8 Antworten Neueste Antwort am 01.09.2017 23:52 von taner

    Änderung der Personalnummern nachträglich

    taner Beginner

      Guten Tag.

       

      Wir würden gerne in Lodas ca. 100 Personalnummern nachträglich ändern. Diese wurden leider auch schon 2x Abgerechnet.

      Das Problem ist das beim Mandanten diese Personalnummern auch auf den Dienstausweisen der Mitarbeitern steht. Die Änderung durch den Mandanten

      ist so gut wie unmöglich.

       

      Hintergrund ist, das wir mit dem Mandanten mind. die digitale Vorerfassung einrichten möchten. Der Mandant wird bald auf ca. 300 Mitarbeiter wachsen.

      Gibt es da eine Möglichkeit?

       

      Mit freundlichen Grüßen

      Taner Akyüz

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        • 1. Re: Änderung der Personalnummern nachträglich
          Mike Hecker Erfahrener

          Hallo!

           

          Da haben Sie leider Pech gehabt. Wenn die Mitarbeiter schon im Rechenzentrum gespeichert sind ist die Personalnummer belegt und kann frühestens zwei Jahre nach dem Ende der Beschäftigung wieder neu belegt werden (was ich aber nicht empfehle).

           

          Mir würde als Workaround nur einfallen, einen neuen Mandanten anzulegen und die Mitarbeiter auf diesen neuen Mandanten zu kopieren und dabei die geänderte Personalnummer zuzuordnen. Sie müssten dann die zwei abgerechneten Monate noch einmal abrechnen.

          Das ist aber bei der Anzahl der Mitarbeiter nicht praktikabel, weil ja alle Meldungen neu erstellt werden und das ja auch mit den Krankenkassen geklärt werden muss.

           

          Ich habe bei mir vor ein paar Jahren die Personalnummernstruktur bei einem Mandanten mal zum Jahreswechsel wie folgt geändert:

          - Alle Arbeitnehmer unter der alten Nummer zum 31.12. beendet

          - Alle Arbeitnehmer unter der neuen Nummer zum 01.01. neu eintreten lassen.

          - Dabei die Felder bisherige Personalnummer / neue Personalnummer erfasst, damit die DEÜV-Meldungen passend laufen.

          - Das Feld Ersteintrittsdatum füllen und den Haken bei "für Brutto-Netto-Abrechnung verwenden" setzen.

          Nach zwei Jahren waren dann die alten Nummern erledigt und die Struktur in LODAS war sauber.

          Nachteil dabei ist dass nach dem Wechsel keine automatischen Nachberechnungen auf die vorherigen Personalnummern möglich sind.

           

          Alles in allem ist das aus meiner Sicht schwierig und mit viel Aufwand verbunden.

          Vielleicht haben aber die Kollegen aus Nürnberg eine bessere Idee. Hier würde ich ggf. mal eine Serviceanfrage starten.

           

          Viele Grüße

           

          Mike Hecker

          • 2. Re: Änderung der Personalnummern nachträglich
            t.r. Fortgeschrittener

            Hallo,

             

            vielleicht hilft Ihnen ja weiter, dass der ASCII-Import mit der betrieblichen Personalnummer geht:

             

            Betriebliche Personalnummer

             

            Da die Vorerfassung der Datev auf Excel basiert, bestände hier vielleicht dann eine "einfache" Import-Lösung über die Vorerfassung.

             

            Alternativ eine eigene Vorerfassung erstellen und über ASCII importieren.

             

            Viele Grüße

            T. Reich

            • 3. Re: Änderung der Personalnummern nachträglich
              ulli.preuss Aufsteiger

              Hallo,

               

              den Ausführungen von Herrn Hecker ist eigentlich nichts hinzuzufügen. Das von ihm gewählte Beispiel mit den Änderungen zum Jahreswechsel ist auch deshalb wichtig, weil Sie bei dem unterjährigen Umsetzen von Personalnummern einen Wahnsinnsaufwand im Lohnkontobereich betreiben müssen, z. B. um das Meldeverfahren für die Berufsgenossenschaft oder die korrekte Berechnung von Einmalbezügen sicherzustellen.

               

              Ich hatte selbst einmal diesen Fall. Der PNr.-Wechsel in den Monaten Juni/Juli schien mir passend, schon alleine wegen der etwas "ruhigeren" Zeit. Damals ging es um knapp 20 Mitarbeiter und den Stress wollte ich mir nicht zum ohnehin arbeitsreichen Jahreswechsel antun.

