Belge scannen für Unternehmen online

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Wir wollen mit Unternehmen online beginnen, waren auch schon auf dem Seminar.

Beim Einrichten des Scanners hat sich folgendes Problem ergeben. Wenn wir über das Scan Modul von Datev scannen gibt es keine Möglichkeit leere Seiten auszulassen. Der Scanner kann das wenn man ohne Scan Modul scannt. Unsere Idee war, dass wir alles Duplex scannen und die leeren Seiten auslassen. Haben wir da einen Denkfehler. Sollen die leeren Seiten mit gescannt werden. Und noch eine Frage. Wenn wir mehrere  Dokumente nacheinander  scannen und diese jeweils einzeln sofort geheftet haben wollen muss man das Scan Modul dann jedes Mal neu starten?

Gibt es irgend ein Dokument bei Datev das klare Aussagen zum Scan Vorgang macht?

Aus unserer Sicht ist das Scannen das größte Problem von allem und von DATEV werden wir an den Systempartner verwiesen. Nur wir haben keinen.
Kann uns jemand konkrete Empfehlungen zum Thema geben. Es heißt immer es gibt Kanzleien die viele Mandanten umgestellt haben und es klappt gut.

Stimmt das oder werden die Probleme einfach zum Mandanten ausgelagert und der kämpft sich halt irgendwie durch.

[#2 · Accepted solution]

In der Schulung wurde uns auch gesagt, das die leeren Seiten erkannt werden. Datev sagt aber das sind die Einstellungen den Scanners, unsere IT sagt es liegt an der Software

Wir scannen die einseitigen REchnungen in einem Vorgang und dann die Doppelseitigen jeweils einzeln und heften die zusammen.

Wenn man alle auflegt wird das Seitenende nicht erkannt und man muss die Rechnungen selbst heften. Da bei uns aber einer scannt und einer bucht ist das unpraktikabel da ich dann das Ende der Rechnung suchen muss. wir haben auch Rechnungen mit 20 Seiten.

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Wenn der Scanner das kann: warum scannen Sie nicht ohne das Scanmodul und legen sich die Stapel entsprechend ab (nach den Belegkategorien, die Sie für sich entschieden haben)?

Klingt nach einem intelligentem Sanner, bei dem sich sicherlich auch einstellen lässt, in welchen Ordner die Belege abgelegt werden sollen (s.o)?

Dann ist das Scanmodul doch entbehrlich, oder?

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Hallo Frau Mende,

beim Scan Modul haben Sie die Möglichkeit verschiedene Verknüpfungen anzulegen. Z.B. Einseitig, Duplex, Duplex und heften etc.

Diese können Sie individuell für sich einstellen. Sie müssten dann jedoch vorher die Belege entsprechend ordnen.

Sobald der Scan-Vorgang abgeschlossen ist öffnet sich automatisch ein Fenster mit den gescannten Belegen. Hier können Sie die Belege ebenfalls heften, löschen, drehen etc. bevor diese dann an die DATEV geschickt werden.

Leerseiten können jedoch nicht ausgelassen werden und werden immer mit gescannt bzw. angezeigt.

Wenn Sie eine Verknüpfung mit "heften" machen, dann sollten Sie aufpassen dass Sie nur eine mehrseitige Rechnung einscannen, da das Modul alle Seiten von einem Scan-Vorgang heftet. Hier findet keine automatische Trennung statt. Außerdem können diese Belege im anschließenden Fenster nicht manuell getrennt werden.

Beim hochladen der Belege sei es über den Belegtransfer oder mit Hilfe dem Scan Modul gibt es verschiedene Varianten die vom Mandanten genutzt werden.

Wir machen es so, dass wir dem Mandanten eine kurze Schulung zum Unternehmen Online geben und aus unserer Sicht den idealsten Ablauf vorstellen. Ob der Mandant es dann nachher anders macht bleibt ihm überlassen.

Mit dieser Varianten fahren wir bisher im ziemlich gut.

Gruß

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Hallo Herr Hofmeister, denke für den Hinweis, leider ist der Scanner doch nicht so clever.

Er kann immer nur einen Pfad ansprechen. Bei Datev sollten wir aber für jeden Belegtyp einen eigenen  Pfad haben und entsprechend zuordnen. Das wäre dann eventuell mit einem Netzwerkscanner gut zu lösen. Ich denke wir leben dann einfach erst einmal mit den leeren Seiten und machen es wie die Kollegin dass wir die Dokumente trennen.

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Vielen Dank für Ihre Antwort. So richtig einfach wie ich mir das vorstelle scheint es nicht zu werden. Ich hatte mir für meinen Mandanten das so vorgestellt, dass die Mitarbeiter einen Scan Arbeitsplatz haben und mit einem Klick das Dokument scannen anschauen ob alles richtig ist und weg zu Datev. Wenn zuviel Auswahl da ist befürchte ich eine große Abwehrhaltung und auch viele Fehler.

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Sie können beim Scannen den Haken "Sacnnerdialog anzeigen" wählen, vielleicht könnnen Sie dort die Unterdrückungsoption aktivieren.

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Na ja, oder Sie scannen und packen dann "per Hand um" bevor Sie weitermachen mit dem nächsten Stapel.

Natürlich ist das nicht die effizienteste Lösung, aber vielleicht ein "wenig" hiflreicht.

Wenn auch nicht das Nonplusultra.....

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Hallo Frau Mende,

wenn die Mitarbeiter beim Mandanten alle Zugriff aufs Internet haben, wäre das Scannen über Dokument Upload Online vielleicht eine Alternative zum Scan-Modul.

Hier ist der Link zu weiteren Informationen:

https://www.datev.de/web/de/top-themen/unternehmer/weitere-themen/datev-dokument-upload-online/

Viele Grüße,

B. Fitschen

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Zumal der "neue" Belegtransfer das sowieso so handlen wird.....dann kann man sich ja schon jetzt mal an diese Art des Uploads gewöhnen....