Wie löst man in DMS eine falsche Verknüpfung wieder?

[#1]

Es wurde eine flasche Verknüpfung in der DMS classic erstellt, nun sollte sie wieder gelöst werden.

Leider find eich nur Dokumente darüber, wie ich eine Verknüpfung erstelle, aber nicht darüber, wie ich sie wieder lösen kann.

Kann mir hier jemand helfen?

[#2]

Moin,

das Linkziel kann mittels des Status "löschen" unsichtbar gemacht werden. Das eigentliche Löschen im Sinne von DMS übernimmt dann der Admin, danach ist die Verlinkung nicht mehr sichtbar. Also wie bei einem falsch/versehentlich/doppelt abgelegten Dokument. Man muss nur aufpassen die Linkquelle nicht zu "löschen".

Gruß

KP

[#3]

Hallo,

das Dokument mit dem Verknüpfungssymbol müssen Sie löschen bzw. auf löschen setzen, damit das dann der Administrator ausführt.

Gruß

C. Rohwäder

[#4]

Aber wenn ich das Dokument auf löschen setzte ist es doch nach dem löschen aus der Ansicht weg.

Ich möchte doch nur die Verknüpfung löschen und nicht eines der beiden verknüpften Dokumente.

Irgendwie verstehe ich das nicht. Dachte, es gäbe irgendwo einen Button mit Verknüpfung lösen ...

[#5]

Hallo,

die Verknüpfung ist nur eine Kopie. Das Original bleibt immer unverändert, egal was mit der Verknüpfung passiert.

Daher ist das löschen (lösen) der Verknüpfung in DMS die richtige Lösung.

Gruß

C. Rohwäder

[#6]

Hallo,

Sie "löschen" ja nicht das Dokument sondern die Verknüpfung.

Das DMS "denkt" ein wenig anders, das ist der Revisionssicherheit geschuldet.

Bei der Verlinkung legen Sie ein Pseudodukument im DMS ab, das ist der Link, das DMS behandelt den Link nunmehr wie ein eigenständiges Dokument - gespeichert ist nur der Verweis auf das ursprüngliche Dokument. Für die Bearbeitung verhält sich der Link wie jedes andere Dokument auch. Wird der Link nicht benötigt (doppelte oder falsche Ablage) kann der Link mit dem Status "löschen" aus den Ansichten entfernt werden. Gemäß den Regeln bleibt der Datensatz mit dem Link bestehen, es ändert sich nur der Status auf "löschen". Wird durch den Administrator der Löschlauf durchgeführt verändert die Sichtbarkeit des Datensatzes mit dem Link vollständig, er ist für normale Anwender nicht mehr sichtbar.

Also zum Entfernen des Links den Status auf "löschen" setzen und den Admin anweisen den Löschlauf durchzuführen. Danach ist der Link "weg". Das Ursprungsdokument ist durch diese Aktion nicht betroffen, es sei denn, Sie löschen versehentlich dieses.

Gruß

KP

PS cro war schneller

[#7]

HIlfe ich verstehe es immer noch nicht, ich habe 2 separate Dokumente in der DMS. DIese beiden Dokumente wurden versehentlich verknüpft. Diese Verknüpfung soll wieder rückgänig gemacht werden, ohne das eines der beiden Dokumente verloren geht.

Ich verstehe einfach nicht, dass wenn ich ein Dokument auf "zu löschen" setzte (was anderes kann ich ja nicht), dass dann beim Löschlauf nur die Verknüpfung gelöscht werden soll.

Wo ist der Unterschied bei Dokumenten, die ich auf "zu löschen" setze, weil ich sie tatsächlich löschen wll und Dokumenten mit Verknüpfung.

Ich kann doch nirgends sagen, dass ich nur die Verknüpfung gelöscht haben will.

Kann es mit jemand erklären, dass ich es verstehe?

KP und cro, vielen Dank für die Ausführungen, aber ich bin noch nicht auf der Spur ...