               

              Im Bereich Unfallversicherung war bis auf Kleinigkeiten alles in Ordnung (gottseidank noch vor dem elektronischen Verfahren), aber leider nicht so bei den Einmalbezügen. Ich hatte diesen Bereich der Lohnkontovortragswerte schlichtweg vergessen. Im nächsten Jahr kam dann der Anruf eines Mitarbeiters, wieso denn bei der Steuerveranlagung "unerwartete" Beträge auftraten ...

               

              Deshalb äußere ich hier noch einmal die Bitte, die Umsetzung von Personalnummern zu vereinfachen. Alle relevanten Werte liegen doch im RZ vor, warum ist dann ein "Knopfdruck" nicht umsetzbar? Diese manuelle Erfasserei von Vortragswerten ist fehleranfällig, macht viele Arbeit und ist nach außen hin dem Mandanten nicht schlecht vermittelbar. Der sieht nur die neue Personalnummer und fragt sich, was denn diese Berechnung von Zusatzleistungen soll, da muss "man doch sicherlich nur eine andere Zahl in ein Kästchen eintragen".

               

              Viele Grüße

               

               

              PS: Wenn bei den "neu eingetretenen" Mitarbeitern das Ersteintrittsdatum, also das ursprüngliche, gespeichert wird, kann dies anstelle des 01.01. als Eintrittsdatum gedruckt werden. Erspart auch so manche Rückfrage.

              • 4. Re: Änderung der Personalnummern nachträglich
                archilleus Fortgeschrittener

                Die Vorgaben der Krankenkassen verbieten es, Personalnummern mal eben so zu ändern. Deshalb dürfen Personalnummern auch 2 Jahre lang nicht doppelt belegt werden.

                 

                Das war zumindest die Auskunft unseres Lohnanbieters und das klang für mich plausbibel.

                • 5. Re: Änderung der Personalnummern nachträglich
                  ulli.preuss Aufsteiger

                  Das wäre ja ein Eingriff in die Organisationshoheit eines Betriebes. Aber selbst wenn dem so ist, könnte die Umsetzung mit einem Umsetzungsprotokoll leicht dokumentiert werden.

                  • 6. Re: Änderung der Personalnummern nachträglich
                    Mike Hecker Erfahrener

                    UNd welche "Vorgaben" der Krankenkassen sollen das sein?

                    Davon höre ich zum ersten mal.

                     

                    Immerhin löscht unser Lohnabieter ja nach zwei Jahren die alten Personalnummern und bietet diese zur Neuvergabe an. (Sinn und Unsinn dessen sei mal dahingestellt).

                     

                    Warum das durch die Vorgaben der Krankenkassen verboten sein soll erschließt sich mir auch nicht. Firma wird als kleines Geschäft mit vielleicht zwei Leuten gegründet, expandiert, entwickelt sich und hat nach ein paar Jahren hunderte Mitarbeiter. Da gibt es schon gelegentlich Gründ die ursprüngliche laufende Nummerierung durch eine interne Systematik nach Abteilungen, Tätigkeiten etc.zu ändern.

                    • 7. Re: Änderung der Personalnummern nachträglich
                      archilleus Fortgeschrittener

                      Ich habe es nie überprüft, aber die Vorgabe der Spitzenverbände der Krankenkassen sollen vorgegeben haben, dass eine Personalnummer innerhalb von 2 Jahren nicht mehrmals vergeben werden sollen/dürfen.

                       

                      Im Hintergrund sind so viele Dinge mit zu berücksichtigen, damit die Softwareanbieter ihre Zulassungen (Zertifikate) erhalten. Da geschieht viel mehr als wir uns überhaupt nur vorstellen können/mögen. Nicht alles was nicht geht ist auf dem Mist der Softwarenbieter gewachsen.

                      • 8. Re: Änderung der Personalnummern nachträglich
                        taner Beginner

                        Danke für die vielen Posts und Tipps.

                        Wir denken wir haben das Problem gelöst.

                        Das Feld mit der Betr.Pers.Nr. wird ausgefüllt und unter Mandantendaten Auswertungssteuerung Zusätzlichliche Einstellungen (hoffe der Pfad ist richtig im Kopf um die Zeit) muss das Häkchen gesetzt werden bei Betr. Pers.Nr.! Dann wird statt der ursprünglichen Pers.Nr. die Betr. verwendet.

                         

                        Hoffe somit unser Vorhaben für die Vorerfassung der bewegl. Daten in die Tat umsetzen zu können.

                         

                        Mfg

                        Taner Akyüz