Unternehmen online und GoBD bei verschlüsselten Dateien

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Ein Mandant bekommt von seinem Hauptlieferanten aus Datenschutzgründen seine Eingangsrechnungen als PDF-Dokument mit Passwortschutz.

Aus Gründen der GoBD (Formattreue) muss die Originaldatei in Unternehmen online geladen wird.

Sicher haben bereits Kollegen das gleiche Problem. Wie wird es gehandhabt? Soll uns der Mandant das Passwort mitteilen? Können wir die Rechnungen in Unternehmen online vernünftig verbuchen, wenn jede Datei erst mit Passwort entschlüsselt werden muss?

Leider gibt es zu der Fragestellung keine Informationen in den Datev-Datenbanken, obwohl es wohl ein alltägliches Problem sein sollte.

Ich bitte um Ideen und Erfahrungsberichte.

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Für die Verbuchung in Rewe sind die verschlüsselten Belege nicht geeignet. Werden die Belege/Emails beim Mandat zusätzlich archiviert?

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Wir sind hier noch in der Gestaltung.

Grundsätzlich sehe ich ein Problem mit der Einhaltung der GoBD. Die E-Mail hat die Funktion eines Briefkuverts, falls sie nicht zusätzliche steuerrelevante Daten enthält, und ist somit nicht aufbewahrungspflichtig.

Außerdem handelt es sich bei meinem Mandanten um ein so kleines Unternehmen, dass die Einhaltung der GoBD-Vorschriften (Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, ...) sich durch organisatorische Maßnahmen nicht realisieren lässt und die EDV-technische Umsetzung (DMS, ...) der GoBD in keinem Verhältnis zum Aufwand steht.

Die Musterlösung wäre daher Unternehmen online. Nur stellt sich hier eben die Frage nach dem Umgang mit der Passwortverschlüsselung.

[#4 · Accepted solution]

Werter Herr Eisel,

das ist grundsätzlich lästig, weil die Verschlüsselung von UO nicht automatisiert aufgehoben werden kann. Es bleibt für einen etwas reibungsloseren Arbeitsablauf (manche sprechen auch von "workflow" ) also nur, die Originaldatei i.S.d. GoBD aufzuheben und daneben eine umgewandelte nicht passwortgeschützte Datei zu erzeugen und in den Buchungsprozess einzuspeisen. Alternativ besteht natürlich die Möglichkeit, der in UO abgelegten Originaldatei das Passwort als "Notiz" beizufügen. Ob das im Arbeitsprozess dann tatsächlich verwendbar ist, kann ich aber nicht aus eigener Erfahrung beurteilen.

Beste Grüße

H. Heitschmidt

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Ich wollte das Thema nochmals hochholen, da es noch immer akut ist. Insbesondere kommt es oft bei Versicherungsvertretern/-maklern vor.

Daher sollte es ein gängiges Thema in vielen Kanzleien sein, die Unternehmen online einsetzen.

Gibt es hierfür zwischenzeitlich eine smarte Lösung, um GoBD-konform und mit vernünftigem Workflow zu arbeiten?

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Ohne zu tief einsteigen zu wollen, kommt mir als aller erstes "Verfahrensdokumentation" in den Sinn.

Wenn man den Weg des Belegs von Eingang über Passwortentschlüsselung nach Belege online anständig dokumentiert, sehe ich keine Schmerzen in Hinblick auf GoBD. Dafür wäre dann kein gesondertes Toolsetup notwendig.

Ein weiteres Plus: man hinterfragt beim Aufschreiben vielleicht mal, ob die Prozesse alle so sinnvoll sind, oder ob man nicht hier und da mal anpassen könnte. Könnte helfen, "Betriebsblindheit" aufzulösen.

Bei meiner Google-Eingabe "gobd verfahrensdokumentation" taucht der Kollege @unternehmertyp ziemlich weit oben auf. Vielleicht kann er ja noch was Gutes beitragen :-).