Buchungsinformationen für Kanzleirechnungen übergeben

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Liebe Community,

folgender Sachverhalt: es werden sowohl Belege aus Belege online als auch eigene Kanzleirechnungen in Kanzleirechnungswesen erfasst. in den Eigenschaften ist als Dokumenten - Management - System(Quelle)  "Belege online" angeklickt. Die Kanzleirechnungen werden automatisch aus dem Programm Rechnungsschreibung mit dem generierten Buchungssatz verbunden übernommen. Somit ist Quelle dieser Rechnungen Dokumentenablage. Was soll unternommen werden, damit Buchungsinformationen für Belege aus beiden Quellen in UO übernommen werden. Momentan kommt immer ein Hinweis, dass diese für die Verbuchung meiner Rechnungen nicht möglich ist. Vielleicht ist es anderweitig möglich meine Rechnungen in UO als gebucht zu kennzeichnen?

Ich bedanke mich im Voraus

Paulina Strelin

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Das "Gebucht"-Kennzeichen existiert nur in Unternehmen Online. Bei Belegen/Buchungssätze aus DATEV Rechnungsschreibung wird kein "Gebucht"-Kennzeichen auf das Belegbild erzeugt. Die Quelle ist nicht die Dokumentenablage sondern direkt das Rechnungsschreibungsprogramm. Deshalb ist das Kennzeichen nicht notwendig.

Aber mich würde interessieren ob andere Berater ihre eigenen Rechnungsausgänge in UO hochladen.

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Hallo Herr Paul,

die Übernahme von Rechnungen in UO ist nur aus Dokumentenablage möglich (lt. Datev) . Da diese dort automatisch abgelegt werden, ist das auch kein Problem. Wird  die Digitalisierung der Belege in der Kanzlei durchgesetzt, sollten meiner Meinung nach auch die Ausgangsrechnungen revisionssicher abgelegt und archiviert werden. Vor allem, wenn diese als elektronische Rechnungen an MD verschickt werden. Ich möchte einfach alles an einem Ort haben, aber mit den Buchungsinformationen aus der Rewe, auch wenn ohne "gebucht" Vermerk. Alleine Verbindung mit Buchungssatz ersetz nicht die Archivierung des Belegs.

Im nächsten Monat versuche ich einfach zwei verschiedene Vorläufe daraus zu machen, in einem Belege aus Dokumentenablage in anderem aus Belege online. Mal gucken, ob dann die Infos mit gehen!

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Okay, ich habe Ihren Sachverhalt jetzt wohl verstanden.

Rechnungsschreibung -> PDF Dokumentenablage -> Unternehmen Online -> Rechnungswesen -> Buchungsinformation an UO

Müssen die PDF beim Hochladen in UO bearbeitet werden? (OCR-Erkennung abspeichern) oder werden die PDFs als Zugferd-Datei erkannt?

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Wenn Sie Ausgangsrechnungen meinen, nein. Es besteht kein Bedarf , weil diese sowieso automatisiert verbucht werden. Datev-Rechnung (wenn online) wird in Zugferd- Format geliefert.

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Sehr geehrte Frau Strelin,

wenn Sie DMS verwenden und Ihre Rechnungen dort ablegen, hilft Ihnen Unternehmern Online doch hinsichtlich der Revisionssicherheit nicht weiter als das DMS-System selbst. Wenn es Ihnen um die Revisionssicherheit der vorgehaltenen elektronischen Belege geht, reicht doch schon das DMS-System, natürlich vorausgesetzt, das ist entsprechend eingerichtet mit Verfahrensdokumentation und dem ganzen Pipapo.

Ich gehe davon aus, dass Sie die Ablage der Ausgangsrechnungen über die Grundeinstellungen in der Kanzleistruktur gesteuert haben. Bei EOcomfort sieht das so aus:

Da man aber nur in die Dokumentenablage/DMS ablegen kann und dort nur jeweils bei dem Mandanten, frage ich mich, wie sie Rechnungen gebündelt ablegen wollen? Oder habe ich da irgendetwas nicht verstanden?

