3 Antworten Neueste Antwort am 24.11.2017 11:16 von heitschmidt

    Unternehmen online und GoBD bei verschlüsselten Dateien

    robert.eisel Beginner

      Ein Mandant bekommt von seinem Hauptlieferanten aus Datenschutzgründen seine Eingangsrechnungen als PDF-Dokument mit Passwortschutz.

       

      Aus Gründen der GoBD (Formattreue) muss die Originaldatei in Unternehmen online geladen wird.

       

      Sicher haben bereits Kollegen das gleiche Problem. Wie wird es gehandhabt? Soll uns der Mandant das Passwort mitteilen? Können wir die Rechnungen in Unternehmen online vernünftig verbuchen, wenn jede Datei erst mit Passwort entschlüsselt werden muss?

       

      Leider gibt es zu der Fragestellung keine Informationen in den Datev-Datenbanken, obwohl es wohl ein alltägliches Problem sein sollte.

       

      Ich bitte um Ideen und Erfahrungsberichte.

      • 0. Re: Unternehmen online und GoBD bei verschlüsselten Dateien
        heitschmidt Einsteiger

        Werter Herr Eisel,

        das ist grundsätzlich lästig, weil die Verschlüsselung von UO nicht automatisiert aufgehoben werden kann. Es bleibt für einen etwas reibungsloseren Arbeitsablauf (manche sprechen auch von "workflow" ) also nur, die Originaldatei i.S.d. GoBD aufzuheben und daneben eine umgewandelte nicht passwortgeschützte Datei zu erzeugen und in den Buchungsprozess einzuspeisen. Alternativ besteht natürlich die Möglichkeit, der in UO abgelegten Originaldatei das Passwort als "Notiz" beizufügen. Ob das im Arbeitsprozess dann tatsächlich verwendbar ist, kann ich aber nicht aus eigener Erfahrung beurteilen.

        Beste Grüße

        H. Heitschmidt

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          • 1. Re: Unternehmen online und GoBD bei verschlüsselten Dateien
            mkinzler Fachmann

            Für die Verbuchung in Rewe sind die verschlüsselten Belege nicht geeignet. Werden die Belege/Emails beim Mandat zusätzlich archiviert?

            • 2. Re: Unternehmen online und GoBD bei verschlüsselten Dateien
              robert.eisel Beginner

              Wir sind hier noch in der Gestaltung.

               

              Grundsätzlich sehe ich ein Problem mit der Einhaltung der GoBD. Die E-Mail hat die Funktion eines Briefkuverts, falls sie nicht zusätzliche steuerrelevante Daten enthält, und ist somit nicht aufbewahrungspflichtig.

               

              Außerdem handelt es sich bei meinem Mandanten um ein so kleines Unternehmen, dass die Einhaltung der GoBD-Vorschriften (Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, ...) sich durch organisatorische Maßnahmen nicht realisieren lässt und die EDV-technische Umsetzung (DMS, ...) der GoBD in keinem Verhältnis zum Aufwand steht.

               

              Die Musterlösung wäre daher Unternehmen online. Nur stellt sich hier eben die Frage nach dem Umgang mit der Passwortverschlüsselung.

              • 3. Re: Unternehmen online und GoBD bei verschlüsselten Dateien
                heitschmidt Einsteiger

                Werter Herr Eisel,

                das ist grundsätzlich lästig, weil die Verschlüsselung von UO nicht automatisiert aufgehoben werden kann. Es bleibt für einen etwas reibungsloseren Arbeitsablauf (manche sprechen auch von "workflow" ) also nur, die Originaldatei i.S.d. GoBD aufzuheben und daneben eine umgewandelte nicht passwortgeschützte Datei zu erzeugen und in den Buchungsprozess einzuspeisen. Alternativ besteht natürlich die Möglichkeit, der in UO abgelegten Originaldatei das Passwort als "Notiz" beizufügen. Ob das im Arbeitsprozess dann tatsächlich verwendbar ist, kann ich aber nicht aus eigener Erfahrung beurteilen.

                Beste Grüße

                H. Heitschmidt

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