10 Antworten Neueste Antwort am 13.12.2017 19:26 von michael.renz

    "zulässige" Dateiformate ERVV

    agmü Fortgeschrittener

      Für alle, die sich nicht durch die ERVV vom 24.11.2017 kämpfen wollen:

       

      Zulässig sind nur durchsuchbare, kopier- und druckbare pdf-Dateien

      der Dateiname soll den Inhalt des Dokuments schlagwortartig beschreiben

      für "bildliche Darstellungen" die Verlustfrei nicht in pdf-Dateien dargestellt werden können, wird das TIFF-Format zugelassen.

      Als "Gnadenfrist" kann von der Übermittlung durchsuchbarer pdf-Dateien bis 30.06.2018 abgesehen werden.

       

      In einer weiteren Mitteilung der BReg werden die technischen Anforderungen und die Höchstgrenzen für die Anzahl und das Volumen elektronischer Dokumente spezifiziert.

       

      Sollte diese Höchstgrenze nicht eingehalten werden, können die Dokumente auf einem zulässigen physischen Datenträger eingereicht werden.  Allerdings nur, wenn die Nichteinhaltung der Grenzen glaubhaft gemacht wird.

       

      Es gilt also in Zukunft:  Knappe Schriftsätze und keine unnötigen Anlagen .

      Geändert am 07.12.17 um 16:30 Uhr
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        • 1. Re: "zulässige" Dateiformate ERVV
          rabergert Beginner

          Hallo Herr Kollege,

           

          im Bundesrat ist glücklicherweise die Frist für die Einreichung von lesbaren Dateien bei der Verabschiedung auf den 30.06.2019 verlängert worden.

           

          Wie führen Sie derzeit derartige Scans technisch überhaupt durch?

           

          Die Scan-Möglichkeit im Datev Arbeitsplatz ermöglicht ja offensichtlich nur die Erstellung von TIFF-Dateien.

           

          Wir wählen derzeit den umständlichen Weg des Einscannens und sodann des Umwandelns mittels Acrobat und dann die Hinzufügung zu Anwalt pro.

           

          mfkg

           

          Ralf Bergert

          • 2. Re: "zulässige" Dateiformate ERVV
            agmü Fortgeschrittener

            Hallo Herr Kollege,

             

            sie haben Recht es ist der 30.06.2019, man sollte die Zahlen nicht nach gefühlter Lage Taste eingeben .

             

            Für die Digitalisierung von Papierdokumenten (Posteingängen, Ermittlungsakten, etc) verwenden derzeit noch unser "normales" Drucker/Scanner- Gerät.  Dort ist als Ausgabeformat das pdf.-Format hinterlegt.

             

            Die gescannten Dateien landen dann in einem Verzeichnis welches vom Anwaltspostfach überwacht wird.  Von dort werden die Dateien zu den Akten gespeichert. Soweit der Versand der Dateien dann elektronisch erfolgt, ist dies über das Anwaltspostfach sehr einfach möglich.

             

            Da ich Ihren Scanner nicht kenne kann ich nur spekulieren:  Normalerweise müsste die Voreinstellung, dass gescannte Daten als pdf-Dateien ausgegeben werden sollen, aber auch in der Software Ihres Scanners möglich sein.  Sie müssen dabei leider nur das DATEV-Scann-Modul umgehen.

             

            @DATEV:  Vielleicht lässt sich das Scann-Modul um das PDF-Format erweitern.

             

            mfkg

             

            Andreas G. Müller

            • 3. Re: "zulässige" Dateiformate ERVV
              rabergert Beginner

              PDF-Dateien geben unsere kombinierten Drucker-/Scanner auch aus, nur leider keine lesbaren PDF. Hier ist derzeit immer noch eine händische Nachbearbeitung nötig.

               

              mfkg

               

              Ralf Bergert

              • 4. Re: "zulässige" Dateiformate ERVV
                agmü Fortgeschrittener

                dann scheint dies ein eher generelles Problem der Drucker-/Scanner zu sein.  Ich hatte schon mein fehlendes Verständnis für die Formate im Verdacht .

                 

                mfkg

                 

                Andreas G. Müller

                • 5. Re: "zulässige" Dateiformate ERVV
                  rahayko Einsteiger

                  Dem kann ich mich anschließen.

                  Auch wir scannen sämtliche Post, aber unser Scanner macht kein automatisches OCR. Diese Geräte sind um ein vielfaches teurer.

                  Allerdings gilt das ja nur für eingehende Post.

                   

                  Wenn ich das Top-Posting richtig verstanden habe, geht es um die ausgehende "Post" der Kanzlei. Schon jetzt haben wir hier einen Briefbogen in digitaler Form und erzeugen daraus ein pdf (welches dann auch durchsuchbar ist). Dieses wird elektronisch signiert.

                  Damit sollte es eigentlich keine Probleme mehr geben.

                  Spannend wird das selbstverständlich mich Anlagen, die uns die Mandanten dann noch in Papierform bringen. Da kann auch ein OCR manchmal nicht viel ausrichten, wenn die vorher auf der Baustelle lagen.