Beste Grüße

H. Heitschmidt

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Sehr geehrter Herr Heitschmidt,

ich verwende kein DMS, nur die DokOblage, deswegen den Umweg über UO. Sie haben Recht, dass die Rechnungen beim jeweiligen MD abgelegt werden, es besteht die Möglichkeit in DokOblage(bitte Programm aufrufen) durch die Schnellsuche, sortiert z.B nach Rechnungsnummer die benötigten Rechnungen gebündelt anzeige. Durch markieren und exportieren legen Sie diese in Belegtransferordner-> UO. Das funktioniert ohne Probleme. Ich möchte aber die Buchungsinformationen auch übernehmen und es muss meiner Meinung nach auch funktionieren! Aber wie?

MfG

Paulina Strelin

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Moin,

das Thema war in der "alten" Newsgroup einige Male in Diskussion.

Unternehmen Online ist nicht für eine lokale Verknüpfung gedacht und die Eigenorganisation hängt von den Konzepten in den 90er Jahren des vergangenen Jahrhunderts fest.

Das von Ihnen Gewünschte geht leider nicht. Warum?

Für die Antwort ein kleiner Exkurs über die Eigenorganisation. Sinn und Zweck ist es am Ende eine Rechnung schreiben zu können und diese auszugeben. Irgendwann konnte PC Honorar dann auch Buchungssätze an die Fibu übergeben die dann mittels Postversandformat in das jeweilige Fibu Produkt eingelesen wurden (für unsere Nostalgiker: es ging auch in DESY/NESY). Viel später konnte dann eine Kopie in die DokOrg abgelegt werden, an Belegverknüpfungen hat man in jenen Tagen nicht gedacht. Irgendwann gab es dann die Belegverknüpfung in Unternehmen Online, nun hat, wie der Name schon sagt, Unternehmen Online keinen Zugriff auf lokal Daten; daraus folgt dann der Upload des Belegbildes. Blöd nur, dass die Entwickler von inzwischen EO bei der Übergabe der Buchungssatzdatei nur eine Verknüpfung des Belegbildes in den lokalen Speicher erstellen und Unternehmen Online komplett ausgeblendet hatten.

In der Fibu kommt der Buchungssatz mit Belegverknüpfung auf den lokalen Speicher (DokOrg oder DMS) wunderbar an. dumm nur, dass man mit Unternehmen Online arbeitet, dort liegen die Belegbilder im RZ, der übergebene Link läuft ins Leere. Eine duale Datenhaltung der Belegbilder ist nun auch nicht zielführend, man wird bei Nutzung einer EO Lösung in Verbindung mit UO eine bittere Pille schlucken müssen.

Befriedigend ist es nicht, unser Vorstand hat ja mal wieder Großes vor, kleine Probleme braucht er da ja nicht mehr zu lösen.

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Es gibt eventuell eine Lösung.

ISWL Beleg2Buchung Art.-Nr. 43555

https://www.datev.de/web/de/datev-shop/betriebliches-rechnungswesen/iswl-beleg2buchung/

Der Sinn der Sache ist es aber auch nicht.

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Dann muss ein Programm zum Programm, das das Gleiche schon macht, zusätzlich gebucht werden! Ich glaube wir zahlen auch so nicht wenig an Datev, dafür dass an allen Ecken Abstriche gemacht werden müssen. Das Wort Digitalisierung wird uns seit Jahren in solchen Mengen von Datev verabreicht und sollte man es umsetzen wollen, hat Datev nicht soweit gedacht, dass die Lösungen vorhanden sind. Enttäuschend ist das alle Male!

Besten Dank an alle, die mitgedacht haben.

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Es könnte sein, dass sich das Thema hinsichtlich der Entwicklung eines neuen DMS in den kommenden Jahren lösen lässt.

Vielleicht wird das ganze ein wenig transparenter, wenn die Roadmap hierzu konkreter wird. Die Ansätze dazu klingen aber recht interessant, der zeitliche Horizont überschaubar...

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Genau, positiv denken!

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...und sich konstruktiv einbringen....