Hallo Frau Kunzelmann,
ohja, wir haben ein solches Großmandat mit Lohn+Gehalt sowie der dig. Personalakte abgerechnet. Und das ging, es ging sogar gut. 
(Das Mandat ist mittlerweile weg, aber aus anderen Gründen.)
Eine allgemein gültige Ablagestruktur gibt es nicht, da Sie die Daten bei jedem Mandat in anderer Form bekommen. Beispiel: Bei unserem Mandat hatten wir die Einstellungsunterlagen eines Mitarbeiters (Stammdatenblatt, Arbeitsvertrag, Krankenkassenbescheinigung, etc.) stets in einer großen Datei bekommen. Ein Aufsplitten dieser Dateien in Einzeldateien pro Dokumentart wäre viel zu ineffizient gewesen, also haben wir ein Register "Einstellungspaket" angelegt. Ergo: Die Registerstruktur muss mit jedem Mandat mitwachsen bzw. jedes Mal neu definiert werden.
Die Vorerfassung haben wir nicht genutzt, ich sehe dieses Produkt sowieso als von Grund auf sinnlos an. Wir haben einen Export aus der Zeiterfassungssoftware des Mandanten bekommen und in L+G eingespielt, der die Urlaubs- und Krankentage sowie weitere Bewegungsdaten wie Überstunden enthielt.
Was wollen Sie denn zum Ablauf wissen? Zunächst mal ist es wichtig, dass nicht nur ein Mitarbeiter das Mandat kennt. Es müssen mindestens zwei, besser drei Leute sein, die eingearbeitet sind.
Außerdem haben Sie die Datenbasis bei so vielen Mitarbeitern nicht mehr so "im Kopf", wie das bei 20, 30, 40 Mitarbeitern der Fall ist. Sie haben also kein Gefühl mehr dafür, ob jetzt alles vollständig und richtig ist oder nicht. Das geht gleich gar nicht, wenn Sie noch dazu einen Eimer voll Daten importieren jeden Monat und nicht wissen, was Sie da genau importieren.
Wir sind von Anfang an dazu übergegangen, mittels Personalstatistiken vor der endgültigen Lohnabrechnung die Daten zu prüfen. Beispiel: Wir haben monatlich eine Statistik gezogen, die uns gezeigt hat, ob bei jedem Arbeitnehmer der Haken für den Rechtskreis Ost gesetzt ist. Am Ende hatten wir ca. 15 Statistiken definiert und konnten so die Fehlerquote am Boden halten.
Auf diese Weise können Sie sogar relativ komplexe Dinge prüfen, zB ob der aus hinterlegtem Gehalt und hinterlegter Wochenarbeitszeit errechnete Stundenlohn mit dem hinterlegten Stundenlohn übereinstimmt. Außerdem ersetzt diese Funktion das in L+G fehlende Protokoll der erstmals gültigen Stammdaten. Wir haben zB geschaut, ob wir für jede im aktuellen Monat erstmals gültige Gehaltsänderung auch die Arbeitsvertragsänderung vorliegen haben.
Beste Grüße,
Jens Mildner
