Papierbelege / automatisch buchen

[#1]

Einfache Situation:

Mandant produzert Ausgangsrechungen in Papierform. (gut 3- stellige Zahl pro Monat)

Diese Belege sollen möglichst effizient und kostengünstig verbucht werden.

Nebenbedingung:

Mandant liefert die Daten nicht in digitaler Form. (Das ist eine Tatsache, bitte nicht thematisieren)

UO - Kostenfrage... Kanzlei müßte scannen und die Kosten übernehmen.

Scan in Dokumentensystem... Nichts mit "Lerndatei" -> Manuell buchen...

Frage: Gibte es irgend eine Software, die aus einem Stapel von 500 gleichartigen Papierbelegen (also TIF- Datei) kostengünstig einen DATEV- Import produzieren kann? (Betrag, Datum, Re- Nummer, Deb- Nummer ist auf allen Ausdrucken an der identischen Stelle.)

Es geht nur darum, die Belege möglichst effizient zu vebuchen. ohne Archivierung der digitalisierten Belege usw.

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Und warum importieren Sie nicht ein Rechnungsausgangsbuch?

Ich lasse mir immer ein RAB exportieren (CSV,  TXT) oder eine gedruckte PDF-Datei.

Diese Dateien lassen sich ganz leicht weiterverarbeiten. Ich habe mir für jeden Fall immer ein VBSript erstellt und bin damit dann in Sec. fertig.

Gruß A. Martens

[#3]

hm so oft wie Sie VBScripts erwähnen, muss ich mir, dass auch mal wieder beibringen.

Im Berufskolleg hatten wir mal Programmierung mit VisualBasic.

[#4]

VBS verwende ich deshalb für die kleinen Tools, weil diese schnell wartbar sind. Entweder man verwendet ein Texteditor (zu empfehlen z. B. Notepad ++) oder einen richtigen Editor z. B. VBSEdit, welches ich nutze. Das Tool erleichtert die Programmierung ungemein. Zugriffe auf MS sind hiermit echt ein Kinderspiel, da eine echte Referenzierung mit Quickinfo möglich ist.

Gruß A. Martens

[#5]

Und warum importieren Sie nicht ein Rechnungsausgangsbuch?

Hatte ich nciht geschrieben, daß der Mandant nicht bereit ist, die Daten in digitaler Form zu liefern?

Der Mandant hat entschieden, daß die Papierbelege schon seit 20 Jahren funktionierten und er ist zu keiner Änderung der Arbeitsabläufre bereit.

Jetzt stellt sich die Frage, wir man eine Belegkennung nutzen kann, ohne die Speiergebühren bei UO zu zahlen.
(Also Belege scannen, automatisch buchen und dann die Belegbilder entsorgen.)

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Es gibt die OCR-Erkennung auch für das DMS. Kostet dann natürlich auch.

Die Kosten für UO/Speicher/OCR-Erkennung sind imho ja nicht so hoch; die automatische Erkennung spart Ihnen mehr als die Kosten.

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Und warum importieren Sie nicht ein Rechnungsausgangsbuch?

Hatte ich nciht geschrieben, daß der Mandant nicht bereit ist, die Daten in digitaler Form zu liefern?

Der Mandant hat entschieden, daß die Papierbelege schon seit 20 Jahren funktionierten und er ist zu keiner Änderung der Arbeitsabläufre bereit.

Jetzt stellt sich die Frage, wir man eine Belegkennung nutzen kann, ohne die Speiergebühren bei UO zu zahlen.
(Also Belege scannen, automatisch buchen und dann die Belegbilder entsorgen.)

Der Mandant wird doch ein Rechnungsausgangsbuch ausdrucken/exportieren können. Und dieses Rechnungsausgangsbuch importieren Sie dann. Das hat gar nichts mit digitaler Form der Ausgangsrechnungen zu tun.

Gruß A. Martens

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Das Problem liegt doch auf einer ganz anderen Ebene. Und die soll ja nicht thematisiert werden.

Aber trotzdem ein interessantes Thema.

VG, A. Hofmeister

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Wie wäre es, wenn die Kanzlei die Belege scannt (Ausgangsrechnungen in Papierform dürften im A4 Format sein und über den Stapeleinzug des Kanzleidruckers schnell eingescannt) und dann mit cut&paced in ein kanzleieigenes Mandanten UO überträgt? Die Zeitersparnis beim Verbuchen wiegt bei dieser Anzahl von Belegen die UO-kosten auf. Es ist keine "schöne" Lösung. Aber pragmatisch.

[#10]

Die Speichergebühren können Sie sparen, wenn Sie die Belege regelmäßig aus UO in die Dokumentenablage "runterziehen" und in UO  löschen. Wenn man den Prozeß gleich im Nachgang der Fibu macht, dann ist in UO nie was gespeichert. Inwieweit die OCR dann langsamer erkennt, kann ich nicht sagen.

