten an anderer Stelle Kopfschmerzen bereiten. Die gescannten Unterlagen sind - unabhängig von der Praxis - im Zweifelsfalle sicher nicht anzuerkennen, da eben keine Originale.

                                               

                                              Hat der Mandant die Originale auch vernichtet klopft natürlich ein Problem mit dem Finanzamt an die Tür.

                                               

                                              Mein (derzeitiges) Ergebnis daher: Gescannte Unterlagen nach Bestandskraft vernichten. Mandant erhält Originalunterlagen mit dem Hinweis auf die Vorlagepflicht.

                                              Geändert am 24.01.18 um 13:49 Uhr
                                              • 20. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                                                korneliaspeicher Beginner

                                                Hallo Herr Dostal,

                                                datenschutzrechtlich würde ich Ihnen zustimmen, jedoch geht §66 StBerG dem vor. Die gescannten Belege würde ich als elektronische Handakte ansehen.

                                                • 21. Re: Belegvorhaltepflicht vs. Belegvorlagepflicht
                                                  steuerberater Erfahrener

                                                  Aus meiner Sicht ist das nicht so. Handakte sind die Belege vom Mandanten, die er ja (in meinem Beispiel) auch wieder zurückbekommen hat. Der Scan ist nur eine Kopie, ein Abbild, eine Arbeitsunterlage aus eher praktischen Gründen, die weder aufbewahrungspflichtig ist noch unter den Begriff der Handakte nach §66 StberG fällt. Wir sprechen an dieser Stelle auch nicht von Handakten die in Ursprungsform schon elektronisch waren und auch nicht vom ersetzenden Scannen, da mag es anders sein.

                                                   

                                                  Lasse mich aber gerne aufklären, vielleicht sehe ich das auch falsch! Bin nur ein Mensch

                                                   

                                                  Sofern diese Daten irgendwann in der Zukunft für irgendetwas wichtig werden sollten, z.B. Haftungsansprüche, Steuerstrafverfahren etc., gibt es natürlich wieder ein neues Problem. Das würde ich aber auch irgendwie unter Vorratsdaten subsumieren, da die Aufbewahrung keinem konkret fassbaren Grund dienen.

                                                  Geändert am 24.01.18 um 14:27 Uhr