                  • 6. Re: "zulässige" Dateiformate ERVV
                    agmü Fortgeschrittener

                    Noch wesentlich spannender ist das Verhältnis der ERVV des Bundes zu den entsprechenden Verordnungen der Länder.

                     

                     

                    Hier in Bayern dürfen sogar ASCI-Dateien, oder .doc/,docx-Dateien eingereicht werden.  Das ganze kann sogar in einer zip.Datei versendet werden.

                     

                    Was mache ich mit einer im .doc-Format eingereichten Klage die irgendwann beim BGH landet?  Müssen die Schriftsätze dann nochmals eingereicht werden?

                     

                    Der weitere bei genauer Betrachtung nicht uninteressante Fall ist die Überschreitung es Größenlimit.  Muss die Glaubhaftmachung vor Übermittlung der Daten erfolgen oder zeitgleich; muss das Gericht der anderweitigen Übermittlung vorab zustimmen; was passiert im Fall des Fristablaufes?

                     

                    Die Sache bleibt höchst spannend.

                    • 7. Re: "zulässige" Dateiformate ERVV
                      rahayko Einsteiger

                      Was das Größenlimit angeht ist die Sache eigentlich analog zum Fax kurz vor 0:00 Uhr zu sehen; was zu spät kommt ist eben nicht dabei. Ich habe dann immer die Seiten "durcheinander gebracht" und Rubrum, Anträge und Unterschrift zuerst gefaxt.

                      Für das Größenlimit müsste das bedeuten, dass ich einen Schriftsatz in mehreren Nachrichten schicke und jeden Teil der Nachricht signiere.

                      • 8. Re: "zulässige" Dateiformate ERVV
                        agmü Fortgeschrittener

                        Ich vermute die Analogie hinkt etwas. Es geht wohl nicht um die Fristwahrung sondern um das Datenvolumen.

                         

                        Ich habe den Verdacht, dass die Größe der Dateien beschränkt werden soll.  Beim Fax lassen sich die Seiten tatsächlich versehentlich vertauschen.  Wie aber wollen Sie eine 100 seitige Klageschrift mit drei Leitzorndern an Beweismitteln (Ich denke dabei an Arzthaftungsprozesse oder Kapitalanlageverfahren etc.) so zerstückeln, dass die Größe eingehalten wird.

                         

                        Es bleibt spannend.

                        • 9. Re: "zulässige" Dateiformate ERVV
                          michael.renz Fortgeschrittener

                          Sehr geehrter Herr Kollege Hayko,

                           

                          wir setzen hier ein Mutlifunktionsgerät des Typs Kyocera Taskalfa 3051ci für alle Druck- Scann (und wenige Fax) -aufgaben des Sekretariats ein. Mir kam das Gerät nicht teuer vor und die Zusatzsoftware für die OCR-Erkennung hat einmalig ca. 500,-- EUR gekostet.

                           

                          Gemessen an dem Zeitaufwand der für Umwandlung im "Handbetrieb per Acrobat" (samt der Lizenzkosten der ggf. nötigen Acrobat-Volllizenz) entsteht, ist das "kein Geld"!!!!.

                           

                          Schönheitsfehler (der allerdings für reine RA-Kanzleien nicht relevant ist) ist, dass die OCR-Erkennung mit Steuerbescheiden wegen der grauen Papierfarbe und den vielen unterschiedlichen Schriftarten nicht klar kommt und einen Scann-Absturz verursacht. Wir verzichten deshalb bei den Steuerbescheiden auf die OCR (die bekommen ja in der Regel außerdem direkt vom FA elektronisch - also insoweit kein Problem).

                          • 10. Re: "zulässige" Dateiformate ERVV
                            michael.renz Fortgeschrittener

                            Lieber Andreas,

                             

                            auch wenn das (bisher) nirgends im Gesetz, Verordnung steht, gehe ich davon aus, dass mit "elektronischem Dokument" das gemeint ist, was bisher landläufig als (ein) Papierdokument definiert war. Das würde bedeuten, dass die Klageschrift und jede Anlage dazu ein jeweils einzelnes "elektronisches Dokument" mit einem jeweils den Inhalt beschreibendem Dateinamen sein müsste. Insofern ist es zwar möglich - aber selbst bei langen Klageschriften unwahrscheinlich - dass "Höchstgrenzen" der Dateigröße überschritten werden - auch in Deinem Beispielsfall! Eher wahrscheinlich ist in solchen Fällen, dass evtl. Grenzen zur Anzahl der in einer Nachricht versanden Dokumente oder die Höchstgrenze der Gesamtnachricht  überschritten wird.

                             

                            Zur Fristwahrung ist zu berücksichtigen, dass die Einreichung des Schriftsatzes (zunächst ohne die Anlagen) innerhalb der Frist und die Nachreichung der Anlagen (außerhalb der Frist)  zumindest bisher nach der Rechtsmeinung des BGH ausreichend ist.(Urteil vom 12.12.2012, VIII ZR 307/11) - wenn´s eng wird, ist daher m.E. die (beA-)Nachricht mit dem Schriftsatz absolut vorrangig (und ggf. zur Sicherstellung der fristgerechten Übertragung) ohne Anlage ein nicht unzulässiges Mittel.