[#11]

Die Ursprungsfrage war:

Frage: Gibte es irgend eine Software, die aus einem Stapel von 500 gleichartigen Papierbelegen (also TIF- Datei) kostengünstig einen DATEV- Import produzieren kann? (Betrag, Datum, Re- Nummer, Deb- Nummer ist auf allen Ausdrucken an der identischen Stelle.)

Es geht nur darum, die Belege möglichst effizient zu vebuchen. ohne Archivierung der digitalisierten Belege usw.

Und genau aus diesem Grunde stellt sich mir die Frage, warum ich Belege einscannen soll, wenn ich aus dem System eine Liste generiere, die alle erforderlichen Angaben in eine Datei exportieren kann, und diese Liste nennt man gemeinhin Rechnungsausgangsbuch.

KdNr;Belegnummer;Datum;Netto;USt;StSatz;Brutto

(Das reicht schon vollkommen aus, um hieraus ruckzuck Buchungen zu erstellen).

Weitere Anforderungen warum vom Threat-Ersteller nicht gefordert.

Gruß A. Martens

[#12]

Guten Tag Herr Thouw,

leider gibt es von der Datev keine Software. Ich habe dieses Problem per Servicekontakt weitergegeben und bereits einen Anruf erhalten. Ich hoffe auf die individuelle Softwarelösung. Ansonsten müsste ein Externer eine Schnittstelle programmieren.

Freundliche Grüße, Edmund Rehm

[#13]

Guten Tag,

es gibt viele Möglichkeiten die Papierbelege mit OCR Erkennung lesbar zu machen und danach mit einem intelligenten Belegleser dem (Debitoren, Kreditioren) zuzuordenen, und die buchungsrelevanten Informationen auszulesen und in Datev zu buchen.

Eine preiswerte und mit vielen weiteren Features versehene Lösun (OCR, Belegleser, Archiv, Workflow, Übergabe an Rewe) ist eine Lösung BDV die die wir seit 15 Jahren kennen im Angebot haben. Falls Sie weitergehndes Interesse haben können Sie geren mit uns Kontakt aufnehmen.

Klaus Hilpert

BSS Business Solutions for Services

Südwest GmbH

hilpert@bss-suedwest.de

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Guten Tag Herr Thouw,

auf den Regio-Tagen der Datev in München wurde die Lösung für unser Problem vorgestellt: Scannerbox.

Einzelheiten siehe: https://scannerbox.de/ 

Freundliche Grüße, Edmund Rehm

[#15]

Die Scannerbox ist eine Option. Aber nicht die Lösung. In diesem Fall.

Und für Herrn Thouw aufgrund der Prämisse "Kostenfrage" sicherlich nicht der Weg zum Ziel...

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Bei einer festen Struktur der Ausgangsrechnungen müsste eine kostenlose DIY-Lösung gut so funktionieren:

1. PDF in Text umwandeln (z. B. mit dem kostenlosen Tool FreeOCR)

2. PDF analysieren: Ist z. B. die Zeichenkette nach "Datum" immer das Rechnungsdatum? Nach "Rechnungs-nr." immer die Rechnungsnummer etc.

3. "Rohdaten" aus Schritt 1 in Excel kopieren (hierbei sollte je Information eine Zeile entstehen)

4. die Rohdaten mit Excelfunktionen (index, array etc) in eine Tabelle bringen.

5. tabelle als csv-Datei exportieren und in DATEV importieren.

Grüße M. Fehlau

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Lohnt sich dieser (sicherlich zeitintensive) Aufwand?

[#18]

Einmal eingerichtet, dauert nur Schritt 1 etwas (OCR für 150 Seiten dauert sicherlich eine Mittagspause). Die übrigen Schritte des monatlichen Workflows würde ich auf ca. 10 Minuten taxieren.

Die Zeit, das Ganze einzurichten, ist stark von den Excelkenntnissen abhängig. Das zu verwendende Prinzip wird z. B. gut hier beschrieben: https://www.tabellenexperte.de/besser-als-sverweis-alle-werte-finden/

Kritisch sehe ich Punkt 2: Ist die Struktur der Ausgangsrechnungen so, dass man mit dieser gut arbeiten kann?

Um auf Ihre Frage einzugehen, Herr Hofmeister: Technisch sollte das möglich sein (siehe Punkt 2). Ob es betriebswirtschaftlich sinnvoll ist, lasse ich hier mal dahingestellt.

Grüße M. Fehlau

[#19]

Letztendlich muss diese Frage (ob es betriebswirtschaftlich sinnvoll ist), Herr Thouw und sein Mandant entscheiden.

Ich würde es pragmatisch lösen. Die Diskussion und das "über den Tellerrand schauen" hier ist aber interessant. Klasse!