ZUGFeRD-Rechnungen und Digitale Rechnungen erstellen und versenden (ab Version 8.1)

[#1]

In Dok.-Nr.: 1071269 ist der Versand von elektronischen Rechnungen durch den Steuerberater an Mandanten gut beschrieben. Im Rechnungsprogramm gibt es auch eine Versandübersicht dazu.

Meine Frage:

Ist auch ein automatischer Eintrag in das Postbuch des Mandanten möglich? Wenn wir Rechnungen an den Mandanten in Papier versenden, tragen wir diese immer im Postbuch ein. Ich möchte nicht einen Teil im Postbuch und einen Teil in anderen Programmpunkten haben.

Vielen Dank

Thomas Günther

[#2]

Hallo Herr Günther,

es wird automatisch ein Postausgangssatz in P,F,B erzeugt, wenn Sie das so eingestellt haben (EO comfort). Wenn beim Papierdruck einer erzeugt wird, dann auch bei der E-Mail. Als Ausgangsart ist dann E-Mail vorbelegt. Er muss aber manuell festgeschrieben werden.

Freundliche Grüße

Alexander Schreiber

[#3]

Ich nutze EO-classic, da wird eben gerade kein Postbucheintrag erzeugt 😞

[#4]

Hallo Herr Günther,

die "Postausgangssatzerzeugung" kann in Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle im Ordner Kanzleidaten | Grundwerte | Register Rechnungsformulare durch die Eingabe der Dokumentart-Nummer eingeschaltet werden. Diese Ausgangssätze stehen dann zur weiteren Bearbeitung in Post, Fristen und Bescheide bereit.

Bitte beachten Sie die weiteren Ausführungen in der diesbezüglichen Programmhilfe.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

[#5]

Hallo Herr Wielgoß,

vielen Dank. Ein Postbucheintrag wird jetzt bei mir erzeugt. Allerdings ist keine Rechnungsnummer im Betreff o.ä. und es ist auch kein Dokument verknüpft, so dass nur allgemein ein Postbucheintrag für "irgendeine" Rechnung erzeigt wird.

Ich habe noch einmal sehr lange in den Hilfen gesucht, bin aber nicht fündig geworden. Die einzige Möglichkeit wäre, die Rechnung als Dokument manuell auszuwählen und mit dem Postbucheintrag zu verknüpfen.

TG

[#6]

Hallo Herr Günther,

ist den denn in Ihrer Rechnungsschreibung die Verbindung zum Dokumentenmanagementsystem scharf geschaltet? Werden also Rechnungen automatisch in die Dokumentenablage bzw. DATEV-DMS gespeichert?

Viele Grüße

Christian Wielgoß

[#7]

Ja, die Rechnungen werden alle automatisch in der Dokumentenablage als pdf gespeichert.

[#8]

Ich habe den Sachverhalt jetzt noch einmal geprüft.

Die Rechnungen werden automatisch als pdf in der Dokumentenablage abgelegt.

Bei jeder Rechnung wird ein automatischer Postbucheintrag erzeugt. Der Betreff ist leer. Im Notizfeld steht aber die Rechnungsnummer.

Es fehlt zwar der Anhang, aber ich kann zumindest nachvollziehen, wann die Rechnung an den Mandanten raus ist.

Thomas Günther

[#9]

Unbefriedigend. Datev sollte die Rechnungsnummer in den Betreff verlagern.

[#10]

Besteht die Möglichkeit,  die per Email versendeten Honorarrechnungen

(pdf-Anhang) zusätzlich mit einem Kennwort zu versehen ?

D.Entenmann

[#11]

Gemäß heutiger schriftlicher Auskunft von DATEV ist es aktuell nicht möglich, das aus der Rechnungsschreibung generierte PDF-Dokument für den Versand per Mail, mit einem Passwort zu versehen.

Meine Anfrage wird aber an die DATEV Entwicklungsabteilung weitergegeben.

Wie soll ich dem Mandanten erklären,  dass er zukünftig alle E-Mails nur noch mit kennwortgeschützten

Anhängen erhält ,  unsere Honorarrechnungen (ebenfalls pdf-Dateien !) weiterhin ohne Kennwort verschickt werden müssen ?

In diesen Honorarrechnungen sind durchaus persönliche bzw. betriebliche Daten enthalten.

Das ist doch nicht glaubwürdig !!!!!

Wir benötigen ein einheitliches und durchgängiges System,  welches den neuen Datenschutzrichtlinien in vollem

Umfang entspricht !

Mfg

D.Entenmann

[#12]

Sehr geehrter Herr Entenmann,

das sehe ich genauso!

Es gibt vermutlich zwei Lösungsansätze hierzu:

1. (DATEV-)E-Mail-Verschlüsselung:
   Versand der Rechnung Verschlüsselungsprogramm. Dann ist der zusätzliche Passwortschutz nicht notwendig und die Verschlüsselung ist trotzdem gewährleistet. Eine Lösung ohne zusätzliches Programm  ist wünschenswert!
2. DATEV Smart-Transfer:
   Hier muss sich der Mandant an einem (DATEV-)Portal anmelden und kann über das Portal die Rechnungen in dem Format beziehen, welches er wünscht. Mit Zusatzsoftware ist dies auch automatisiert möglich. Die Einrichtung ist ca. so aufwändig, wie der Schlüsselaustausch für PGP bzw. S/mime.
   DATEV Smart-Transfer zielt aber darauf ab sämtlichen Druck der Faktura im DATEV-RZ stattfinden zu lassen, also auch Briefe. Wir prüfen derzeit die Einführung, allerdings konnten uns noch nicht alle Fragen abschließend beantwortet werden

Ich hoffe es ist bald für alle interessierten möglich eine praxistaugliche E-Mail-Verschlüsselung zu nutzen und zwar zu günstigeren Konditionen, als dies jetzt der Fall ist.

MfG

Tobias Ettl

[#13]

Hallo Herr Ettl,

wir haben inzwischen die ersten Mitarbeiter unserer Kanzlei für die Datev-Email-Verschlüsselung freischalten lassen und probehalber einige verschlüsselte Mails verschickt. Wir werden jetzt zeitnah unsere Rechnungen im Mailversand ebenfalls über die Datev-Email-Verschlüsselung verschicken. Da beim digitalen Versenden im Einzelversand die Mail mit der bereits eingefügten RE im PDF Format aufpoppt, ist es ein Leichtes, vor dem "Versenden-Buton" den "Verschlüsselung-Button" zu drücken! Und schon ist man auf der sicheren Seite  

Also    für Ihren 1. Lösungsansatz!

MfG

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