[#8]

HIlfe ich verstehe es immer noch nicht, ich habe 2 separate Dokumente in der DMS. DIese beiden Dokumente wurden versehentlich verknüpft. Diese Verknüpfung soll wieder rückgänig gemacht werden, ohne das eines der beiden Dokumente verloren geht.

Das verstehe ich jetzt nicht. Entweder haben Sie zwei Dokumente, eine Verknüpfung besteht üblicherweise nicht oder Sie haben ein Dokument und eine Verknüpfung. Rufen Sie das Belegbild auf erhalten Sie in beiden Fällen denselben Inhalt. Eine Dritte, recht komplizierte, Möglichkeit gibt es noch, ich weiß auch nicht ob es technisch machbar ist. Das ist nämlich die Ablage eines Links in einer Struktur, das würde ich nun aber überhaupt nicht empfehlen. Wenn das möglich ist und passiert sein sollte bin ich per Ferndiagnose raus, eine falsche Formulierung und das Chaos ist perfekt, dafür bitte ich um Verständnis.

[#9]

Hallo Frau Meelich,

wenn Sie in ein vorhandenes Dokument eine Verknüpfung eingefügt haben und dies wieder löschen wollen, können Sie dies über die Dokumentenstruktur machen.

In der Dokumentenstruktur werden die verknüpften Dokumente mit Dokumentennummer und Bezeichnung als ".dlx"-Datei angezeigt. Wenn Sie dieses Dokument aus der Struktur rausnehmen, sind die Dokumente nicht mehr verknüpft.

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#10]

Hallo Herr Lutz,

so einfach hatte ich mir dies auch vorgestellt, aber es funktionert nicht.

Ich denke es liegt an den Word Dokumenten.

Wenn ich also z.B. einen Bescheid habe und dort über "Verknüpfung kopieren" einen Brief anhängen will, dann kann ich danach die Dokumentenstruktur nicht bearbeiten.

Diese Dokumentenstruktur kann ich nur lesen.

Wir haben es jetzt mal umgekehrt probiert, dass wir an den Brief  mit Verknüpfung kopieren an den Beschied hängen, dann kann ich die Dokumentenstruktur bearbeiten, sprich auch Dokumente wieder raus löschen.

Neue Erkenntnis, es sind Dokumente die im Postausgang bereits festgeschrieben wurden, denke es liegt daran, dass man dies nicht mehr ändern darf.

Könnte dies sein?

[#11]

Hallo Community,
hallo Frau Meelich,

vielen Dank für den regen Austausch untereinander.

Zu Ihrer letzten Frage, Frau Meelich: Ja, es gibt im DATEV DMS einen Schalter, der alle Dokumente (und ihre Strukturen), die über den Postausgang gegangen sind, auf Schreibgeschützt setzt. Diese Dokumente können dann noch von Mitgliedern der Gruppe "Administrator" und "Kanzleileitung" verändert werden.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Tipp weiterhelfen konnten.

Viele Grüße aus Nürnberg
Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

[#12]

Hallo Community,

wünsche ein frohes neues Jahr 2018! Dieser Austausch ist zwar schon etwas älter, aber ich hatte heute gerade genau die gleiche Fragestellung, also 1 Hauptdokument unter einem Mandanten abgelegt und dann mit zwei anderen Mandanten verknüpft, wobei ich dann versehentlich bei den Verknüpfungen das falsche Dokument erwischt hatte. Der Postausgang war für dieses Haupt-Briefdokument auch bereits erfolgt und festgeschrieben.

Ich habe also wie oben beschrieben unter den jeweiligen Mandanten über den Index/Eigenschaften die zwei Verknüpfungen jeweils auf "löschen" gesetzt und beim ursprünglichen Haupt-Briefdokument alles gelassen, wie es ist.

Vielleicht ist es ja auch für andere hilfreich zu wissen, dass bei der Verknüpfung von Dokumenten die jeweils verknüpften Dokumente automatisch eine neue Dokumentennummer bekommen, daher ist dann auch das Setzen auf "Löschen" in Bezug auf das ursprüngliche Haupt-Briefdokument absolut unproblematisch 🙂

Viele Grüße!